Het belang van het Robotic Operating Model (ROM) in RPA

"Niet iedereen in RPA weet wat een 'goed' proces is. Sommige zijn ontwikkeld met weinig tot geen zakelijke voordelen of gebouwd met complexe logica die bedoeld is om later problemen te veroorzaken."

Toen Benjamin Franklin zei:"Een ons preventie is een pond genezing waard", verwees hij niet specifiek naar Robotic Process Automation (RPA) en het belang van het Robotic Operating Model (ROM). Maar dat had hij net zo goed kunnen zijn.

RPA wordt het beste geïmplementeerd wanneer het volledige traject vooraf is gedefinieerd, in plaats van te wachten tot u een fout ontdekt en deze vervolgens corrigeert.

Blue Prism's ROM is opgericht om precies dit doel te dienen en is onderverdeeld in zeven pijlers:

• Visie
• Organisatie
• Governance en pijplijn
• Leveringsmethodologie
• Servicemodel
• Mensen
• Technologie

Elke pijler omvat de verschillende overwegingen die u moet maken bij het implementeren van een RPA-oplossing.

Naleving van de Blue Prism ROM zorgt ervoor dat een RPA Center of Excellence (CoE) gedijt en organisch groeit, in plaats van stagneert. Het is wat RPA gemakkelijk schaalbaar maakt en voorkomt dat een bedrijf met RPA draait voordat het kan lopen.

Visie

U moet eerst nadenken over de strategie en het doel van uw RPA-implementatie. Wilt u de kwaliteit van uw gegevens verbeteren, kosten besparen of de gebruikerservaring verbeteren door snellere, nauwkeurigere antwoorden te geven?
Wat uw redenering ook is, het is belangrijk om te begrijpen hoe uw strategie voor RPA aansluit bij die van het bredere bedrijf. Op deze manier heb je, wanneer je klaar bent om te schalen, al de steun.

Als je eenmaal je visie hebt vastgesteld, ga dan naar buiten en laat van je horen! Zorg voor de buy-in van de top van de organisatie en controleer of deze op een positieve manier naar beneden wordt geleid.

Vind een Head of RPA met een aanstekelijk enthousiasme voor uw organisatiedoelen die roadshows, workshops en andere initiatieven zal organiseren om mensen in het hele bedrijf te betrekken. RPA Champions kunnen ook het goede woord verspreiden en verdere mogelijkheden voor automatisering identificeren.

Hoe eerder u de juiste mensen aan boord krijgt, hoe beter!

Organisatie

De volgende stap is het plannen van uw organisatiemodel. Waar zal RPA binnen het bedrijf zitten en wat zijn uw groeiplannen? Een centrale aanpak omvat de hele organisatie. Het kan nuttig zijn om dit in te bedden in een bestaand CoE. Als u echter een beperkt bezorgteam heeft, moet u de verwachtingen managen wanneer alle hoeken van het bedrijf aan uw deur kloppen om hun proces te automatiseren!

Bij een federatieve aanpak zit de RPA-mogelijkheid binnen een bepaalde functie, maar wordt deze binnen het hele bedrijf geschaald, waarbij het centrale team de normen en best practices controleert. Dit wordt bereikt door leveringspods in de hele organisatie te creëren, die verantwoordelijk zijn voor de identificatie en levering van hun eigen geautomatiseerde processen die worden beheerd door de CoE.

Een divisiebenadering is het minst gunstig. Dit is waar meerdere RPA-functies afzonderlijk in de organisatie worden uitgevoerd met afzonderlijke infrastructuur, afzonderlijk bestuur en afzonderlijke teams. Het is niet kosteneffectief en voorkomt echte schaal.

Governance en pijplijn

Niet iedereen in RPA weet wat een ‘goed’ proces is. Sommige zijn ontwikkeld met weinig tot geen zakelijke voordelen of gebouwd met complexe logica die bedoeld zijn om later problemen te veroorzaken.

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over wat een echt goed proces is. Binaire logica, evenals zeer transactionele en betrouwbare doeltoepassingen, zijn slechts enkele van de dingen waar u naar op zoek zou moeten zijn.

Zodra u de definitie van 'goed' duidelijk hebt, kunt u processen identificeren die worden gevoed door governance. Zo stel je de juiste vragen aan het juiste publiek.

U had bijvoorbeeld een schijnbaar ideaal proces voor automatisering kunnen vinden, maar de IT-vertegenwoordiger in uw bestuursraad laat u weten dat er over twee maanden een geplande patch voor de doeltoepassing is gepland. Je moet je elementen opnieuw bespioneren en het proces in de wacht zetten totdat de patch is uitgevoerd.

