CMMS-services:zes dingen om te overwegen

De overstap naar een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) kan een uitdaging zijn. Er moet goed worden nagedacht over de behoeften en de grootte van een bedrijf, de kosten van de CMMS-software en natuurlijk de voordelen ervan - d.w.z. besparingen in tijd, middelen, efficiëntie en een rendement op investering (ROI). En zelfs als een bedrijf het onderhoudsbeheersysteem heeft gevonden dat het beste bij zijn organisatie past, moet er nog een ander probleem worden opgelost; dat wil zeggen, welke implementatie- of onboarding-services vereist zijn. Bedrijven die CMMS-software kopen, moeten nadenken over hoe en wie verantwoordelijk is voor de software-installatie en -configuratie, en voor de softwaretraining?

Het antwoord op deze vraag berust op de volgende drie factoren:

• Budget – de kosten om de implementatie door personeel van het bedrijf te laten uitvoeren versus de kosten om een ​​technicus van de leverancier de CMMS-installatie te laten uitvoeren.
• Tijd – de hoeveelheid tijd (en de kosten die hiermee gemoeid zijn) die door het personeel van het bedrijf worden besteed versus de kosten van een technicus van een leverancier.
• Bronnen – de stafmedewerkers met de vaardigheden die nodig zijn om de CMMS-implementatie en onboarding uit te voeren

Aangezien bedrijven verschillen in hun vermogen om de software-installatie en -implementatie te beheren, is het handig om te weten dat CMMS-leveranciers een verscheidenheid aan diensten aanbieden tegen verschillende prijsniveaus om aan een reeks behoeften te voldoen . Over het algemeen bieden leveranciers de volgende opties voor de implementatie van het beheersysteem:

• Alleen hulp op afstand – met online of telefonische hulp is een bedrijf verantwoordelijk voor de volledige installatie en configuratie van de CMMS-software.
• Alleen gegevensimport en hulp op afstand – bedrijven met bestaande gegevens (in spreadsheetformaat, CSV-bestand) kunnen worden geholpen bij het verplaatsen naar de beheersoftware.
• Volledige integratie – een technicus van een leverancier zorgt voor alle aspecten van de implementatie, van inventariscontrole tot gegevensinvoer, systeemconfiguratie, training van personeelssoftware tot livegang.

Bij het bepalen van het benodigde ondersteuningsniveau moeten de volgende zes factoren in overweging worden genomen:

1. Bestaande onderhoudsgegevens

Zoals eerder gesuggereerd, hebben bedrijven mogelijk al bestaande gegevens, terwijl andere dat niet hebben. In sommige gevallen kan een bedrijf overstappen op een andere CMMS-software van een bestaande, of gegevens hebben over software voor preventief onderhoud, een spreadsheet of een CSV-bestand. In deze gevallen kan een CMMS-leverancier dit proces vergemakkelijken door gegevens op te schonen of te scrubben (d.w.z. overtollige of foutgevoelige gegevens te verwijderen) en deze in het juiste formaat in het nieuwe systeem te importeren.

2. Grootte van het bedrijf

Houd rekening met de grootte van het betrokken bedrijf. Wordt het systeemgebruik beperkt tot één site of zijn er meerdere sites bij betrokken? Voor grote bedrijven met veel winkels zal een CMMS bedrijfsbreed worden gebruikt. In dit geval moeten alle bedrijfslocaties consistent worden ingericht, zodat op dezelfde manier aan alle vereisten voor onderhoudsbeheer wordt voldaan. Als dit niet het geval is, zal de CMMS-software niet presteren zoals het zou moeten of de verwachte ROI opleveren.

3. Gepland tijdsbestek CMMS-implementatie

Tijd is een belangrijke variabele met betrekking tot reële en alternatieve kostenfactoren. De realiteit is dat de implementatie van CMMS tijd kost. Er moet ook gekeken worden naar de reikwijdte van de implementatie. Hoeveel activa zullen er bijvoorbeeld aan het systeem worden toegevoegd en worden er aanvullende gegevens toegevoegd (d.w.z. plattegrondafbeeldingen, enz.)? Het instellen van realistische tijdlijnen voor het maken van een volledige inventarislijst biedt ook een kader voor de voltooiing van de taak. Het volgende geeft een idee van realistische tijdlijnen voor het uitvoeren van een onafhankelijke bedrijfsaudit:

• Bedrijven met 0-100 activa =30 dagen
• Bedrijven met 200 activa =45 dagen
• Bedrijven met 201-500 activa =90 dagen

4. Volledigheid van CMMS-gegevensinvoer

Een bedrijf moet beslissen over de omvang van de gegevens die moeten worden ingevoerd. Zullen de gegevens beperkt blijven tot apparatuur en activa of zullen ze ook afbeeldingen, handleidingen, blauwdrukken, enz. bevatten? Het toevoegen van extra gegevens aan het systeem kost tijd en middelen. Deze extra inspanning moet worden afgewogen tegen de doelstellingen voor het gebruik van CMMS en de verwachte resultaten.

5. Beschikbare bronnen om CMMS in te stellen

Afgezien van de tijdsinvestering die nodig is voor het opzetten van een CMMS, is het een belangrijke overweging om mensen te hebben die in staat en beschikbaar zijn om de taak uit te voeren. Zoals opgemerkt, is een CMMS-implementatie tijdrovend, wat betekent dat onderhoudstechnici en managers tijd zullen moeten vrijmaken van hun dagelijkse verantwoordelijkheden om lijsten met apparatuur en onderdelen te verzamelen.

6. Technische bekwaamheid van softwaregebruikers

Bij het overwegen van een interne CMMS-installatie, moet zorgvuldig worden overwogen hoe technisch onderlegde systeemgebruikers zijn. Hoewel het opzetten van het systeem relatief eenvoudig is, zullen technisch onderlegde operators de CMMS-implementatie sneller en nauwkeuriger voltooien met minder training dan degenen die niet technisch onderlegd zijn.

De onboarding en implementatie van CMMS is een belangrijke stap in het succes van het systeem. Een zorgvuldige beoordeling van de doelstellingen, het budget en de middelen van een bedrijf zal leiden tot een beslissing over de te gebruiken onboarding-services. Er is minimaal hulp nodig bij het invoeren van gegevens als er geen technisch onderlegde gebruikers met enige bekendheid met CMMS beschikbaar zijn. Hoewel onboarding-services niet goedkoop zijn, zullen ze uiteindelijk hun vruchten afwerpen als het gaat om het behalen van de doelstellingen voor onderhoudsbeheer en de verwachte ROI. Dit gezegd hebbende, is het belangrijk alert te zijn op leveranciers die onbeperkte levenslange training en gratis installatie aanbieden; geen van deze CMMS-functies is duurzaam of realistisch. Wees ook op uw hoede voor CMMS-leveranciers die adverteren, geen training vereist - koop nu! Dit is ook niet waar. Vooruitgang met een CMMS is een belangrijke investeringsbeslissing en vereist dat kopers due diligence doen door klantrecensies te controleren, opmerkingen over ondersteuning en training te lezen en door potentiële leveranciers om referenties in een relevante branche te vragen. Uiteindelijk zal het geselecteerde CMMS het beste passen bij de branche, de grootte, de behoeften en het budget van een bedrijf.