Pop the Hood:een onderhoudschecklist kan uw dag redden

Als zowel beoefenaar als adviseur word ik er vaak aan herinnerd hoe aandacht voor detail ons van tijd tot tijd op de een of andere manier ontsnapt. Ik herinner me levendig de keren dat iemand vergat olie toe te voegen aan een versnellingsbak bij installatie of de motor verkeerd draaide bij een motorwissel. Ik weet niet hoe het met u zit, maar ik heb er nooit van genoten om de fouten aan een fabrieksmanager uit te leggen. Woorden klinken hol als ze proberen de leegte te vullen die is ontstaan ​​door het verlies van enkele uren productie door evenementen als deze. Het frustrerende is dat een eenvoudige procedure of checklist de meeste, zo niet alle, van deze voorvallen kan voorkomen. Het is niet moeilijk om de directe kosten voor de organisatie in kaart te brengen. Het indirecte verlies van een klant of, erger nog, het verlies van mensenlevens berekenen, is niet zo eenvoudig. In sommige gevallen kun je er geen nummer op zetten, omdat het van onschatbare waarde is. Laat me een recente ervaring met u delen om procedures en checklists beter te benadrukken.

Het gebeurt dat ik de afgelopen maanden een keer per maand naar Mobile, Ala. ben gereisd. Bij elk bezoek stelt hetzelfde grote autoverhuurbedrijf altijd teleur vanuit het oogpunt van klantenservice en autoverhuur. Afgelopen week was daarop geen uitzondering. Ik had hoge verwachtingen van succes toen de baliemedewerker me vertelde dat mijn huurauto slechts vijf mijl had en nieuw was. Dat gezegd hebbende, mijn checklist voordat ik de kavel verlaat, omvat het inspecteren van het brandstofpeil en de auto op schade. Toen ik het brandstofpeil controleerde, merkte ik dat de beschermende doorzichtige plastic film niet van de instrumentenpanelen was verwijderd. Ik speculeerde over hun procedure om hun auto's voor te bereiden. Hebben ze een checklist gebruikt? Het kostte me slechts een rit van 30 minuten door stop-and-go-verkeer, inclusief ongeveer 24 mijl op de Interstate met 65 mph om mijn antwoord te krijgen. Nee, geen rook, maar gewoon een geur die niet goed werd geregistreerd. Ik deed de motorkap open, trok aan de peilstok en... geen olie. In ongeloof controleerde ik nogmaals om te bevestigen. GEEN OLIE!

Een paar telefoontjes later stuurt de baliemedewerker een bericht van de manager om de auto terug te rijden naar het vliegveld, 30 mijl verderop. Ik vroeg of ze serieus waren. Rijden zonder olie? De peilstok was helemaal droog - geen druppel. Dan krijg ik te horen dat ik de olie kan kopen en vergoed krijg. Ik vind het leuk hoe het nu mijn probleem is (zie figuur). Meer telefoontjes en pechhulp zorgen ervoor dat ze ermee instemmen om een ​​andere auto op een autotransporter naar mij toe te vervoeren en de andere terug te brengen. Nu was dat een dure reparatie. Ook de vervangende auto is nieuw. Door een continue verbeteringslus toe te passen op mijn checklist, controleer ik de olie als onderdeel van de inspectie. Er zit olie op en de beschermende film is van de meeste instrumenten verwijderd. Maar de brandstoftank is niet vol.

Denk je dat vaste procedures en checklists mijn ellende hadden kunnen voorkomen? Aangezien de locatie van de huurauto niet erg groot is, kan ik me niet voorstellen dat het voorbereiden van nieuwe auto's voor onderhoud een dagelijkse gebeurtenis is. Dit maakt het hebben van procedures en checklists des te belangrijker. Vanuit het oogpunt van onderhoud hebben we vergelijkbare problemen. Veel van het werk dat we doen is repetitief, maar we doen het niet per se elke dag. Dat is waar de functie onderhoudsplanning om de hoek komt kijken. Deze checklists moeten worden ingebouwd in de taakplannen en takenlijsten. Veel kunnen generiek zijn, wat inhoudt dat ze één keer worden geschreven en op meerdere gebieden worden hergebruikt (denk aan de technische bibliotheek in uw CMMS). In het ideale geval wilt u een klein gebied naast elke stap voor de technicus om aan te geven dat ze het werk hebben gedaan. Uiteindelijk moet het management controleren of het proces werkt en dat mensen verantwoordelijk worden gehouden. U kunt nooit de volledige gevolgen voorspellen van het niet hebben van de checklists of het volgen van de processen. Het kan kapotte apparatuur en verlies van gebruik zijn, of erger.

Hoewel de meeste groepen zullen zeggen dat ze checklists hebben (hoewel ik bij sommige organisaties geen checklists heb gezien), zijn het gebruik ervan en de verantwoordelijkheid vaak belangrijke succesfactoren. Welke processen heeft u in uw organisatie geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat mensen onderhoudsprocedures en checklists gebruiken? Hoe valideert u het gebruik ervan?