Overstappen naar CMMS-software met Steve Ricard (PODCAST)

Hoe een CMMS te implementeren, met Fiix en de Rooted in Reliability-podcast

Alles aan verandering is moeilijk, van weten wanneer je moet overstappen tot ervoor zorgen dat iedereen vertrouwd is met een nieuwe manier van werken. Het adopteren van een CMMS en het verschuiven van hoe je onderhoud doet, is niet anders. Deze overgang kan een uitdaging zijn, zelfs als het uiteindelijk de moeite waard is.

Steve Ricard, implementatieteammanager van Fiix, bezocht de podcast Rooted in Reliability om te praten over de uitdagingen, voordelen en best practices voor het implementeren van CMMS-software. Steve en gastheer James Kovacevic bespreken:

• Het juiste moment om naar een CMMS te zoeken
• Hoe plan je een goede implementatie
• Tips voor het omgaan met gegevens
• Hoe u met veranderingen omgaat zodat uw team betrokken, geïnformeerd en succesvol is

Luister hier naar de podcastaflevering (ook beschikbaar op de website van Accendio Reliability) of lees het transcript hieronder.

Volg je CMMS-configuratie met deze gratis checklist voor CMMS-implementatie

Afleveringtranscript

Bekijk het transcript van de aflevering

James Kovacevic :Het is mij een genoegen Steve Ricard te verwelkomen. Welkom, Steve.

Steve Ricard :Hey James, hoe gaat het?

JK :Het gaat goed met me dank je. Steve, voor degenen die je niet kennen, je bent een implementatieteammanager bij Fiix Software. We hebben eerder veel mensen van Fiix gehad, dus het is een CMMS dat veel mensen gebruiken, waar veel mensen bekend mee zijn. Je bent ook een CRL en je hebt ook je CFM. Nu, een heel korte introductie, wat kunt u doen om de lege plekken voor ons in te vullen?

SR :Zeker wel. Ik begon mijn onderhoudscarrière in 1986. Ik voerde mijn eerste implementatie van een CMMS uit terwijl ik werkte bij een vastgoedbeheerbedrijf. Destijds waren het datastreams en een gloednieuw, net geïntroduceerd MP2-product, dat, om je een beetje een indicatie te geven van hoe oud ik ben, verouderd is, dus soms heb ik het gevoel dat ik in de richting van de verouderde mezelf in scène zetten.

Ik behield mijn carrière en werd op dat moment echt verliefd op computers en behield de onderhoudscarrière tot een netwerkbeheercertificering. Toen heb ik, zoals je al zei, mijn certificering in facilitair management behaald aan de Northeastern University. Ik besloot dat ik computers zo leuk vond dat ik meer wilde doen dan alleen implementeren voor het vastgoedbeheerbedrijf waarvoor ik werkte. Dus ben ik in 2000 overgestapt om voor een andere CMMS-provider te werken en sindsdien heb ik vrijwel in die arena gewerkt.

JK :Het is dus vrij gemakkelijk om te zeggen dat je al een hele tijd bezig bent met CMMS'en als MP2 nieuw was toen je ermee begon. Ik ken nog steeds een aantal organisaties die het runnen. Dat gezegd hebbende, je bent al lange tijd betrokken bij CMMS in een breed scala van industrieën. Wat is een CMMS in uw woorden?

SR :Dus, ik zal beginnen met het acroniem. Ik weet zeker dat zowat al je luisteraars weten dat het staat voor geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem. Sommige mensen zullen dat 'systeem' vervangen door software.

Wat het eigenlijk is, is een tweedelig systeem. Het eerste deel is een database waarin alle informatie van de onderhoudsorganisatie van een bedrijf wordt opgeslagen. Als je ooit met meerdere Excel-werkbladen, werkmappen of een database hebt gewerkt, weet je dat het niet altijd gebruiksvriendelijk is om de gegevens op te halen die je wilt zien. Het CMMS heeft dus een tweede deel en dat is wat de eindgebruiker ziet en dat noemen we de front-end.

De rol van de front-end is om de gegevens zo te ordenen dat gebruikers al die informatie kunnen bekijken die anders door elkaar zou kunnen worden gehaald. Bovendien zal de front-end wat computercode bevatten waar enkele complexe berekeningen op de gegevens zullen worden gemaakt en dat doet dat om onderhoudsteams te helpen hun onderhoudswerkzaamheden beter te plannen en onderdelen en materialen bij te houden. Een CMMS moet ook een goede, krachtige rapportagetool hebben, zodat u die gegevens in een rapport kunt krijgen dat voor iedereen binnen de organisatie begrijpelijk is.

