Zakelijke Succes Ontgrendelen: Hoe een Automatisering Operating Model Groei Drijft – Deel 1

Opmerking van de redactie: Dit artikel is de eerste in een driedelige serie.

Wanneer ik met klanten spreek, word ik vaak om praktisch advies gevraagd over hoe snel en succesvol door de vroege stadia van het benutten van robotische procesautomatisering (RPA) te gaan. Executives die op schaal willen opereren (waar de bedrijfsbrede voordelen het meest impactvol zijn) stellen doorgaans deze drie vragen:

• "Hoe komen we op de juiste manier op gang om snel te schalen?"
• "Welke middelen hebben we nodig om zelfvoorzienend te zijn?"
• "Hoe moeten we ons organiseren om succesvol te zijn met automatisering?"

Voor organisaties om de verwachte voordelen uit hun automatiseringsprogramma's te halen, is het belangrijk om een strategie te hebben voor elk van de bovenstaande vragen. Deze vragen, en nog veel meer, worden uiteindelijk beantwoord door een automatisering operating model dat uniek is voor elke organisatie.

Eenvoudig gezegd: om automatisering effectief te schalen, hebt u een automatisering operating model nodig (maak u geen zorgen, ik zal behandelen wat dat betekent en hoe u dat doet in deze blogserie).

Het automatisering operating model biedt een uitgebreid overzicht van de programmamanagementbeslissingen die gemaakt moeten worden, zoals rollen en verantwoordelijkheden, governance en infrastructuurbeheer.

We zullen een paar van die belangrijke beslissingen overwegen terwijl u uw eigen unieke automatisering operating model bouwt in deze driedelige serie. Deel één (dit artikel) introduceert vier stadia waar veel organisaties doorheen gaan om automatisering op schaal te bereiken en onderzoekt de "waar moeten we beginnen" vraag. Deel twee en drie van deze serie zullen elk stadium verder onderzoeken om de middelen, executive sponsorship en financieringsrechtvaardiging te overwegen naarmate het automatisering operating model rijpt.

Van start tot schaal: De vier automatiseringsstadia

Meeste organisaties zullen door vier stadia gaan op hun weg naar het succesvol schalen van automatisering (zoals getoond in het onderstaande diagram). Naarmate het automatiseringsprogramma van een bedrijf door deze stadia beweegt, zullen de executive sponsor, bronnen van de automatiseringspijplijn en financieringsrechtvaardiging allemaal veranderen. Als resultaat zal het bereik van het automatisering operating model rijpen.

Stadium 1 - Bewijzen (Prove)

In het bewijzen-stadium beginnen de initieel geïdentificeerde processen voor automatisering de automatiseringstechnologie te bewijzen en een sponsor voor de waarde te ontwikkelen. Dit is doorgaans in een enkele afdeling met minder dan 10 software robots, aangezien de initiële processen bedoeld zijn om te garanderen dat RPA 'werkt' in hun specifieke omgeving. Sommige organisaties kunnen tot drie maanden in deze fase zitten, terwijl anderen veel sneller door een piloot gaan (soms in een kwestie van weken).

Stadium 2 - Vestigen (Establish)

In dit automatiseringsstadium ligt de focus op productie en levering van meerdere processen – doorgaans binnen een enkele zakelijke eenheid. Dit stadium kan drie tot zes maanden duren. Er kan een risico op stagnatie zijn op dit punt als de automatiseringspijplijn voornamelijk afkomstig is van één zakelijke eenheid en er beperkte RPA-bewustzijn is over het gehele bedrijf. Bovendien, als de leider van de zakelijke eenheid de organisatie niet verantwoordelijk stelt voor het ontdekken en leveren van een aanzienlijk zakatgeresultaat met automatisering, wordt het moeilijk om potentieel te demonstreren.

Elk organisatie-automatisering operating model zal door iteraties gaan om op de juiste aanpak te komen voor sleutelelementen, zoals organisatiestructuur, inname strategie, governance, risicocontroles en change management.

