COVID-19 Shutdowns en CMMS-software

De COVID-19-pandemie heeft geleid tot plotselinge, ingrijpende veranderingen in de economie, waaronder sluitingen in verschillende sectoren. Maar als dingen langzamer gaan of stoppen, moet er nog veel gedaan worden. Laten we eens kijken naar enkele manieren om ongeplande shutdowns af te handelen.

Maar laten we, voordat we dat doen, beter begrijpen waarom deze huidige shutdowns zo uitdagend zijn.

COVID-19-afsluitingen

Faciliteiten halen apparatuur om vele redenen offline, waarvan sommige positief. Turnarounds zijn bijvoorbeeld wanneer organisaties apparatuur offline halen voor reparatie of vervanging. In de meeste gevallen kan deze uitvaltijd worden gemeten in ploegen of dagen. Turnarounds van fabrieken, waarbij de hele faciliteit offline is, kunnen weken duren. Ongeacht hoe lang ze lopen, er is altijd veel planning vooraf. Omdat organisaties de controle hebben over wanneer turnarounds beginnen, zorgen ze ervoor dat alles op zijn plaats is en klaar is voor gebruik. Ze weten ook wanneer dingen weer online moeten komen, waardoor ze alles kunnen plannen, van de levering van grondstoffen tot arbeid.

Afsluiten is anders. Organisaties zien ze niet aankomen, dus zijn ze vaak onvoorbereid. Maar hoewel ze niet weten wanneer de meeste shutdowns zullen beginnen, kunnen ze vaak weloverwogen raden wanneer ze zullen eindigen. Dat komt door de veelvoorkomende redenen achter shutdowns, namelijk stroomuitval en verstoringen in de toeleveringsketens van grondstoffen. Als een onweersbui bijvoorbeeld de elektriciteitscentrale in de buurt uitschakelt, verwachten lokale fabrieken binnen enkele dagen, zo niet uren, weer online te zijn. Hetzelfde geldt voor shutdowns die verband houden met supply chain-problemen. In veel gevallen hebben organisaties een goed idee hoe lang de verstoring zal duren.

Maar met de COVID-19-pandemie is het moeilijker om nauwkeurige voorspellingen te doen. Niemand weet wanneer alles weer normaal wordt. Of zelfs wat het nieuwe normaal zal zijn. En het is die onzekerheid die alles moeilijker maakt.

Dus, wat is de oplossing? Hier zijn enkele dingen die je kunt doen om je snel aan te passen en om te gaan met een COVID-19-shutdown.

Apparatuur correct offline halen met CMMS-software

Assets lang genoeg stilleggen om basisonderhoud en reparaties uit te voeren, is iets anders dan ze voor lange tijd offline zetten. Een snelle analogie:het is hetzelfde met uw auto. Elke dag als je thuiskomt, zet je de motor af, haal je de sleutels uit het contact en doe je de deur achter je op slot. Dat is alles wat u hoeft te doen als u weet dat u de volgende ochtend weer in de auto stapt en ermee gaat rijden. Maar wat als je het in de winter zou opslaan? Nu voegt u brandstofstabilisator toe, ververst u de olie, controleert u het vloeistofpeil, blokkeert u de banden, blokkeert u de uitlaat en inlaat en bereidt u de batterij voor. Net als bij uw auto, moet u activa op de juiste manier offline halen als u wilt dat ze er voor u zijn wanneer u ze nodig heeft.

Het probleem waarmee sommige onderhoudsafdelingen worden geconfronteerd, is dat hun technici mogelijk niet bekend zijn met de juiste afsluitprocedures. En het is niet verwonderlijk. Afdelingen zijn gericht op het draaiende houden van bedrijfsmiddelen, niet op het afsluiten ervan. Ze weten precies hoe ze ze moeten uitschakelen, buitensluiten, er efficiënt aan werken en weer online krijgen. Maar nu wordt hen gevraagd iets heel anders te doen.