JK :Excellent. Dus een zeer goede definitie van wat een CMMS is. En ze bestaan ​​​​al een tijdje zoals je eerder hebt vermeld. Maar hoe weten organisaties of hun huidige CMMS verouderd of verouderd is of dat het tijd is om op zoek te gaan naar iets nieuws?

SR :Geloof het of niet, de eerste CMMS kwam uit rond 1965 en het was een ponskaartsysteem. Dus de principes van hoe een CMMS zou moeten werken, bestaan ​​al meer dan 50 jaar.

Als ik aan het evalueren ben, zou ik onder andere zoeken naar:ziet de gebruikersinterface er modern uit? Met de vooruitgang in het programmeren van ontwikkelingstools, zijn softwarebedrijven echt in staat geweest om de gebruikerservaring te vereenvoudigen en toch de complexe berekeningen te behouden die ik eerder noemde. Als een systeem niet gebruiksvriendelijk is, kunnen bedrijven wat productiviteit verliezen en kan gebruikersacceptatie moeilijk zijn. Dat is een gebied dat u misschien wilt vervangen.

Heeft het systeem dat we momenteel gebruiken een robuuste mobiele oplossing? Willen we proberen afstand te nemen van pen en papier en papierloos te worden? Nou, dan wil je een robuuste mobiele oplossing om dat te doen.

Wat dacht je van enkele geavanceerde functies? In de oudere CMMS'en zou vrijwel al het geplande onderhoud gebaseerd zijn op een tijdsperiode. Kan uw systeem metergebaseerde en/of conditiegebaseerde monitoring toe?

Dan is het laatste waar ik naar zou kijken, wat zijn de hardwarevereisten van het systeem? Draait de klant op verouderde servers en oude besturingssystemen omdat de software zelf niet op iets nieuwer draait?

Ik denk nog één ding. Als er iemand is die nog steeds een CMMS met ponskaarten gebruikt, dan zouden ze zeker moeten overwegen om te upgraden.

JK :Ja absoluut. En, weet je, die oude servers die je noemde, dat is om verschillende redenen een probleem. Het is niet alleen het feit dat, weet je, ze oud zijn, het is dat er beveiligingspatches zijn die niet langer op hen worden toegepast en die een cyberbeveiligingsrisico vormen. Ze zijn onbetrouwbaar en vanuit IT-perspectief kunnen we ze niet meer ondersteunen. Er zijn veel verschillende dingen om te overwegen.

SR :Absoluut. En je moet er ook rekening mee houden dat de oudere servers misschien niet de opslagcapaciteit hadden. De nieuwere CMMS'en promoten echt het toevoegen van elektronische bestanden, of het nu foto's of video's zijn, of misschien Autocad-tekeningen, die allemaal nogal wat ruimte in beslag nemen. De oudere servers hebben die capaciteit gewoon niet.

Ze hadden misschien ook niet het RAM-geheugen of de processorcapaciteit om in een snelle omgeving te functioneren. Dus, naast de beveiligingsproblemen, zijn er gewoon een heleboel dingen om naar te kijken als je naar je hardware kijkt.

JK :Het andere grote ding om in gedachten te houden is dat met alle informatie die er is en alle andere systemen die er zijn, we een CMMS willen dat kan worden geïntegreerd met andere systemen, of dat nu een GIS is of conditiebewaking, of wat voor soort oplossing dan ook we hebben. We willen dat deze met elkaar kunnen praten, zodat u niet altijd 18 verschillende systemen in 18 verschillende vensters op uw computer hoeft te beheren.

SR :Weet je, dat is een goed punt en een van de dingen die ik eerder had moeten aankaarten toen ik je vertelde dat je op een aantal dingen moet letten, is:kan je systeem integreren en heeft je systeem een ​​gesloten app , wat betekent dat het niet is toegestaan ​​om verbinding te maken met de buitenwereld, of implementeert u enkele van de nieuwe technologieën, zoals API's? Bij Fiix gebruiken we bijvoorbeeld een open API-platform. We kunnen verbinding maken met zo ongeveer alles dat ook API-verbindingen mogelijk maakt.

We kunnen nu de boekhouders en de inkopers binnen hun inkoopsoftware houden, de onderhoudsmensen binnen de onderhoudssoftware, en deze API, of deze brug als je wilt, gebruiken om tussen de twee te communiceren. U kunt de informatie uit programmeerbare logische controllers halen en deze automatisch in uw CMMS invoeren. Dit is een ander voorbeeld van sommige pakketten die mogelijk verouderd zijn omdat ze die hooks niet toestaan

JK :Ja absoluut. Nu hebben we nogal wat redenen behandeld waarom organisaties - hoe organisaties zouden weten dat hun systeem verouderd is. Maar wanneer moeten ze die sprong wagen en van dat verouderde systeem overstappen op een nieuw systeem? Wat drijft hen om dat te doen?