Stadium 3 - Uitbreiden (Expand)

In dit stadium is het automatisering operating model volledig gedefinieerd en legt een gestandaardiseerde aanpak vast om extra zakelijke eenheden on te borden. Dit stadium kan één tot drie jaar duren naarmate de volledige voordelen van RPA op senior niveau begrepen worden en meerdere lijnen van betrokken worden om op schaal te automatiseren. In het uitbreiden-stadium zijn key performance indicators (KPI's) goed gedefinieerd en gemeten.

Gegeven dat de ontwikkelaars in het automatisering Center of Excellence (CoE) gericht zullen zijn op hoge-ROI kansen, wordt het duidelijk dat om veel eenvoudige, team-niveau en gepersonaliseerde automatiseringskansen aan te pakken, de organisatie hun werknemers moet upskillen. Upskilling van personeel omvat het helpen van sommige werknemers om citizen developers te worden die automatiseringen bouwen voor hun respectieve teams, afdelingen of voor zichzelf.

Dieper duiken: Is Uw Organisatie Klaar om Tegemoet te Komen aan de Groeiende Behoefte aan Automatiseringsvaardigheden?

Stadium 4 - Schalen (Scale)

In dit stadium is de CoE in staat om geavanceerde automatiseringen te produceren met een combinatie van technologieën om klantbehoeften over de organisatie heen te bedienen. Het idee van 'een robot voor iedereen' heeft vat gekregen en zakelijke champions zijn over het gehele bedrijf verspreid om adoptie van RPA te ondersteunen. Citizen developers leveren bottom-up, werknemers-geleide automatisering van taken en eenvoudigere processen. In het schaal-stadium is de executive sponsor een CEO of chief financial officer (CFO) en is RPA nu een pijler van algehele digitale transformatieprogramma's.

Deze vroege stadia – van starten tot schalen – zijn de cruciale kantelpunten wanneer het bereik van automatisering beweegt van departementeel naar de hele organisatie in het 'automation first' rijpheidmodel (getoond hieronder).

Afbeeldingsbron

Nu, laten we kijken naar de vraag "hoe beginnen?"

Op de juiste weg beginnen (om snel automatisering te kunnen schalen)

We hebben eerder geschreven over het identificeren van de juiste processen om te automatiseren, dus de focus hier ligt op het creëren van een meerjarige roadmap door de breedste set werknemers te betrekken met een transparant proces om potentiële automatiseringen te prioriteren. Het is belangrijk dat dit 'proces inname' element van een automatisering operating model maatwerk is voor uw organisatie om uw cultuur en aanpak voor het berekenen van return on investment (ROI) te respecteren.

Automatisering proces inname is de specifieke aanpak die uw organisatie zal nemen om automatiseringskandidaten te ontdekken en te prioriteren. Voor uw automatisering proces inname programma, wilt u overwegen:

• Zakelijke betrokkenheid: Hoe breed door de organisatie heen kunt u automatiseringsideeën ophalen?
• Prioritering: Welk rangschikkingssysteem zult u gebruiken om één automatiseringskandidaat boven anderen te kiezen? Hoe helpt elke kans de top-down zakelijke uitkomstdelen te bereiken?
• Backlog: Hoeveel automatiseringskansen zijn ingediend maar niet beoordeeld?
• Doorvoer: Hoe lang duurt het voor een ingediende automatiseringsidee te worden beoordeeld, ontwikkeld en gedeployed?
• Churn: Hoe vaak worden automatiseringsideeën beoordeeld maar uiteindelijk niet voor ontwikkeling gevorderd?
• CoE-geselecteerde vs werknemers-gedreven automatiseringen: Hoeveel kansen scoren niet hoog genoeg tegen doelstellingen om geprioriteerd te worden voor automatisering door de CoE? Hoe zullen deze zakelijke pijnpunten worden opgelost (nl. citizen development)?

U hoeft niet zelf uit te zoeken hoe u de bovenstaande items moet aanpakken. Met een tool zoals UiPath Automation Hub kunt u "automatiseringsideeën crowdsourcen, prioriteren en beheren, evenals citizen-geleide automatiseringen valideren en delen."

