Inkoop revolutioneren met robotautomatisering: efficiëntie en nauwkeurigheid verhogen

Menschen zijn al sinds de Middeleeuwen gefascineerd door automatisering.

De eerste grote stap naar automatisering in de menselijke geschiedenis was de uitvinding van het wiel, wat transport verbeterde op een eerder onvoorstelbare manier. Snel vooruit naar het heden, en automatisering in operaties, productie, financiën en marketing heeft significante productiviteitsverbeteringen mogelijk gemaakt. Waar gaat technologie heen? Robot Process Automation (RPA) biedt het antwoord.

RPA in moderne organisaties

In moderne organisaties bestaat de supply chain uit een portfolio van toegewijde softwareapplicaties die gespecialiseerde functies uitvoeren. Het garanderen van soepel interactie tussen hen is een veelvoorkomend pijnpunt. RPA kan bedrijven helpen om "touchless" samenwerking te bereiken tussen kernapplicaties zoals Enterprise Resource Planning (ERP), transportmanagement, magazijnmanagement, planning, inkoop en productmanagement.

Inkoop- en sourcinggebruikers werken met veel van deze systemen, trekkend op externe datapunten om geïnformeerde beslissingen te nemen over producthoeveelheid, prijs en locatie. Het inkoopteam besteedt vaak veel tijd aan dataverzameling en -analyse, wat direct de cyclusduur van processen beïnvloedt. In een Gartner-enquête uit 2019 onder sourcing-, inkoop- en leveranciersmanagement, omvatten kritieke kwesties in technologie-inkoop: directe (instantane) kostenbesparing, impact op bedrijfsresultaten, effectieve onderhandeling, kostenvermijding en verwerkingstijd. RPA kan significant helpen bij het oplossen van inkoopuitdagingen in al deze gebieden.

Een Gartner-rapport uit 2020 over IT-kostenoptimalisatie vond dat de invoering of versterking van automatisering organisaties kan helpen 10% tot 15% netto besparing te behalen op lopende IT-serviceprojectkosten. Organisaties hun bestaande IT-architectuur behouden terwijl ze profiteren van verhoogde productiviteitswinsten door RPA. De technologie kan verbeterde rendement op investering voor bestaande digitale producten door geoptimaliseerde productstrategieën volhouden.

Voorraadafstemming via RPA kan multinationale bedrijven helpen meer dan 70% reductie in afstemmingscyclusduur te behalen. Een groot wereldwijd logistieke bedrijf implementeerde RPA voor operatietransformatie om supply chain-excellentie te bereiken.

Door snelle digitale transformatie van supply chain-functies te mogelijk maken, bewijst RPA een van de meest kritieke tools voor productiviteitsverbetering te zijn. De wereldwijde marktgrootte voor RPA verwacht aanzienlijke groei, tot $6,10 miljard in 2027, volgens Fortune Business Insights. In de supply chain van een moderne organisatie kan RPA verborgen waarde ontgrendelen door de transformatie van de meeste inkoopprocesfuncties. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste gebieden waar organisaties directe RPA-voordelen kunnen behalen.

Belangrijke toepassingsgebieden

Autonome besteedanalyse

Besteedverzameling en categorie-analyse is een kerngebied waar RPA kan helpen, door data uit diverse bronnen automatisch te verzamelen. Op organisatieniveau kan RPA gedetailleerde rapporten genereren vanuit ERP-applicaties alsook handmatige bestanden, zoals PDF's en Excel-spreadsheets. RPA kan ook lokaal ontwikkelde tools integreren die een bedrijf misschien gebruikt voor het uitvoeren van inkoopprocessen. Met automatische verzameling van besteeddata kunnen "bots" ook gedetailleerde automatische besteed-kansbeoordelingen mogelijk maken op basis van gedefinieerd beleid.

Marktanalyse en geoptimaliseerde spot-aankopen

Een bot kan eenvoudig informatie verzamelen van meerdere websites en documenten, die regelmatig op maandelijkse of wekelijkse basis worden bijgewerkt door derden dataproviders. Een marktanalyse-dashboard kan deze verzamelde informatie benutten zonder de noodzaak om brondata te updaten of te controleren. Inkoopmanagers kunnen zelfs spot-aankooporders plaatsen via bots, die de beste beschikbare verkopers en prijzen in de markt identificeren op basis van marktonderzoek. RPA kan de inspanning die wordt besteed aan zoeken op internet en andere bronnen aanzienlijk verminderen.

Auto-benchmarking en touchless prestatiemonitoring

RPA kan automatische dataverzameling mogelijk maken om KPI-dashboards te vullen en bedrijven in staat stellen benchmarking-oefeningen uit te voeren zonder menselijke interventie. Het kan ook helpen data automatisch te verzamelen uit meerdere applicaties (inclusief e-mail). Als een gebruiker data via e-mail wil leveren, kan RPA helpen e-mail-inputs te integreren in het KPI-dashboard en de inkoopervaring en stakeholdertevredenheid verbeteren.

Aanvraag (PR) en inkooporder (PO) management en leveranciersidentificatie

Een bot kan data verzamelen uit PR's en de productcatalogus doorzoeken op beschikbare items. Als een item niet beschikbaar is, kan de bot leveranciers op het internet zoeken en suggesties doen voor mogelijke leveranciersmatches. RPA kan zelfs helpen gesprekken initiëren en meerdere leveranciers bevragen voor productbeschikbaarheid met voorlopige prijsopgaven, via e-mail of SMS. Een bot kan het hele proces managen voor productidentificatie, marktonderzoek en leveranciersrelatiemanagement, wat een significante hoeveelheid tijd vrijmaakt voor inkoopmanagers. Naast reguliere notificaties en rapporten verzonden door het ERP voor PR- en PO-initiatie, kan RPA helpen aangepaste rapporten maken op categorie- of productniveau.

Leveranciers auto-onboarding en vendor masterdata aanmaak

Leveranciers onboarding en vendor aanmaak is doorgaans een tijdrovende handmatige taak in veel organisaties. Met een RPA-bot kan het automatische vendor-aanmaakproces worden uitgevoerd zonder menselijke interventie. Een bot kan masterdata op elk moment toevoegen aan enterprise-applicaties.

Aangepaste leveranciersaudit

Bots kunnen helpen aangepaste rapporten te maken voor specifieke leveranciermonitoring van lopende contracten, claimtracking en contractcompliance. Op basis van gedefinieerd beleid kunnen bots periodieke herinneringen automatisch versturen via e-mail of SMS naar specifieke leveranciers. Bots met e-mail-capaciteiten kunnen ook automatische updates leveren in het postvak of direct via SMS voor elke gedefinieerde criteria of uitzonderingen.

*Data schattingen voor organisaties op volwassenheidsniveau Stage 3 en 4 volgens TCS Process Excellence Framework

RPA ontpoppt zich snel als een integraal onderdeel van de inkooporganisatie, en zal blijven evolueren en volrijpen. Eenmaal afgestemd op de bedrijfsstrategie, kan RPA uitzonderlijke, duurzame resultaten leveren in een korte tijdsperiode.

Bakul Sharma en Mudit Bansal zijn consultants in de Global Supply Chain Practice van Tata Consultancy Services.