Verhoog de productiviteit met gebruikersmachtigingen

Elke keer dat u nieuwe gebruikers aanmaakt in uw CMMS (en eigenlijk op elk moment daarna), is het instellen van de juiste machtigingen een eenvoudige maar krachtige manier om de productiviteit te verhogen.

Wat zijn gebruikersrechten?

Ze zijn wat een gebruiker kan doen in de CMMS-software. Op basisniveau bepalen machtigingen wat een gebruiker kan:

• bekijken

• toevoegen

• bewerken

• verwijderen

U kunt dus één gebruiker hebben die alleen werkorders kan bekijken. Een tweede kan werkorders bekijken, toevoegen en bewerken, terwijl een derde gebruiker ze kan bekijken, toevoegen, bewerken en ook verwijderen. Maar dat is alleen voor werkbonnen. Met dezelfde drie gebruikers kunt u een andere combinatie van machtigingen voor digitale plattegronden hebben. De eerste gebruiker kan ze alleen zien, maar de tweede en derde kunnen ze bekijken, toevoegen, bewerken en verwijderen.

Hoe bepaal ik welke rechten ik elke gebruiker toewijs?

Het heeft meestal geen zin om voor elke gebruiker een unieke set machtigingen te maken. In plaats daarvan moet u beslissen over een set machtigingen voor elk gebruikerstype.

Elke organisatie is anders, maar voor veel van onze klanten stelt Hippo het volgende in:

• Systeembeheerders

• Beheerders

• Bronnen

• Aanvragers

Een snelle manier om deze gebruikerstypen te begrijpen, is door ze allemaal te verbinden met een personage uit Batman. Blijf hier bij me.

De systeembeheerder is Alfred, de butler. Alfred zit achter een muur van monitoren in de Batcave en kan alles zien en besturen dankzij de almachtige Batcomputer. Als iets in de software mogelijk is, kan hij het.

De beheerder is Batman. Hij is degene in het veld die de leiding heeft, met volledige controle over de werkorderworkflows en PM-schema's. Als er een verzoek binnenkomt, kan hij ervoor kiezen om het aan Robin toe te wijzen of het helemaal af te wijzen.

De bronnen zijn Robin. Ze kunnen werkorders zien. Afhankelijk van hoe zijn machtigingen zijn ingesteld, kan hij alle of slechts een deel van de werkorders zien. Batman kan ook het vermogen van Robin om zelf werkorders te sluiten in- en uitschakelen. (Snelle lezers zullen erop wijzen dat Batman de coole gereedschapsriem heeft en daarom de Resources zou moeten zijn. Diehard fans zullen weten dat Robin ook een coole gereedschapsriem had.)

De aanvragers zijn commissaris Gordon. Ze zijn beperkt tot het inschakelen van het Bat-signaal wanneer ze iets moeten doen. Het is aan Batman om verzoeken te beoordelen en te beslissen welke werkorders worden toegewezen.

Hoe bepaal ik mijn eigen gebruikerstypes?

Moeten het personages uit Batman zijn? Nee, maak je geen zorgen. In plaats daarvan is het een goede manier om te beginnen met het maken van een lijst van de groepen mensen die het CMMS gaan gebruiken. Het is waarschijnlijk het gemakkelijkst om op functietitel te gaan. Als u bijvoorbeeld in een fabriek werkt, heeft u:

• CEO
• Afdelingshoofd Onderhoud
• Hogere technici
• Junior technici
• Operators

Schrijf voor elke groep op wat je nodig hebt om binnen het CMMS te kunnen doen. Het hoofd van de onderhoudsafdeling moet bijvoorbeeld bijna alle gegevens in het CMMS kunnen bekijken, toevoegen, bewerken en verwijderen. Helemaal onderaan de lijst hoeven operators waarschijnlijk alleen verzoeken in te dienen.

