Waarom religieuze instellingen software voor facility management implementeren

Niet elke kerk kan de Sixtijnse Kapel zijn. Maar zelfs bescheiden gebedshuizen hebben baat bij goed geïmplementeerde facility management software.

In tegenstelling tot veel commerciële ondernemingen hebben religieuze organisaties vaak te maken met toenemende financiële onzekerheid en een personeelsbestand dat bestaat uit enthousiaste maar tijdelijke vrijwilligers. In elk geval helpt facility management software u op het juiste pad te komen.

Bespaar geld

Wanneer mensen gaan zitten om een ​​huishoudbudget te plannen, is het eerste wat ze doen al het geld dat elke maand binnenkomt bij elkaar optellen. Vervolgens verdelen ze dat bedrag over hun verschillende uitgaven, waarbij alles wat overblijft naar besparingen gaat. Maar het gemiddelde huis van aanbidding heeft vaak niet de luxe om te weten hoeveel geld er van maand tot maand zal zijn. Er zit altijd een ander bedrag in de donatiebox. Soms is de bake sale een groot succes. Op andere momenten is de opkomst lager dan verwacht. Gezinnen in de gemeente kunnen plotseling financiële hulp nodig hebben. Als alternatief kan een lid genieten van een onverwachte meevaller en besluiten een grote donatie te doen.

Omdat hun financiële plaatje snel kan veranderen, moeten gebedshuizen altijd zuinig zijn, vandaag sparen tegen de onzekerheid van morgen. Gebedshuizen besparen geld met een facility management systeem door:

• Het verlengen van de levensduur van activa door middel van preventief onderhoud
• Kosten verlagen met voorraadtracering
• Vooraf budgetteren voor reparaties en vervangingen

Levensduur van activa verlengen

Een van de grote voordelen van complete facility management software is dat u hiermee preventief onderhoudswerkorders (PM's) kunt plannen. In plaats van te wachten tot er iets kapot gaat, zorgt het model voor preventief onderhoud ervoor dat u een stap voor blijft, zodat u kleine problemen kunt vinden en oplossen voordat ze grote, kostbare problemen worden. Het is hetzelfde idee achter het controleren van de olie en het draaien van de banden van uw auto.

Een goed voorbeeld zijn de verwarmings-, ventilatie- en airconditioningsystemen in uw gebouw. Ze vereisen periodieke inspecties en, in de meeste gevallen, seizoensreiniging. U kunt PM's instellen die u er vervolgens met e-mailwaarschuwingen aan herinneren dat er werk moet worden verricht. De software kan ook PM's naar externe leveranciers sturen.

Kosten besparen met voorraadtracering

Zelfs het vervangen van een klein, goedkoop onderdeel kan duur worden als het 's nachts moet worden verzonden. Voorraad bijhouden helpt u dit probleem te voorkomen door ervoor te zorgen dat u heeft wat u nodig heeft wanneer u het nodig heeft. Wanneer u uw facility managementsysteem voor het eerst instelt, voert u een audit uit van uw inventaris van onderdelen en materialen en laadt u die nummers vervolgens in de software. Elke keer dat u een werkorder genereert, kunt u aangeven wat u van plan bent te gebruiken. Wanneer de werkorder wordt afgesloten, worden de onderdelen en materialen automatisch afgetrokken van uw totalen. Dit is het beste deel:u kunt voor elke drempel instellen. Zodra de voorraad onder de ingestelde waarde zakt, krijg je een e-mailwaarschuwing. In een volledig facilitair managementsysteem kunt u de software zo instellen dat automatisch meer benodigdheden bij leveranciers worden besteld.

Een software voor het beheer van kerkfaciliteiten zorgt er ook voor dat u niet meer hebt dan u nodig heeft. Het is gemakkelijk om te vergeten dat te veel voorraad net zo kostbaar kan zijn als te weinig. Neem bijvoorbeeld vacuümzakken. U wilt nooit betrapt worden zonder voldoende tassen, dus bestel er zoveel als uw budget toelaat. Je hebt één probleem opgelost, maar er nog twee gemaakt. Eerst leer je nu hoe je een plek kunt vinden om al die tassen te bewaren. De technische term hiervoor is 'carry cost'. Ten tweede loop je het risico dat je oude stofzuiger wordt vervangen voordat je helemaal door je voorraad heen bent. En onthoud, die tassen passen maar in dat ene model. Zodra je de oude machine hebt vervangen door iets nieuwer en mooiers, worden de tassen onbruikbaar.