Het doel is om in staat te zijn om meerjarige automatiseringsroadmaps te bouwen voor de meeste afdelingen in de organisatie. De aanpak evolueert doorgaans door de vier stadia die eerder in dit artikel beschreven zijn.

Meeste organisaties die beginnen met RPA zullen met succes door een bewijzen-stadium gaan om de technologie te testen met een initiële groep mensen die een specifieke set use cases binnen een afdeling had en die pleitten voor uitbreiding. Echter, na positieve vroege resultaten en het oneindige potentieel van automatisering misschien zelfsprekend is, is er nog steeds een risico op stagnatie of mislukking (zoals geïllustreerd in de onderstaande grafiek).

Om op de aspiratielijn van automatiseringsversnelling in de bovenstaande grafiek te blijven, hanteren organisaties doorgaans twee benaderingen om een robuuste automatiseringspijplijn te bouwen:

1. Een top-down benadering die de prioriteit van de CoE voor unattended robots stuurt. In dit model hebben executives en zakelijke transformatieteams doorgaans grote transformatieprojecten die de prioriteiten voor automatiseringsinname in de CoE bepalen. Top-down automatiseringsontdekking kan ook ondersteund worden door UiPath Process Mining of proces subject matter experts (SME's) om het aantal handmatige stappen in een proces, workarounds en aantal uitzonderingen op een proces te begrijpen.

2. Een bottom-up benadering die werknemers de macht geeft om automatiseringsideeën in te dienen en zelf te beoordelen om te worden geleverd door de CoE of via hun eigen digitale assistent met attended automatisering. Deze werknemers-gedreven automatiseringen zijn belangrijk wanneer top-down automatiseringsontdekking niet genoeg is om RPA te schalen omdat een gecentraliseerde CoE niet alle vereiste automatiseringen alleen kan ontwikkelen.

Opmerking van de redactie: Als u niet bekend bent met attended en unattended robots, legt deze korte video het verschil uit:

In de bottom-up benadering documenteert een individuele werknemer een proces met een tool zoals UiPath Task Capture en dient hun ideeën in om te worden ontwikkeld door RPA-ontwikkelaars via tools zoals UiPath Automation Hub.

Gerelateerd artikel: A Robot for Every Person: The Next Wave of Personal Productivity

Een recente klant demonstreert hoe snel schalen een dramatisch effect kan hebben op het bedrijf. Deze high-tech fabrikant had beperkte blootstelling aan RPA maar wilde de omzet verdubbelen terwijl het personeelsbestand relatief plat bleef. Om de omzetgroei-aspiratie te bereiken, keken ze naar RPA als een manier om operationele kosten in sales, general en administrative functies te controleren terwijl ze de investering in research and development dramatisch verhoogden.

De klant gebruikt RPA als de basis voor hun digitale upskilling programma om carrières toekomstbestendig te maken. In slechts een paar maanden na het ontwikkelen van hun automatisering operating model, opereren ze nu op schaal en automatiseren ze meer dan 30 nieuwe processen per maand. Ze maakten een aanzienlijke investering in procesinname door meer dan 40 workshops met werknemers wereldwijd te houden die resulteerden in een geverifieerde pijplijn van 200 automatiseringen die voorspeld worden om meer dan 250.000 uur handmatig werk te besparen.

Bovendien, door vroeg te investeren in een automatisering operationeel model, heeft de CFO nu vertrouwen in de rigour van de software bots om meer dan 70% van de functies over te nemen die eerder bij een business process outsourcer (BPO) lagen. Dit geeft het financiële team meer controle over het verbeteren van financiële metrics, zoals Daily Sales Outstanding, om waardeschepping te drijven.

In deel twee van deze serie zullen we ons richten op het volgende cruciale component: het hebben van de juiste middelen en executive sponsorship om te schalen.

Deel drie van deze serie zal alle programmelementen samenbrengen onder een automatisering operating model om de vraag te beantwoorden "hoe moeten we ons organiseren om succesvol te zijn?". Blijf op de hoogte voor deze komende artikelen!