De ultieme CMMS-aankoopgids

Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) zijn een populaire keuze in veel industrieën voor het beheren van alle soorten onderhoudsactiviteiten. Uit gegevens uit 2017 bleek dat 78% van de bedrijven die een CMMS-systeem gebruikten, een positieve verbetering in de levensduur van de apparatuur zag. Deze resultaten zijn tastbaar en het heeft zeker voordelen om een ​​georganiseerd en compleet systeem te gebruiken om deze activiteiten te beheren.

Aan de andere kant geven aanvullende gegevens van Maintenance World aan dat tussen 40% en 80% van de CMMS-implementaties mislukken. Een van de beste manieren om te voorkomen dat uw project faalt, is door de evaluatie, het testen en de implementatie van een CMMS-systeem goed te plannen. Deze gids helpt u een overzicht te krijgen van de belangrijke componenten, definities, voordelen en kosten van de vele populaire aanbiedingen op de markt. Deze informatie is relevant voor elke bedrijfsomvang, van kleine, lokale operaties tot internationale ondernemingen.

In deze handleiding bespreken we:

• Wat zijn CMMS-programma's?
• Wie gebruikt CMMS?
• Hoe werkt CMMS?
• Voordelen van het gebruik van een CMMS
• Algemene kenmerken van CMMS-software
• De juiste CMMS selecteren
• Hoeveel kost CMMS-software?

Wat zijn CMMS-programma's?

Een CMMS is ontworpen om alle onderhoudsbeheeractiviteiten voor een enkele site of een hele onderneming te stroomlijnen. Zoals de naam al aangeeft, zijn dit softwareprogramma's die kunnen worden geïntegreerd met aanvullende hardware, zoals scanners en sensoren, om een ​​uitgebreid beeld van een faciliteit of magazijn te bieden. Er zijn een aantal gerelateerde softwaresystemen die vergelijkbaar zijn met een CMMS, en de functies ertussen kunnen elkaar soms overlappen. Hier is een overzicht van enkele vergelijkbare soorten softwareoplossingen die tegenwoordig door bedrijven worden gebruikt:

• Enterprise Asset Management (EAM) . Naarmate bedrijven groter worden, kan het moeilijker worden om elk afzonderlijk activum te volgen. Een EAM biedt een complete oplossing voor het beheren van activa op alle sites die een bedrijf beheert. Zeer vergelijkbaar met een CMMS, bevat een EAM vaak vergelijkbare functies naast integratie met een groter Enterprise Resource Planning (ERP) -platform. Deze verbinding geeft EAM-gebruikers de mogelijkheid om activa te volgen en te bewaken, naast het koppelen van kosten aan hun financiële bedrijfsactiviteiten.
• Faciliteitenonderhoud (FM) . Met FM-software kunnen gebruikers werkorders voor preventief onderhoud volgen en voltooien en basisinformatie voor elk activum bewaken. Deze functies zijn altijd opgenomen als een kerncomponent van CMMS-platforms.
• Preventief onderhoud (PM) . Dit is een ander type software dat zich richt op het proces van het voltooien van werkorders voor onderhoudsactiviteiten. Ze bevatten meestal kernfuncties voor het plannen, uitvoeren en volgen van al dit preventieve onderhoudswerk. Deze zijn vaak gegroepeerd met een zeer vergelijkbare reeks softwareprogramma's die bekend staat als werkorderbeheersystemen.
• Vlootonderhoud . Elk bedrijf dat een vloot van vrachtwagens of voertuigen exploiteert, heeft unieke overwegingen, waaronder het bijhouden van kilometers en routeplanning. Er zijn softwareprogramma's die de mogelijkheid bieden om deze details bij te houden, en je kunt ze ook vinden in sommige CMMS-platforms die zijn aangepast aan de behoeften van wagenparkbeheerders.

Wie gebruikt CMMS?