Maar met een geautomatiseerd systeem kun je zien hoeveel zakken je gemiddeld hebt gebruikt (en hoeveel leven er waarschijnlijk nog in dat oude vacuüm zit) en dienovereenkomstig bestellen. Met een beetje geluk vul je je laatste zak net op het moment dat de stofzuiger zijn laatste adem uitblaast.

Budget vooraf voor reparaties en vervangingen

De kern van een facilitair managementsysteem zijn werkorders, die een beschrijving van het probleem en eventuele aanvullende informatie bevatten die nodig is om de reparatie uit te voeren of de vervanging te voltooien. Omdat het systeem al het werk bijhoudt dat is gedaan, is het veel gemakkelijker om naar één onderdeel te kijken en te voorspellen wanneer het moet worden vervangen.

Neem het omroepsysteem. Als je naar de werkorders voor dat activum kijkt, zie je een duidelijke trend. De eerste drie jaar hoefde je alleen maar hier en daar een gerafelde kabel te vervangen. Maar in de afgelopen zes maanden had je problemen met de microfoon en viel een van de luidsprekers in en uit tijdens diensten. Met de werkordergeschiedenis die voor u ligt, kunt u voorspellen dat deze binnenkort moet worden vervangen en kunt u beginnen met sparen. In plaats van te worden geraakt met een onverwachte rekening die u misschien moet dekken met een lening of door ergens anders op het budget te bezuinigen, bent u financieel voorbereid.

Organiseer vrijwilligers

Het gemiddelde bedrijf met winstoogmerk heeft een stabiel personeelsbestand waarmee ze consistente workflows kunnen opzetten en onderhouden. Huizen van aanbidding zijn echter vaak sterk afhankelijk van vrijwilligers. Deze organisaties hebben behoefte aan eenvoudige processen die veel begeleiding bieden aan hun tijdelijke personeelsbestand.

Software voor facilitair beheer helpt gebedshuizen om werk gedaan te krijgen door werkorders consistent te beheren en het institutionele geheugen te beschermen.

Beheer werkorders consistent

Als een lid van de gemeente een doorgebrande gloeilamp bij de achterdeur opmerkt, is er dan een eenvoudige en consistente manier voor hen om u dat te laten weten? Of zullen ze het vertellen aan het hoofd van de vrouwenhulp, die zal beloven het te zullen zeggen aan haar man, het hoofd van de jeugddienst, die het onmiddellijk zal vergeten?

Facility management software lost dit probleem op door een eenvoudig, betrouwbaar systeem te creëren voor het melden van problemen. Met behulp van een open webportaal dat toegankelijk is via de website van de organisatie, kunnen leden van de gemeente een ticket indienen, dat slechts een korte beschrijving is van het probleem en de locatie ervan. Als alternatief kunnen tickets worden gemaakt door het personeelslid dat voor het eerst over het probleem hoort. Zodra het ticket is ingediend, wordt het automatisch doorgestuurd naar degene die verantwoordelijk is voor het onderhoud. Het kan vervolgens worden ingebouwd in een complete werkorder, met aanvullende informatie, waaronder interactieve plattegronden, checklists en benodigde materialen en onderdelen. De werkorder is klaar om te worden toegewezen, geaccepteerd en zodra het werk is voltooid, wordt afgesloten.

Bescherm het institutionele geheugen

Met zoveel vrijwilligers die komen en gaan, is het gemakkelijk voor een organisatie om collectief te vergeten hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd. Maar omdat je zoveel informatie in werkbonnen kunt verpakken, creëert facility management software blijvende collectieve knowhow.

We kunnen bijvoorbeeld teruggaan naar die uitgebrande gloeilamp bij de achterdeur. Wanneer een vrijwilliger naar de werkbon kijkt, kunnen ze de specifieke stappen zien die ze moeten nemen, allemaal vastgelegd in een checklist. Er is informatie over de locatie van de dode lamp, maar ook over waar de reserveonderdelen te vinden zijn. Als er twee ladders in het gebouw zijn en alleen de kleinere past in de achterhal, dan kan die informatie ook in de werkorder staan.

Volgende stappen

Het implementeren van facility management software lijkt in eerste instantie misschien ontmoedigend, maar er zijn duidelijke voordelen. Je inspanningen worden beloond en het geeft je meer tijd om je te concentreren op de onderdelen van de missie van je organisatie waar je het meest om geeft.