Een goede CMMS-provider gaat je helpen dit uit te werken tijdens het onboardingproces. Dat gezegd hebbende, zet je jezelf een paar stappen voor door eerst zelf te proberen uit te zoeken welk type gebruikers je nodig hebt.

Waar zie ik productiviteitswinsten?

Zelfs voordat u aan de slag gaat, kunt u het trainingsproces stroomlijnen door gebruikers op type in te delen. Terwijl uw systeembeheerder (Alfred) kansen nodig heeft om alle ins en outs van het CMMS-platform te leren, kunnen Resources (Robin) in een paar sessies het meeste krijgen van wat ze nodig hebben. Door te beperken wat mensen in de software kunnen doen, verkort u hun trainingstijd.

Als u eenmaal aan de slag bent, zijn de voordelen afhankelijk van hoe u de machtigingen instelt.

Gebruikers kunnen alleen hun toegewezen werkorders zien Door te beperken wat ze kunnen zien, maakt u het voor hen gemakkelijker om hun eigen werk te vinden en erop te focussen. Ten eerste vermindert u visuele rommel, en die opgeslagen klikken en scrollen tellen in de loop van de tijd op. Ten tweede hebben werknemers die zich te veel zorgen maken over wat andere werknemers doen, zich nu minder zorgen. Niet elke organisatie heeft dit type werknemer, maar sommige hebben dat zeker.

Gebruiker kan alle bijbehorende werkorders zien Laten we zeggen dat de onderhoudsafdeling tien technici heeft, en drie van hen zijn elektriciens. Door ze in te stellen om bijbehorende werkorders te zien, kan elke elektricien zijn eigen werkorders zien plus alle werkorders die aan de andere elektriciens zijn toegewezen. Als iemand vroegtijdig sluit, weten ze precies waar ze heen moeten om een ​​handje te helpen.

Gebruiker kan werkorders niet zelf sluiten Nieuwe technici hebben er baat bij dat meer ervaren medewerkers hun werk dubbel controleren om er zeker van te zijn dat ze de interne best practices volgen, en een eenvoudige manier om dit af te dwingen is door de toestemming in te trekken om toegewezen werkorders te beëindigen. Met een goed cloudgebaseerd CMMS dat in realtime wordt bijgewerkt en waarvan een back-up wordt gemaakt, hoeven senior medewerkers het werk niet direct te zien om de werkorder af te ronden. Ze kunnen op afstand bevestigen dat de checklist van de werkorder is voltooid en eventuele geüploade notities bekijken.

Gebruiker kan alleen verzoeken indienen Een geweldige manier om kleine problemen op te sporen voordat ze budgettaire problemen worden, is door zoveel mogelijk ogen en oren voor u te laten werken. Als mensen iets zien, wil je dat ze iets zeggen. In de productie zijn de operators, de mensen die elke dag rechtstreeks met het activum werken, uw systeem voor vroegtijdige waarschuwing. In het onderwijs zijn het de leraren.

Maar wat je nooit wilt, is dat ze zelf werkbonnen kunnen genereren. Je wordt overspoeld met valse positieven. En in de gevallen waarin ze gelijk hebben, zou er een werkorder moeten zijn, ze zullen waarschijnlijk geen goede voor u genereren. Hoe groot is de kans dat ze de onderdelen, O&M-handleidingen en vloerdiagrammen kennen die moeten worden opgenomen in een gegevensrijke werkorder?

Door deze gebruikers te beperken tot het indienen van verzoeken, kunt u uw werkorderworkflow goed bewaken. Alleen de juiste werkorders worden gegenereerd en ze worden correct gegenereerd.

Volgende stappen

Vergeet niet dat u een CMMS nodig heeft om de voordelen van gebruikersrechten te krijgen. Als je er geen hebt, neem dan contact op met providers. Als je al een CMMS hebt, maar je rechten niet zijn ingesteld zoals je zou willen, bel dan je huidige provider en vraag om hulp. Als ze goed zijn, willen ze echt dat je het meeste uit hun software haalt.