Onderhoudsbeheersoftware wordt nu gebruikt in bedrijven van elke omvang in verschillende sectoren over de hele wereld. Als u naar de drie belangrijkste bedrijfsgrootteniveaus kijkt, kunt u begrijpen waar uw bedrijf past en welke serviceniveaus mogelijk beschikbaar zijn:

• Grote ondernemingen . De meeste van deze bedrijven hebben al complete ERP-systemen en gebruiken een of andere vorm van EAM of CMMS om hun bedrijfsmiddelen te beheren. Een bedrijf van deze omvang moet heel bewust omgaan met verandering en vereist meestal maatwerk en talloze integraties van derden bij het evalueren van een nieuw systeem. De CMMS-platforms die aan de behoeften van grote ondernemingen kunnen voldoen, zijn meestal complexer en aanpasbaarder met duizenden potentiële functies.
• Middelgrote bedrijven . Een bedrijf dat als een middelgroot bedrijf wordt beschouwd, bevindt zich meestal in een overgangsfase en ondergaat een langdurig proces van het opzetten van robuuste basisprocessen en het opschalen van activiteiten. Ze vereisen misschien niet alle functies van volledig functionele EAM- en ERP-systemen, maar ze kunnen enkele unieke behoeften hebben die verder gaan dan de kernfunctionaliteit van een basis-CMMS. Het is belangrijk voor deze klanten om na te denken over de flexibiliteit van een nieuw CMMS-systeem en hoe het platform kan meegroeien met hun bedrijf.
• Kleine bedrijven . Dit segment van bedrijven wordt momenteel bediend door meer dan duizend CMMS-leveranciers. Een groot aantal opties kan software-evaluatie voor deze klanten moeilijk maken. De beste manier voor een klein bedrijf om een ​​CMMS te evalueren, is door de kernfuncties van het systeem, het gemak van implementatie en de mogelijkheid om aan de hoogste prioriteitsbehoeften te voldoen, te beoordelen.

Bij het evalueren van een CMMS en het opstellen van een resource- en opleidingsplan is het ook belangrijk om na te denken over de verschillende afdelingen binnen uw bedrijf die het systeem gaan gebruiken. Er zijn een aantal rollen die veel baat kunnen hebben bij het gebruik van een CMMS. Deze omvatten:

• Onderhoudsmanagers
• Faciliteit of Operations Manager
• Voorraadbeheerder
• Totaal Productief Onderhoud (TPM) Manager
• EH&S-personeel
• Technici
• Productiepersoneel
• Aannemers
• IT-afdeling

Bedrijven kunnen bijna elke combinatie van toegangsrechten voor hun CMMS kiezen. In sommige gevallen kan een lean-implementatie worden gebruikt, waarbij onderhoudsbeheer een van de enige bronnen is met toegang tot het systeem. In andere is de inspanning veel meer op samenwerking gericht en inclusief, waarbij een aantal afdelingen betrokken zijn. Binnen uw organisatie is het belangrijk om te overwegen wie erbij betrokken moeten zijn, welke verantwoordelijkheden zij hebben en hoe zij waarde kunnen toevoegen aan een CMMS-implementatie.

Hoe werkt een CMMS?

Een CMMS biedt een gecentraliseerd platform voor het beheer van alle onderhoudsactiviteiten. Dit platform verbindt operators, planners, leidinggevenden en andere bronnen op een manier die hen helpt hun werk effectiever uit te voeren. Het biedt ook zichtbaarheid en transparantie in belangrijke gegevens voor alle betrokkenen. Bij het nadenken over hoe een CMMS wordt gebruikt, zijn er vier belangrijke functies om in gedachten te houden:

• Probleemidentificatie . Wanneer er een probleem is in een fabriek of magazijn, helpt een CMMS om snel te identificeren wat er mis is en wat er moet gebeuren om het probleem op te lossen. Omdat het hele systeem is aangesloten, is het gemakkelijk om elk probleem te identificeren, zoals voorraadverlies, kostenoverschrijding of apparatuurstoring.
• Werkbeheer . De centrale functie van een CMMS is het helpen organiseren en voltooien van werkverzoeken voor preventief, voorspellend en correctief onderhoud. De software zal niet alleen tools hebben voor het loggen van werk, maar ook voor het beheren van goedkeuringen en het stroomlijnen van workflows.
• Hoofdoorzaak . Een effectief onderhoudsprogramma moet een gedefinieerd proces hebben voor het bepalen van de hoofdoorzaak van apparatuurstoringen of andere problemen. Door een CMMS te gebruiken om deze activiteit bij te houden en digitaal te maken, wordt het veel gemakkelijker om informatie over herhaalde storingen te vinden en de kennis van het hele team te gebruiken om robuuste oplossingen te vinden.
• Historische gegevens . Als het op records aankomt, is een CMMS een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat uw archief accuraat is en goed voorbereid op eventuele audits of historische beoordelingen. Een digitaal archief is ook de beste manier om informatie-uitwisseling tussen uw team en eventuele externe contractanten of belanghebbenden snel en effectief te maken.