Naast andere onderwerpen die in de Governance Board worden besproken, behandel je vraaggeneratie, d.w.z. hoe ga je de vraag naar RPA binnen het bedrijf genereren? Stimulansen voor werknemers voor het identificeren van geschikte processen, interne communicatie en het houden van workshops voor betrokkenheid zijn slechts enkele van de technieken die we aanbevelen.

Leveringsmethodologie

Nu u al deze processen hebt geïdentificeerd, hoe gaat u ze als geautomatiseerde oplossingen leveren?

Het vastleggen van onjuiste informatie (of helemaal vergeten vast te leggen) in de definiëringsfase kan catastrofale gevolgen hebben, dus u hebt een goed geïnformeerde KMO nodig om procesinformatie vast te leggen. Het is ook de moeite waard om een ​​procesdoorloop te houden voor het juiste publiek.

Het is maar al te verleidelijk om uw ontwikkelaar de oplossing zo snel mogelijk in Blue Prism te laten automatiseren. Op de lange termijn zou je echter wensen dat je wat meer tijd had genomen.

Documenteer eerst het "to-be"-proces. Hoe zal het robotproces verschillen van het menselijke proces? Wat is de blauwdruk voor het bouwen in Blue Prism?

Geef een overzicht van de Business Objects die u nodig heeft voor deze oplossing en vergelijk deze met Objecten die al in uw omgeving aanwezig zijn. Dit zal uiteindelijk uw ontwikkelingstijden vervroegen naarmate u uw bibliotheek met herbruikbare objecten uitbreidt. De ontwikkeling kan beginnen zodra de "to-be" is overeengekomen met het bedrijf en uw ontwerpautoriteit/hoofdontwikkelaar de voorgestelde blauwdruk heeft goedgekeurd en de nodige peer reviews heeft uitgevoerd.

Teken het testen af ​​en zorg ervoor dat het bedrijf tevreden is. Er zijn nog andere belangrijke resultaten die moeten worden geproduceerd in de test- en releasefasen - en het is van cruciaal belang om ze niet te verwaarlozen!

Servicemodel

Zodra uw processen in productie zijn, moet u er de juiste ondersteuning omheen krijgen.

Geven uw robots zakelijke verwijzingen terug aan het operationele team voor handmatige keying? Zijn er ontwikkelaars bij de hand voor het geval de robots niet werken zoals verwacht? Heeft u noodherstelplannen om het verlies van robotmiddelen te voorkomen?

Het laatste dat u nodig hebt, is het verliezen van uw robotmiddelen vanwege een slecht servicemodel.

Mensen

Alle geweldige teams plannen vanaf het begin voor toekomstig succes. Als uw ontwikkelaars echter geen ervaring hebben, zullen ze moeite hebben om met de onvermijdelijke RPA-pijnpunten om te gaan. Het aanstellen van een hoogwaardige lead developer is essentieel, maar deze mensen kunnen in de huidige markt erg moeilijk te vinden zijn.

Ontwikkelaars moeten worden opgeleid volgens de hoogste standaard in zowel Blue Prism-ontwikkeling als procesanalyse. Op deze manier zijn ze klaar om in een hybride rol te presteren, terwijl ze on-site ondersteuning krijgen van een ervaren consultant.

Naarmate uw ontwikkelingsteam blijft groeien, moet u een ontwerpautoriteit aanstellen om ervoor te zorgen dat de normen worden gehandhaafd en een controlekamermonitor om uw productierobots te beheren.

Plan ten slotte wanneer u moet inhuren. Dit kan helpen om de continuïteit en kwaliteit in uw hele bezorgteam te behouden.

Technologie

Bij de zevende pijler gaat het om afwegingen welke technische aanpak je kiest. Het instellen van virtuele machines, het verstrekken van licenties voor toekomstige schaling en noodherstel moeten allemaal worden overwogen, evenals het kiezen tussen een cloudgebaseerde oplossing en een lokale host.

Een veelvoorkomend probleem is het niet bouwen van virtuele machines tegen een gemeenschappelijk image, wat betekent dat ontwikkelingstechnieken zoals Surface Automation een grotere kans op falen vormen.

Elke pijler goed krijgen is essentieel voor succes in elke RPA-oplossing.

Geschreven door Rob Dawson, hoofdadviseur, Robiquity