Afdelingen moeten twee dingen doen:de informatie krijgen die technici nodig hebben en er vervolgens voor zorgen dat ze er gemakkelijk toegang toe hebben. Uiteindelijk zal het verkrijgen van de informatie niet het uitdagende deel zijn. Het moet zowel in O&M-handleidingen staan ​​als beschikbaar zijn bij fabrikanten van activa. Maar hoe zorg je ervoor dat technici er gemakkelijk toegang toe hebben?

Verpak gegevens in werkorders en sjablonen

CMMS-software maakt het gemakkelijk om veel informatie in werkorders te verwerken, waaronder:

• Aanpasbare checklists
• Stapsgewijze instructies
• Digitale afbeeldingen, O&M-handleidingen en schema's
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Interactieve site en plattegronden

Technici komen ter plaatse met alles wat ze nodig hebben om de klus goed te klaren. Als er veel informatie overlapt tussen werkorders, kunt u ook werkordersjablonen gebruiken die zijn ingebouwd in werkordersoftware. Zodra u een sjabloon heeft ingesteld, kunt u deze gebruiken om nieuwe werkorders te genereren waarin alle informatie al is opgenomen.

Maak werkorders overal toegankelijk en up-to-date

Nu uw werkbonnen over de juiste informatie beschikken, moet u ze in de juiste handen krijgen. Met COVID-19 kun je dit het beste op afstand doen. In plaats van papierwerk door te schuiven, kunt u werkorders toewijzen via de CMMS-software. Technici loggen in en kunnen hun taken direct zien, overal en altijd. En omdat het platform op cloud computing draait, worden uw gegevens bewaard in één database die altijd veilig en altijd up-to-date is.

Pas uw preventief onderhoudsschema aan met CMMS-software

Als u geen preventief onderhoudsschema heeft, is dit het moment om er een aan te schaffen. Dit soort kansen krijg je waarschijnlijk nooit meer. Met apparatuurbeheerders uit de weg, kunt u zich vrij door de faciliteiten bewegen en de activa-informatie verzamelen die u nodig hebt. En zodra u de gegevens hebt, kunt u deze naar een CMMS-provider sturen die uw database zal opzetten en uw personeel zal trainen in de software. Onthoud dat dit allemaal op afstand kan, inclusief de training.

Als u al een werkend programma voor preventief onderhoud heeft, wilt u waarschijnlijk PM's toevoegen en verplaatsen.

Begin eerst met het plannen van al het preventieve onderhoud waarvan u altijd wenste dat u er tijd voor had. Om terug te gaan naar de auto-analogie, laten we zeggen dat uw normale onderhoudsroutine is om ruitensproeiervloeistof toe te voegen, de olie te controleren en de banden visueel te inspecteren. Nu je de tijd hebt, wil je alle vloeistoffen controleren, de ruitenwissers vervangen en de bandenmeter tevoorschijn halen. Voor bestaande PM's kunt u overwegen deze te verplaatsen en de frequentie aan te passen. Als een asset niet wordt gebruikt, heeft het niet hetzelfde type of hetzelfde onderhoudsniveau nodig.

CMMS-software maakt dit gemakkelijk met de kalenderweergave. Zodra je alle PM's tegelijkertijd kunt zien, kun je een goed idee krijgen van hoe je de komende weken opnieuw kunt plannen.

Voorraadbeheer met CMMS-software

Nu de zaken langzamer gaan, is het misschien een goed moment om uw inventaris met de hand te tellen. Hoe goed uw software voor het bijhouden van uw voorraad ook is, u moet uw tellingen nog steeds regelmatig controleren.

