CMMS-oplossingen:5 tekenen dat uw organisatie een CMMS-systeem nodig heeft

Bedrijven beseffen tegenwoordig de voordelen van het implementeren van een CMMS. In het verleden werden onderhoudsbeheersystemen alleen aangetroffen in fabrieken, maar we zien nu dat onderhoudssoftware wordt gebruikt in onderwijsinstellingen, zorginstellingen, gemeenten, sport- en recreatiefaciliteiten, winkelcentra en vrijwel elk type faciliteit. Als u een onderhouds- of facility manager bent, vraagt ​​u zich misschien af:"Hoe weet ik of een CMMS-oplossing past bij mijn organisatie?” Hieronder volgen 5 signalen dat uw organisatie een onderhoudsbeheersysteem nodig heeft .

1. Uw bedrijf heeft geen programma voor preventief onderhoud

Veel bedrijven hebben geen formeel programma voor preventief onderhoud. Met formeel bedoel ik het hebben van gestandaardiseerde processen en vastgestelde procedures met betrekking tot automatisering, en mensen verantwoordelijk houden voor het voltooien van taken. Preventief onderhoud dient om de uitvaltijd van apparatuur te verminderen. Op het eerste gezicht vermindert dit de hoeveelheid tijd en geld die wordt besteed aan het repareren van apparatuur. Bovendien verhoogt regelmatig preventief onderhoud de productiviteit, vermindert productiestilstand en verlengt de levensduur van apparatuur. Organisaties hebben vaak een programma voor preventief onderhoud, maar dat ontbreekt. Als uw onderhoudsafdeling werkt vanuit een handleiding of boek, een klembord of spreadsheets, moet u software voor preventief onderhoud overwegen. Werken met een preventief onderhoudssysteem biedt veel voordelen;

• Bericht vooraf wanneer de PM's eraan komen
• Waarschuwingsmeldingen wanneer werkorders voor preventief onderhoud te laat zijn
• Updates over benodigde onderdelen en huidige voorraadniveaus
• Bestellen van onderdelen wanneer voorraadniveaus onder de drempel komen
• Tijd en kosten bijhouden om het werk te voltooien
• Realtime rapportage over de prestaties van preventief onderhoud
• Breng een cultuur in die preventief onderhoud als een prioriteit beschouwt

2. Reparaties en ongepland onderhoud worden niet gedocumenteerd

Als u CMMS overweegt voor uw bedrijf, vraagt ​​u zich waarschijnlijk af:"Hoe vaak is Apparatuur 'X' het afgelopen jaar kapot gegaan?" "Hoeveel geld hebben we geïnvesteerd in het repareren van Machine 'Y'?" "Hoe vaak repareren we de douche in unit 101?" Met een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem vinden facility- en onderhoudsmanagers gemakkelijk antwoorden op dit soort vragen en meer. CMMS-oplossingen zijn uitgerust met on-demand tools voor werkorderbeheer waarmee gebruikers ongeplande onderhoudsgebeurtenissen kunnen documenteren wanneer ze zich voordoen en deze kunnen volgen van indiening tot voltooiing. Door dit proces worden belangrijke gegevens vastgelegd die door managers kunnen worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen. Dit omvat;

• Datum en tijdstip waarop de werkorder is ingediend
• Informatie aanvragen
• Responstijd van toegewezen technicus of aannemer
• Benodigde tijd om te voltooien
• Kosten en materialen betrokken bij de werkorder
• Frequentie van dit type werkorder

Naast alle bovenstaande statistieken, verbetert het hebben van een geautomatiseerd werkordersysteem de responstijd op kritieke werkorders. Wanneer een lift kapot gaat of een leiding barst, kunnen minuten gelijk staan ​​aan GROTE DOLLARS. Als het verbeteren van de responstijd op ongepland onderhoud een doelstelling is, kan het implementeren van geautomatiseerde onderhoudssoftware u helpen dit te bereiken.

