Crediteurenadministratie revolutioneren: RPA, fuzzy logic en slimme blacklist-beheer

Welke delen van crediteurenadministratie geautomatiseerd kunnen worden?

"Bedrijven hebben geprobeerd letterlijk elke hoek van een bedrijfsprocessen te automatiseren, maar de automatisering van crediteurenadministratie is tot laatst gelaten," zegt Amit.

Het is een voorbeeld van robotica procesautomatisering maar toegepast op een specifieke functie.

Dit roept allemaal de vraag op: waarom, waarom nu, waarom crediteurenadministratie automatiseren, helemaal?

Voor Amit is hulpbronnen, of meer specifiek gebrek aan hen, een sleutelpunt. "De crediteurenadministratie-functie binnen een bedrijf zal waarschijnlijk niet veel hulpbronnen krijgen," zegt hij, en dat betekent omgekeerd "het krijgt niet zoveel aandacht, het is een van de laatste gebieden die de voordelen van automatisering genieten."

Maar wat betekent dat? Welk deel van crediteurenadministratie kan geautomatiseerd worden? Amit legde uit, het kan toegepast worden op:

• leveranciersinformatie vastleggen,
• het controleren,
• betaling uitvoeren,
• communiceren met leveranciers,
• facturen vastleggen,
• ze matchen met inkooporders,
• grootboeken bijwerken,
• beslissenen nemen over welke grootboekcode op welke factuurregel toegepast moet worden,
• en de juiste goedkeurders automatisch kiezen.

Maar automatisering kan ook helpen met compliance. Inderdaad, elk proces-gedreven taak, zoals het volgen van regelgevende procedures, is vaak de low-hanging fruit van elke vorm van procesautomatisering, of het nu een software-robot betreft of niet.

"Uiteindelijk zou crediteurenadministratie alomtegenwoordig moeten zijn en het zal gewoon deel zijn van de toolbox van elk bedrijf," zegt Amit.

Hoe het werkt

"Wanneer we de leveranciersinformatie binnenkrijgen, lopen we het door fuzzy logic en andere machine learning-processen om ze te vetten tegen zwartelijsten en andere middelen om te beslissen of de leverancier legitiem is. We voeren de betaling uit en als er een issue is met de betaling, passen we logica en besluitvorming toe om de leverancier te adviseren hoe ze de fout in het proces kunnen corrigeren.

OCR en logica

Informatie van hard copy vertalen is lastiger. Daar komt optical character recognition, of OCR, in het verhaal. "Maar OCR kan u maar tot een zekere hoogte brengen," zegt hij, "we gebruiken een managed service om wat de OCR kan doen te versterken met mensen, en dat brengt u naar een hoger percentage vastlegging van de factuur."

Amit geeft een ander voorbeeld:

"Wanneer u een factuur vastlegt, moet u beslissen, bijvoorbeeld, of een laptop een marketingkost is of een IT-kost of een engineering-kost. Logica en machine learning-logica kunnen toegepast worden om te helpen bepalen wat de juiste rekening op een specifieke factuur toegepast moet worden. Machine learning kan ook helpen bepalen wie de goedkeurder is, en we doen dat door te leren uit eerdere gedrag van de klant."

Chen Amit is de medeoprichter en CEO bij Tipalti, dat payables-operaties automatiseert. Hun klanten variëren van Amazon en Twitter, Nikon en andere reuzen tot kleine bedrijven en alles ertussen. Vandaag verwerken ze ongeveer $6,5 miljoen in jaarlijkse run rate.