SR :Nou, dat is een interessante. Toen ik voor het eerst in de branche begon, bestond er niet zoiets als cloudgebaseerde software. Dus we hebben het gehad over de hardware waarmee ze rekening moeten houden, dus moeten ze overwegen over te stappen op software als een service of SaaS?

Ze moeten ook eens goed kijken, misschien een forensische benadering, naar hun bestaande systeem. Wat werkte met hun oorspronkelijke systeem en wat niet, en hoe kunnen ze verbeteren?

Ik wil mensen echt vertellen om zich te abonneren op de Five P-filosofie, wat inhoudt dat een goede planning slechte prestaties voorkomt. Als je naar een systeem wilt kijken of overweegt om er een te vervangen, moet je echt goed werk leveren door het echt te evalueren en op de juiste manier te plannen, zodat je rechtop kunt staan ​​als je overstapt.

JK :Oké, uitstekend. Waarmee moeten organisaties nu rekening houden bij de voorbereiding op de overgang van dat verouderde CMMS naar een nieuw CMMS? Wat zijn de dingen die ze echt moeten overwegen? Is het die cloud versus gehost? Waar moeten ze nog meer aan denken?

SR :Vroeger moesten we ook kijken naar onze printertechnologieën. Weet u, als u een oud systeem gebruikt, wordt u mogelijk beperkt door de printers die u gebruikt. Normaal gesproken is dat tegenwoordig geen probleem. Als u naar een webgebaseerde oplossing gaat, heeft de klant niet echt zorgen over het werkstation of de server. Als ze een manier hebben om op internet te komen, hebben ze vrijwel overal toegang tot de software.

Hoe gaan ze hun technici bewapenen met de vooruitgang in smartphones en tablets? Gaan ze hen bewapenen met mobiele oplossingen? Of een werkplek? Of gaan ze het op de ouderwetse manier aanpakken en papier verwerken? Nu raden we je natuurlijk aan om weg te gaan van papier en pen. Het is moeilijk op te slaan, het is moeilijk te vertalen en je ziet echt wat efficiëntie door over te stappen op een volledig elektronisch systeem.

JK :Oké, uitstekend. Nu daarmee, hoe zit het met het trainingsgedeelte? Is dat een overweging als we kijken van een ouder systeem naar een nieuwer systeem? Wat zijn mensen gewend, gaan ze een nieuwer systeem adopteren? Dat soort dingen?

SR :Absoluut. In zoveel gevallen ben ik naar buiten gegaan en de beslissing om een ​​softwareoplossing te vervangen of een softwareoplossing te installeren als ze niet iets ouds vervangen, is van bovenaf gekomen zonder tussenkomst van de eindgebruiker.

De eindgebruikers zijn echt degenen die een systeem maken of breken. Er kan een richtlijn van bovenaf zijn, maar als de eindgebruikers er één niet begrijpen, wat de doelen van de organisatie zijn en twee niet hoe de software te gebruiken, dan zal hun gebruikersacceptatie erg laag zijn. Als hun gebruikersacceptatie laag is, wordt het erg moeilijk voor het systeem om aan te slaan. U zult waarschijnlijk mensen hebben die gegevens invoeren op inconsistente methoden en dat leidt tot moeilijkere gegevens om op te halen. Moeilijkere gegevens om op te halen, betekent moeilijkere rapporten om uit te voeren, wat vrijwel een defect systeem betekent.

Wat we echt willen doen, is dat de eindgebruiker vanaf het begin meedoet en de beste manier om dat te bereiken is ervoor te zorgen dat ze getraind zijn en zo comfortabel mogelijk zijn met het gebruik van de software.

JK :Oké, uitstekend. Dus we moeten rekening houden met al die mensen-dingen, naast de technologische overwegingen, de software-overwegingen, al die dingen. Een van de vragen die ik vaak krijg, is:hoe beslissen organisaties of ze die oude geschiedenis van het oude CMMS, het verouderde CMMS, wel of niet importeren in het nieuwe? Hoe bepalen we dat en is het de moeite?

SR :Het kan zijn. Het is een goede vraag omdat we zo vaak klanten krijgen die wel gegevens in hun oude systeem hebben en hun onmiddellijke reactie is, hé, laten we alles naar het nieuwe systeem brengen.