3. Wachten op onderdelen is een veelvoorkomende tegenvaller

Vindt u dat uw onderhoudsteam vaak wacht op onderdelen? Worden werkorders regelmatig vertraagd doordat u niet op voorraad heeft wat u nodig heeft en onderdelen niet op voorraad heeft? Als dit veelvoorkomende problemen zijn, is het tijd om wat onderzoek te doen naar CMMS-software. Bijna alle geautomatiseerde onderhoudssoftware wordt geleverd met hulpmiddelen voor voorraadbeheer waarmee onderhoudsmanagers ervoor kunnen zorgen dat kritieke onderdelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Voorraadbeheersoftware kan;

• Stel minimum- en maximumhoeveelheidsdrempels in
• Gedetailleerde informatie over leveranciers en onderdelenkosten
• Koppel onderdelen aan apparatuur en werkorders voor preventief onderhoud
• Stuur waarschuwingen wanneer voorraadniveaus laag zijn
• Gescand worden met barcodelezers en mobiele apparaten
• Inkooporders genereren
• Volg het gebruik en de kosten van onderdelen in de loop van de tijd
• Verminder inventaris die door diefstal of iets anders is verdwenen
• Verlaag afschrijvingskosten door JIT

Het hebben van CMMS-oplossingen geeft onderhouds- en facility managers meer controle over hun voorraad en zorgt ervoor dat kritieke onderdelen beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

4. Het volgen en plannen van arbeid moet worden verbeterd

Als uw onderhoudsafdeling uit 1 of 2 personen bestaat, is het bijhouden van arbeid en het plannen van gebeurtenissen misschien eenvoudig genoeg en kan het waarschijnlijk worden beheerd met Outlook of een vergelijkbare agendatoepassing. Naarmate de onderhoudsafdeling groeit en er meer mensen bij betrokken zijn, wordt het bijhouden van arbeidsuren en het plannen van taken ingewikkelder. Veel bedrijven werken zonder formele volgsystemen voor hun onderhoudsteams en hebben het gevoel dat ze probleemloos werken. CMMS-software moet niet alleen worden overwogen wanneer problemen duidelijk zijn, maar ook wanneer de werking kan worden verbeterd. Onderhoudssoftwaresystemen spelen een belangrijke rol bij het identificeren en oplossen van knelpunten bij het gebruik van arbeidskrachten, het bewaken van het reactievermogen van het personeel, de arbeidskosten, het plannen van preventief en gepland onderhoud en prognoses. Deze systemen bieden managers de mogelijkheid om de responstijd en het arbeidsgebruik te verbeteren en de arbeidskosten te verlagen.

5. Er zijn geen formele prestatiemetingen

Om ervoor te zorgen dat bedrijven concurrerend blijven, moet er in het hele bedrijf een cultuur van kostenreductie zijn. Kosten zijn er niet om op te bouwen; ze zijn er om te worden verminderd. CMMS-oplossingen voorzien managers van krachtige rapportagetools die realtime gegevens over operationele onderhoudsprestaties leveren en hen helpen weloverwogen beslissingen en nauwkeurigere prognoses te nemen. Als CMMS nieuw voor u is, profiteert u van rapporten over arbeids-, voorraad- en reparatiekosten, en naarmate u meer betrokken raakt, zult u meer gedetailleerde statistieken krijgen, zoals gemiddelde tijd om te reageren, gemiddelde tijd tot reparatie , uitvaltijd van apparatuur, arbeidsbezettingspercentages en trendanalyse. Uiteindelijk kan CMMS-software worden geconfigureerd om te rapporteren over alle gegevens die worden vastgelegd en dit zal een noodzakelijk hulpmiddel zijn bij het optimaliseren van de onderhoudsefficiëntie.

Volgens websites als Software Advice en Capterra zijn er meer dan 100 CMMS-oplossingen, die allemaal werkorderbeheer, preventief onderhoud en inventaris- en apparatuurbeheermodules bieden. Neem even de tijd om je onderzoek te doen. Investeren in onderhoudsbeheersoftware hoeft vooraf geen duizenden dollars te kosten. Er zijn veel mogelijkheden voor gratis proefversies en er zijn opties die geschikt zijn voor kleine en grote organisaties.