Waarom het Robotic Operating Model (ROM) essentieel is voor RPA-succes

"Niet iedereen in RPA weet wat een 'goed' proces is. Sommige worden ontwikkeld met weinig-tot-geen zakelijke voordelen of gebouwd met complexe logica bestemd om later problemen te veroorzaken."

Toen Benjamin Franklin zei "een ons preventie is een pond genezing waard," verwies hij niet specifiek naar Robotische Procesautomatisering (RPA) en het belang van het Robotic Operating Model (ROM). Maar hij had net zo goed kunnen.

RPA wordt het beste geïmplementeerd wanneer de complete reis van tevoren gedefinieerd is, in plaats van te wachten tot je een fout ontdekt en die dan corrigeert.

Blue Prism's ROM werd opgericht om deze exacte doel te dienen en is opgedeeld in zeven pijlers:

• Visie
• Organisatie
• Governance en Pipeline
• Delivery Methodologie
• Service Model
• Mensen
• Technologie

Elke pijler omvat de diverse overwegingen die je moet maken bij het implementeren van een RPA-oplossing.

Naleving van het Blue Prism ROM zorgt ervoor dat een RPA Centre of Excellence (CoE) bloeit en organisch groeit, in plaats van te stagneren. Het is wat RPA makkelijk schaalbaar maakt en voorkomt dat een bedrijf rent met RPA voordat het kan lopen.

Visie

Je moet eerst de strategie en het doel van je RPA-implementatie overwegen. Kijk je naar het verbeteren van de kwaliteit van je data, kosten besparen of de gebruikerservaring verbeteren door snellere, nauwkeurigere antwoorden te bieden?
Wat je redening ook is, het is belangrijk om te begrijpen hoe je strategie voor RPA afgestemd is op die van het bredere bedrijf. Op die manier, wanneer je klaar bent om te schalen, heb je al de backing.

Eenmaal je je visie gevestigd hebt — ga eruit en maak je gehoord! Zorg voor buy-in vanaf de top van de organisatie en check of het positief naar beneden gecascaded wordt.

Vind een Head of RPA met een besmettelijke enthousiasme voor je organisatorische doelen die roadshows, workshops en andere initiatieven host om mensen over het bedrijf heen te betrekken. RPA Champions kunnen ook het goede woord verspreiden en verdere automatiseringskansen identificeren.

Hoeeer je de juiste mensen aan boord krijgt, hoe beter!

Organisatie

De volgende stap betreft het plannen van je organisatiemodel. Waar zal RPA binnen het bedrijf zitten en wat zijn je plannen voor groei? Een gecentraliseerde benadering omvat de gehele organisatie. Het kan voordelig zijn om dit in een bestaand CoE te embedden. Echter, als je een beperkt delivery-team hebt, zul je verwachtingen moeten managen als alle hoeken van het bedrijf aan je deur kloppen voor hun proces te automatiseren!

Een gefedereerde benadering is waar de RPA-capaciteit binnen een bepaalde functie zit maar geschaald wordt over het bedrijf, met het centrale team dat standaarden en best practices controleert. Dit wordt bereikt door delivery pods door de organisatie heen te creëren, verantwoordelijk voor identificatie en levering van hun eigen geautomatiseerde processen gereguleerd door het CoE.

Een divisionele benadering is minst gunstig. Dit is waar meerdere RPA-functies apart draaien over de organisatie met aparte infrastructuur, aparte governance, en aparte teams. Het is niet kosteneffectief en voorkomt echte schaal.

Governance en pipeline

Niet iedereen in RPA weet wat een 'goed' proces is. Sommige worden ontwikkeld met weinig-tot-geen zakelijke voordelen of gebouwd met complexe logica bestemd om later problemen te veroorzaken.

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over wat een echt goed proces maakt. Binaire logica, alsook hoogst transactionele en betrouwbare doelapplicaties, zijn maar enkele van de dingen waar je naar op zoek moet zijn.

Eenmaal je duidelijk bent over de definitie van 'goed', kun je processen identificeren die door governance gevoed worden. Op die manier zul je de juiste vragen aan de juiste publiek stellen.

