Intelligente automatisering schalen: De drie pijlers — Proces, Technologie, Mensen

Het schalen van intelligente automatisering blijkt moeilijker dan verwacht, zegt Chris Huff, drie pijlers, betreffende proces, technologie en mensen, zijn cruciaal.

In 2020 zullen meer dan 70% van de enterprises robotische procesautomatisering (RPA) hebben geadopteerd, volgens een recente Deloitte-enquête. Deze organisaties omarmen automatiseringstechnologie als een manier om de druk op hun workforce te verminderen terwijl ze ook voordelen oogsten zoals verbeterde compliance, hogere productiviteit en lagere kosten. Toch, ondanks de enthousiasme, blijkt RPA schalen en intelligente automatisering schalen moeilijker dan verwacht. In feite, Deloitte vond dat slechts 3% van organisaties zegt dat ze hun RPA digitale workforce hebben geschaald.

Hoe kunnen organisaties deze sprong maken en naadloos bewegen van een haalbare RPA proof-of-concept naar een enterprise-breed intelligente automatiseringsprogramma? Het is nuttig om eerst na te denken over schalen binnen een gestructureerd framework dat bestaat uit drie pijlers – proces, technologie en mensen. Door de details van elke pijler door te werken, zullen bedrijven de grote vragen over schalen beantwoorden terwijl ze ook een werkbare strategie creëren voor het repliceren van hun initiële succes met RPA.

Pijler 1: Een goed gedefinieerd proces

De kern van elk project is een plan, en intelligente automatisering schalen is geen uitzondering. De volgende stappen helpen je eisen te definiëren en obstakels of issues vroegtijdig te ontdekken.

• Stap 1: Voer een maturity model assessment uit. Evalueer de gereedheid van je organisatie voor automatisering vanuit een technologie- en procesperspectief. Het is kritiek dat je IT-team vanaf het begin betrokken is. Ze zullen adviseren over hoe automatiseringstechnologieën passen binnen je enterprise IT-stack alsook hoe adherence aan beveiligingsprotocollen te waarborgen. Na implementatie, zal het IT-team verantwoordelijk zijn voor het managen van de software — nog een reden om ze vroeg te benaderen. Een best practice is om de zakelijke gebieden te evalueren waar je automatisering wilt toepassen en de operationele processen te optimaliseren vóór automatisering.
• Stap 2: Creëer een implementatie journey map. De blueprint definieert het verandingsproces. In deze stap identificeer je de zakelijke gebieden die rijp zijn voor automatisering. Je wilt beginnen met 'quick wins' om executive en bredere workforce buy-in te krijgen. Parallel begin je met het ontwerpen van je Enterprise Automation programmakantoor en het operatiemodel dat nodig is om je programma op schaal te ondersteunen.
• Stap 3: Schaal en innoveer. Het schalen van je Automatiseringsprogramma zal deliberate overweging en planning vereisen van een gecentraliseerd, gedecentraliseerd of gefedereerd model. Meeste programma's beginnen gecentraliseerd om beleid en governance te vestigen en rijpen in een gefedereerd model zodra beleid op zijn plek is en de business units een zeker niveau van vaardigheid hebben bereikt om hun automatisering te ontwerpen en bouwen. Terwijl je schaalt, houd een oog op innovatie zodat je de kans niet mist om opkomende technologieën te adopteren die ideaal voor je zakelijke behoeften kunnen zijn.

Pijler 2: Een schaalbaar intelligent automation (IA) platform met sterke technologieën

Om te schalen, hebben organisaties een suite van technologieën nodig die automatisering op diverse use-cases toepast. Hier zal de typische RPA-only oplossing tekortschieten. Meeste organisaties hebben complexe operaties die front en back office bespannen en vinden vaak dat ze ongestructureerde data in documenten of e-mails hebben die getransformeerd moeten worden in gestructureerde data voordat ze verwerkt kunnen worden door RPA. Deze capaciteit wordt meestal Cognitive Capture genoemd en betreft technologie die Intelligent-Optical Character Recognition en Machine Learning gebruikt.

Dit betekent dat voor bedrijven om automatisering te bereiken, ze meerdere technologieën moeten combineren, volgens Everest Group. Echter, aangezien het integreren van oplossingen van meerdere vendors lastig is, wordt een Intelligent Automation platform-aanbevolen om multiple procurement, vendor management en het samenstikken van de technologieën te minimaliseren. Dus het is belangrijk om vendors te evalueren in termen van hun volledige technologieportfolio. Een geïntegreerd, unified platform met een compleet mix van technologies zou in staat moeten zijn om documenten intelligently te verwerken terwijl downstream activiteiten geautomatiseerd worden. Daarnaast moeten organisaties IA-platforms evalueren op de volgende capabilities:

• Applicatie-emulatie: Taken managen in web-applicaties, Excel-bestanden, PDF's en meer zonder een desktop-machine.
• Minimale desktop-footprint: Automatisering deployen runtime zonder losse installatie.
• Flexibele architectuur: Ondersteuning voor cloud, on-premise en hybride deployment, en eenvoudige integratie met third-party applicaties.
• Vendor-agnostische platform analytics: Resultaten van automatisering analyseren en meten om efficiëntie, compliance en risico-exposure te identificeren.
• Mobile ondersteuning: Automatisering monitoren en managen vanaf elke locatie.

Pijler 3: De juiste mensen om te leiden in het schalen van intelligente automatisering

In het hart van de Digitale Workforce zitten de werknemers. Een zes-competentie model is een best practice ontworpen om ervoor te zorgen dat organisaties de juiste mensen empowern om een automatiseringsprogramma te ondersteunen. Resource-niveaus zullen afhangen van de grootte van je IA-programma, maar er moet dedicated gedachte gegeven worden aan het managen van elk van de volgende gebieden:

Governance: Dit team ziet toe op het algehele automatiseringsprogramma en zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van aankomende veranderingen naarmate schaling plaatsvindt.

Technologie: Leden van dit team zijn verantwoordelijk voor het managen van de externe relatie met de automatiseringsvendor, samen met interne technologie-overwegingen, zoals server- en infrastructuurvereisten.

Tools en training: Resources moeten toegewijd zijn aan het creëren van tools en documenten voor training en adoptie.

• Change management: Zelfs positieve verandering kan intimiderend zijn voor werknemers. Organisaties hebben resources nodig die toegewijd zijn aan change management. Deze groep identificeert hoe automatisering de workforce zal impacteren en vindt manieren om werknemers geëmancipeerd te houden tijdens de transitie.
• Rapportage: Expansie wordt gedreven door een bewezen succesrecord. Prestatie-doelen moeten vooraf duidelijk gedefinieerd worden, zodat ze getracked, gemeten en gedeeld kunnen worden over de organisatie, met name met executives die beslissingsmacht hebben over automatiseringsinitiatieven.
• Kennisdeling: Voor elk use case waarin IA geïmplementeerd wordt, zijn er lessen te leren. Een toegewijde groep individuen zou deze informatie moeten vastleggen, documenteren en delen, zodat het gebruikt kan worden om de volgende implementatie of iteratie te verbeteren.

Het repliceren van proof-of-concept resultaten kan uitdagend zijn voor elke organisatie, maar een methodische aanpak gebouwd op een goed gedefinieerd proces, sterke technologieën en geëmancipeerde mensen in de juiste rollen biedt de juiste structuur om verandering te bevorderen en schaal te bereiken.

Chris Huff is de Kofax Chief Strategy Officer. Hij ontwikkelt en drijft de strategische initiatieven van het bedrijf als leverancier van intelligent automation (IA) en de volgende generatie van robotische procesautomatisering (RPA).