Nou, we moeten ons allereerst afvragen waarom? Waarom stapt u over naar het nieuwe systeem? Is het dat het oude systeem verouderd is? Of zijn er nieuwe features of functies die je wilt inzetten? Of ben je niet tevreden met de configuratie naast de andere factoren die ik zojuist heb genoemd? Zijn alle gegevens in uw oude systeem goed? Is het schoon? Waar wil je verbeteringen en aanpassingen doorvoeren? Daar moeten we rekening mee houden bij wat we gaan brengen.

Een grote is dat we moeten uitzoeken of ze eigenaar zijn van de gegevens wanneer ze hun oude systeem verlaten. Zullen ze de toegang ertoe verliezen? Staan de gegevens op een correct databaseplatform? Welnu, als ze de toegang ertoe verliezen, zouden we die gegevens zeker willen binnenbrengen. Als ze echter toegang tot de gegevens hebben, wat ik aanbeveel, is dat ze hun eigendomsrecords, hun onderdelen , hun PM-schema's, evenals eventuele openstaande werkorders. Dan raden we in het algemeen aan dat ze hun historische gegevens in hun historische systeem bewaren. Nogmaals, als er een geval is waarin een klant geen toegang heeft tot zijn oude systeem nadat hij is gemigreerd, dan willen we echt de historische gegevens bekijken die moeten worden ingevoerd.

JK :Akkoord. Ik heb een aantal organisaties gezien die, weet je, geen toegang zullen hebben tot dat oude systeem, dus ze exporteren het naar Excel, alle records, en ze bewaren het in Excel als ze er ooit naar moeten kijken. Ik heb gezien dat sommigen het allemaal naar een soort toegankelijke database hebben verplaatst, en ik heb anderen gezien die het daadwerkelijk naar het CMMS hebben verplaatst. Ze hebben allemaal hun voor- en nadelen, maar de samenvatting is dat we zeker willen weten dat we toegang hebben tot de gegevens. Juist?

SR :Absoluut. Zolang je er toegang toe hebt. En vergeet niet dat veel van die oude gegevens waarschijnlijk mensen invoeren die niet langer bij het bedrijf zijn, dus willen we dat soort informatie in het nieuwe systeem opnemen? Dus, zoals je samenvattend zei, we moeten er alleen voor zorgen dat je er altijd toegang toe hebt.

JK :Oké, uitstekend. Dus we hebben de beslissing genomen over wat we met onze gegevens gaan doen en we hebben de beslissing genomen over welk platform we gaan gebruiken. Wat moeten we doen rond de mensen om ervoor te zorgen dat het wordt aangenomen? Is het een initiële opleiding en dat is het? Is het een volledige bewustmakingscampagne en wat training? Is het wat hands-on dingen. Wat moeten we doen om ervoor te zorgen dat onze medewerkers voorbereid zijn op de transitie? Omdat het een grote overgang wordt van een oud, verouderd systeem naar een nieuw, gebruiksvriendelijk systeem.

SR :Natuurlijk. Veranderen is moeilijk. Mensen worstelen met verandering. We zitten graag op ons gemak. Dus elke keer dat je verandering introduceert, kan het moeilijk zijn voor mensen.

Het belangrijkste is dat we eerst en vooral moeten communiceren. We moeten de eindgebruiker informeren dat er wijzigingen worden aangebracht en idealiter willen we het personeel betrekken bij het selectieproces.

Ik heb met een aantal bedrijven gewerkt en heb gezegd, weet je wat, breng de persoon binnen die je grootste nee-zegger gaat worden, breng ze heel vroeg binnen en laten we de zorgen van die persoon wegnemen. Als we ze gelukkig kunnen maken, weet iedereen in de organisatie dat zij de nee-zegger zijn, dus als ze aan boord worden gehaald, zal het die adoptie gemakkelijker maken.

Dan willen we wel een eindgebruikerstraining doen om ervoor te zorgen dat iedereen getraind is, maar we willen op dat moment niet weglopen. We willen betrokken blijven. We willen regelmatig geplande gesprekken en webinars met de klanten hebben om ervoor te zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt. Zodra iemand zich ongemakkelijk voelt, al is het maar een klein beetje, willen we die situatie meteen aanpakken. We willen met ze meedoen voordat het te groot wordt en ze van ongemakkelijk naar ontevreden gaan.

JK :Oké, uitstekend. En weet je, soms zijn die grootste nee-zeggers de informele leiders binnen de organisatie, dus je wilt zeker weten dat je ze grijpt, want als ze die verandering met jou doorvoeren, zullen anderen meestal volgen.

SR :Absoluut. Zoals ik al zei, als je de nee-zeggers aan boord kunt krijgen, zullen de meeste andere mensen inspringen.