Bijvoorbeeld, je had een schijnbaar ideaal proces voor automatisering gevonden maar de IT-vertegenwoordiger op je governance-board informeert je dat er een geplande patch voor de doelapplicatie in twee maanden tijd is. Je zul je elementen opnieuw moeten spyen en het proces op schort zetten tot de patch uitgevoerd is.

Onder andere onderwerpen die besproken worden op het Governance Board, zal je demand generation dekken, d.w.z. hoe ga je vraag genereren voor RPA binnen het bedrijf? Werknemersincentives voor het identificeren van geschikte processen, interne communicatie, en workshops organiseren voor engagement zijn slechts enkele van de technieken die we aanbevelen.

Delivery methodologie

Nu je al al deze processen geïdentificeerd hebt, hoe ga je ze leveren als geautomatiseerde oplossingen?

Onjuiste informatie vastleggen (of het vergeten om het vast te leggen) in de define-fase kan catastrofale impact hebben, dus je hebt een kundige SME nodig om procesinformatie vast te leggen. Het is ook de moeite waard om een proces-walkthrough te houden voor de juiste publiek.

Het is al te verleidelijk om je developer de oplossing in Blue Prism zo snel mogelijk te laten automatiseren. Op de lange termijn, ga je wensen dat je iets meer tijd had genomen.

Eerst, documenteer het "to-be" proces. Hoe zal het robotische proces verschillen van het menselijke proces? Wat is de blueprint voor bouwen in Blue Prism?

Lijn de Business Objects die je voor deze oplossing nodig hebt uit en vergelijk ze met Objects die al in je omgeving bestaan. Dit zal uiteindelijk je development-tijden vooruitbrengen naarmate je herbruikbare objectbibliotheek uitbreidt. Development kan beginnen zodra het "to-be" akkoord is met het bedrijf, en je design authority/lead developer het voorgestelde blueprint heeft goedgekeurd en de benodigde peer reviews heeft uitgevoerd.

Onderteken testen en zorg dat het bedrijf tevreden is. Er zijn andere cruciale deliverables die in de test- en release-fasen geproduceerd moeten worden — en het is cruciaal ze niet te verwaarlozen!

Service model

Eenmaal je processen in productie zijn, heb je de juiste ondersteuning eromheen nodig.

Geven je robots business referrals terug aan het operationele team voor handmatige keying? Zijn developers beschikbaar voor het geval de robots niet zoals verwacht handelen? Heb je disaster recovery plannen om verlies van robotische resources te voorkomen?

Het laatste wat je nodig hebt is je robotische resources verliezen door een slecht service model.

Mensen

Alle grote teams plannen voor toekomstig succes vanaf het begin. Als je developers niet ervaren zijn, zullen ze worstelen met de onvermijdelijke RPA-pijnpunten. Een hoogwaardige lead developer aanstellen is essentieel, maar deze mensen kunnen extreem moeilijk te vinden zijn in de huidige markt.

Developers zullen getraind moeten worden tot de hoogste standaard in zowel Blue Prism-ontwikkeling als procesanalyse. Op die manier zijn ze klaar om te presteren in een hybride rol, al terwijl ze on-site ondersteuning ontvangen van een ervaren consultant.

Naarmate je development-team groeit, moet je kijken naar het aanstellen van een Design Authority om standaarden te waarborgen en een Control Room Monitor om je productie-robots te managen.

Tot slot, plan wanneer je moet huren. Dit kan helpen continuïteit en kwaliteit door je delivery-team te behouden.

Technologie

De zevende pijler betreft overwegingen over welke technische benadering je neemt. Virtual machine setup, licentievoorziening voor toekomstige schaling, en disaster recovery moeten allemaal overwogen worden, alsook kiezen tussen een cloud-gebaseerde oplossing en on-prem host.

Een veelvoorkomend probleem is het niet bouwen van virtuele machines tegen een gemeenschappelijke image, wat betekent dat development-technieken zoals Surface Automation een groter risico lopen te falen.

Elke pijler goed krijgen is essentieel voor succes in elke RPA-oplossing.

Geschreven door Rob Dawson, principal consultant, Robiquity