Voordelen van het gebruik van een CMMS

Het gebruik van een CMMS houdt uw hele bedrijf georganiseerd en heeft een aantal voordelen ten opzichte van traditionele methoden en handmatige tracking. Enkele van de belangrijkste voordelen van een CMMS zijn:

• Effectieve onderhoudsplanning en -planning
• Werkorderbeheer
• Verminderde overuren
• Verbeterde veiligheid
• Zakelijke transparantie
• Verminderde uitvaltijd van apparatuur
• Minder papierwerk
• Verbeterde productiviteit
• Nauwkeurige voorraadtellingen van reserveonderdelen
• Clear statistieken, KPI's en rapportage

Een deel van de uitdaging bij het kiezen van een CMMS is het vinden van een systeem met een balans tussen functies en waarde die goed aansluiten bij de behoeften van uw organisatie. Om de voordelen van een CMMS te maximaliseren, zelfs als u er al een heeft, moet u regelmatig nagaan of u profiteert van de belangrijkste voordelen en eventuele nieuwe functies die zijn uitgebracht.

Algemene kenmerken van CMMS-software

Een CMMS is een veelzijdig platform dat draait om een ​​aantal belangrijke functies die allemaal gekoppeld zijn aan een centrale database. Begin bij het evalueren van software altijd met deze kernfuncties om ervoor te zorgen dat ze zijn ontworpen op een manier die goed aansluit bij uw behoeften. Hoewel de meeste CMMS-softwareprogramma's deze functies zullen bevatten, kunnen ze zeer verschillende tools en configuratie-opties bieden.

Werkorderbeheer . Zoals eerder vermeld, vormt werkorderbeheer de kernfunctie van alle CMMS-systemen. Een effectieve workflow voor werkorderbeheer stelt gebruikers in staat om eenvoudig de werkorderstatus te bekijken, personeel en onderdelen toe te wijzen en de voltooiing van de werkorder te verwerken. Daarnaast bieden veel van de toonaangevende CMMS-platforms ook de mogelijkheid om:

• Informatie over de hoofdoorzaak toewijzen
• Automatiseer het aanmaken van nieuwe werkorders
• Voeg aanvullende documentatie toe aan individuele bestellingen
• Automatisch werkorders genereren voor triggers voor preventief onderhoud

Voorraadbeheer . De typische faciliteit kan mogelijk duizenden afzonderlijke onderdelen en accessoires bevatten die nodig zijn om de apparatuur ter plaatse te onderhouden. Een CMMS omvat meestal ondersteuning voor het beheer van deze voorraad, inclusief hulpmiddelen voor het organiseren van leveranciers, het beoordelen van kosten en het instellen van voorraadniveaus.

Arbeidsmanagers t. Personeel, zowel intern personeel als aannemers, vormt een belangrijke hulpbron voor het uitvoeren van onderhouds- en facilitaire activiteiten. Gegevens zoals salaris, diensten en certificeringen kunnen meestal binnen een CMMS worden bijgehouden en geven een duidelijk beeld van wie beschikbaar is en voor welk soort werk.

Activabeheer . We noemden hierboven al dat EAM- en CMMS-systemen vaak met elkaar worden vergeleken, waarbij beide vermogensbeheer als kernfunctie bieden. Hoewel de functies voor het volgen van activa misschien niet zo uitgebreid zijn in een CMMS in vergelijking met een EAM, zullen de meeste systemen een activaregister, gedefinieerde apparatuurlocaties en prestatiegegevens bevatten. Een belangrijke variabele onder CMMS-platforms is ondersteuning voor randapparatuur van derden, zoals meters, sensoren en andere apparatuur die kan worden gebruikt voor het in realtime bewaken van apparatuur.