JK :Laten we zeggen dat we die nee-zeggers aan boord krijgen. Welke andere voorbereidingen moeten organisaties treffen om klaar te zijn voor deze transitie?

SR :Eén ding dat ik niet genoeg kan aanbevelen, is het maken van een handleiding voor standaardprocedures. Een SOP.

Het verbaast me altijd als ik kom opdagen en mensen SOP's tevoorschijn halen voor absoluut elk beetje onderhoud dat ze uitvoeren, maar ze hebben er geen voor hun onderhoudsactiviteitssoftware, hun CMMS.

Ontwikkel een SOP. Het moet duidelijk definiëren hoe het systeem moet worden gebruikt en het moet ook een levend, ademend document zijn. Je kunt het niet één keer maken en dan weglopen. U moet het systeem voortdurend controleren en als u wijzigingen aanbrengt, zorg er dan voor dat u die SOP bijwerkt. De mensen die dat doen, zijn degenen waarvan ik altijd zie dat ze het meest succesvol zijn.

JK :Ik denk dat het hebben van die SOP's ervoor zorgt dat iedereen de gegevens op de juiste manier invoert, in het juiste formaat en met de juiste rapporten. Het zijn al die dingen die zorgen voor consistentie in de gegevenskwaliteit binnen dat CMMS.

Een van de dingen die ik ook vaak zie, is dat organisaties de SOP ontwikkelen, mensen erop trainen wanneer het CMMS wordt uitgerold, en er is meestal vertraging, dus er zijn mensen die het systeem al een tijdje niet hebben gezien of aangeraakt. een bepaalde periode, en het wordt uitgerold zonder verdere vervolgtraining of doorlopende training. Het begint dus te degraderen en achteruit te gaan omdat niemand die SOP gebruikt, niemand die standaarden gebruikt die zijn ontwikkeld voor het CMMS.

SR :Juist, en als je met ze praat, hebben ze hun originele SOP om hun onderhoudstaak uit te voeren en achterin die SOP hebben ze een aantal technische servicebulletins bijgevoegd. Dus, zegt de fabrikant, hey, we moeten enkele wijzigingen aanbrengen in sommige onderhoudstaken, hier is een update, en ze zijn erg snel om die updates toe te voegen aan hun onderhoudstaak SOP. Welnu, we moeten hetzelfde doen met uw CMMS SOP.

JK :Absoluut. Wat zou u, naast SOP's, als u een toverstaf had, anders doen bij organisaties die hun CMMS willen updaten?

SR :Ik denk dat ik die toverstok eigenlijk over de mensen zou willen zwaaien in plaats van over de technologie of het proces. Zoals ik eerder al zei, kan verandering moeilijk zijn en kan verandering een uitdaging zijn. Ik zou de zorgen van de mensen echt willen wegnemen en hen helpen begrijpen dat verandering soms een goede zaak kan zijn. We komen vaak mensen tegen die zich zo ongemakkelijk voelen dat hun ongemak het project echt vertraagt. Als goede adviseur moeten we er echt zijn om hun hand vast te houden en het hen zo comfortabel mogelijk te maken, wat het proces zoveel gemakkelijker zal maken.

JK :Oké, uitstekend. Wat is nu het enige dat u onze luisteraars wilt laten onthouden van dit gesprek over het bijwerken van CMMS'en en het overgaan naar bijgewerkte? Wat wil je dat ze meenemen en morgen of volgende week anders doen?

SR :Als ik kan, wil ik je graag twee afhaalrestaurants geven.

JK :Oké, ik neem er twee.

SR :Akkoord. Nummer één, kijk. Kijk eens goed naar je systeem. Doet het alles wat je nodig hebt om te doen? Bekijk het alsof het je eerste werkdag is. Is het gebruiksvriendelijk, gebruiksvriendelijk? Haalt u eruit wat u eruit moet halen?

Nummer twee, luister. Dit gaat terug op de communicatie waar ik het eerder over had. Luister echt naar je eindgebruikers. Hoor ze niet alleen, maar luister. Zij zijn degenen die het gaan maken of breken. Hebben ze legitieme klachten? Wat kunt u doen om hun werk gemakkelijker te maken? Als je hun werk gemakkelijker kunt maken, zul je een heel eind bijdragen aan het verbeteren van hun moreel, wat natuurlijk de algehele productiviteit en prestaties kan verbeteren.

JK :Oké, uitstekend. Twee geweldige afhaalrestaurants daar. Ik wil je bedanken, Steve, dat je de tijd hebt genomen om vandaag met ons te praten over het overstappen van verouderde CMMS'en.

SR :Helemaal geen probleem James, het was me een genoegen.