U moet ook nadenken over het opnieuw instellen van uw par-niveaus, de minimum- en maximumniveaus van elk type inventaris dat u bij zich heeft. Als u zowel het type als de frequentie van uw preventief onderhoudsschema hebt aangepast, zullen uw voorraadbehoeften veranderen. De rollen op een transportband moesten normaal gesproken elke zes maanden opnieuw worden uitgelijnd of vervangen, maar dat was in de tijd dat uw organisatie drie ploegen draaide. Nu de riem inactief is, hebt u er niet zoveel onderdelen voor nodig. Stel uw niveaus echter niet te laag in. Een neveneffect van COVID-19 is de verstoring van supply chains. Onderdelen die vroeger 's nachts verkrijgbaar waren bij leveranciers, kunnen nu dagen of weken duren voordat ze aankomen. Ga uit van langere doorlooptijden en sla dienovereenkomstig op.

En als u meer dan één faciliteit heeft, kunt u gaan kijken naar manieren om inventaris te delen. In plaats van te moeten wachten op een leverancier, kun je waarschijnlijk sneller spullen van je andere faciliteit krijgen.

Dit alles wordt gemakkelijker gemaakt met CMMS-software. Omdat ze bijbehorende onderdelen en materialen bevatten, past de software de voorraadniveaus in realtime aan zodra een technicus een werkorder sluit. En wanneer u voor een deel van het materiaal onder een aanpasbaar minimumniveau komt, helpt de software u bij het aanvullen van uw voorraad door een deel van het inkooporderproces te automatiseren.

Zorg er altijd voor dat u voorraadzendingen veilig afhandelt. In Canadian Manufacturers &Exporters hebben onlangs richtlijnen en best practices vrijgegeven. Er zijn nog steeds vragen over hoe lang het virus stabiel en besmettelijk blijft op oppervlakken, dus je hebt beleid en procedures nodig om de veiligheid te garanderen. Bijvoorbeeld het afdwingen van sociale afstand bij interactie met bezorgers en het gebruik van handschoenen bij het afhandelen van gerelateerd papierwerk.

Volg en rapporteer met CMMS-software

Voor geplande fabrieks- en onderhoudsbeurten zijn er altijd metrische gegevens. Organisaties stellen doelen en volgen vervolgens hun relatieve succes. Voorbeelden zijn nul schade, binnen budget, op tijd en de verhouding tussen gepland en ongepland werk.

Voor gedeeltelijke en volledige afsluitingen van COVID-19 moet u uw definitie van succes overwegen en vervolgens uw prestaties volgen. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar het percentage op tijd voltooide PM's. Of u kunt bijhouden hoeveel achterstallige onderhoudsprojecten uiteindelijk worden stopgezet. Bij een gedeeltelijke shutdown kun je nog kijken naar uptime en de verhouding tussen on-demand en geplande werkorders.

Het is belangrijk om u te concentreren op veiligheid en de stappen die uw organisatie neemt om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan, en een groot deel van het aanmoedigen van best practices is uitgebreide tracking. U kunt bijvoorbeeld al uw saneringswerkopdrachten in dezelfde categorie in de CMMS-software laten zetten, waardoor u ze eenvoudig in de rapportagemodule kunt trekken.

Bereid je voor om sterker terug te komen met CMMS-software

Alles wat u tijdens de shutdown doet, moet u voorbereiden op de onvermijdelijke terugkeer naar volledige capaciteit. Sluit uw assets goed af, zodat u ze gemakkelijker weer online kunt zetten. Voer nu onderhoud uit, zodat ze later soepeler lopen. Beheer uw voorraad zodat u de juiste onderdelen op het juiste moment heeft, nu en in de toekomst. Doe alles volgens alle huidige best practices voor veiligheid.

CMMS-software is altijd logisch, maar nu meer dan ooit moet u uw onderhoudsactiviteiten onder controle krijgen. Als je nog geen CMMS hebt of er wel een hebt, maar het levert niet wat het beloofde, dan is dit het moment om de oplossing te vinden die bij je past.

Wij zijn hier om te helpen. We kunnen een live demo op afstand plannen en u door alle belangrijke functies leiden voor het beheren van shutdowns.