De juiste CMMS selecteren

Het is een goed idee om een ​​projectteam te vormen om een ​​CMMS voor uw bedrijf te evalueren en te selecteren. Als u dit doet, blijft uw team gefocust op een geschikte deadline en budget om uw algehele project op schema te houden. Daarnaast kunt u enkele van deze belangrijke stappen overwegen bij het plannen van uw evaluatie:

1. Begin met het overwegen van de omvang van uw bedrijf en de belangrijkste strategische prioriteiten die een CMMS kan ondersteunen. Dit zal u helpen bij het selecteren van een geschikte initiële reeks functies voor een ideaal CMMS waarmee u meteen een lijst met potentiële leveranciers kunt verfijnen.
2. Vergelijk uw gewenste functies met elk systeem en elimineer alle functies die niet goed passen bij uw bedrijfsomvang of die bruikbaarheidsbeperkingen hebben die een negatieve invloed kunnen hebben op uw implementatie.
3. Bekijk de ondersteunde hardware, integraties van derden en eventuele API-functies die voor elke optie beschikbaar zijn. Dit is een goed moment om echt te vergelijken hoe een CMMS kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen en processen.
4. Bespreek trainings- en ondersteuningsopties met elke leverancier, inclusief eventuele extra kosten in verband met de uitrol en het onderhoud van software. Veel bedrijven hebben verschillende manieren om deze vergoedingen te berekenen, en het is van vitaal belang om het belang en de kosten van doorlopende opleidingsbehoeften niet te onderschatten.
5. Na het voltooien van een eerste beoordeling, kunt u een uitgebreide ROI samenstellen voor uw CMMS-implementatie en de voordelen vergelijken met uw definitieve lijst van providers.

Hoeveel kost CMMS-software?

Leveranciers van CMMS-software bieden hun klanten meestal een of meer van de volgende basistariefplannen aan. Deze opties worden weergegeven in volgorde van algemene voorkeur van kleinere bedrijven tot grotere. De meeste kleinere bedrijven zouden de beste waarde vinden door abonnementen te kiezen die per gebruiker in rekening worden gebracht, terwijl grote organisaties rekening moeten houden met de mogelijke voordelen van onbeperkte abonnementen of abonnementen die voorzien in meer uitgebreide behoeften.

• Per gebruiker, per maand . Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende CMMS-kostenstructuur die tegenwoordig wordt gezien, waarbij de prijs is gebaseerd op een maandelijks bedrag voor elke gebruiker van het systeem. Soms wordt dit berekend op basis van het aantal gelijktijdige gebruikers dat op een bepaald moment op het systeem actief is. In andere gevallen is het gebaseerd op het aantal actieve gebruikers dat in het systeem is geregistreerd. Mogelijk ziet u ook gedifferentieerde prijzen op basis van het toegangsniveau dat voor elke persoon nodig is, zoals een facility manager versus een onderhoudstechnicus.
• Per maand . In het geval van een eenvoudig abonnement per maand, vindt u meestal prijzen die variëren op basis van het aantal gebruikers, locaties of functies die worden aangeboden. Er kunnen ook grote verschillen zijn op basis van het niveau van maatwerk en ondersteuning door de leverancier.
• Eenmalige licentiekosten . Meestal gereserveerd voor grotere ondernemingen die volledige controle over de implementatie willen, bieden sommige leveranciers software aan tegen een eenmalige vergoeding. Deze optie omvat hogere licentiekosten vooraf die de klant dan meestal onbeperkte toegang geven tot veel functies en de mogelijkheid van kostenbesparingen op de lange termijn.

Neem naast de directe softwarekosten ook eventuele secundaire bronnen mee, zoals kosten voor training, ondersteuning, onderhoud en implementatie. Dit is vooral belangrijk bij het beoordelen van uw ROI en om ervoor te zorgen dat u de tastbare waarde en het voordeel van uw nieuwe CMMS-systeem kunt kwantificeren.

Meer lezen over CMMS-software

Bezoek de volgende bronnen voor meer informatie over CMMS-software:

• Gids voor CMMS-acquisitie en implementatie (FT-onderhoud)
• De rol van CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Principes van CMMS-implementatie (ResearchGate)
• Gids voor het selecteren van een CMMS (Dude Solutions)
• CMMS:uw gids voor succes (FMX)
• CMMS, CAFM en EAM:uw gids voor Facility Management-software (Accruent)
• Een gids voor stressvrije CMMS-implementatie (Real Asset Management)
• Een case study van CMMS-vereisten (Science Direct)
• CMMS-gids (onderhoudsverzorging)
• CMMS-systemen (WBDG)