Gids voor facility management:operationele en managementstrategieën, projectmanagement, leiderschap en meer

Facility management, of FM, is een brede discipline die een verscheidenheid aan industrieën omvat, van voedsel tot technologie, productie tot e-commerce en meer. Maar hoewel de kern van elk bedrijf totaal anders kan zijn dan zelfs de naaste concurrentie, zijn succesvolle facility managementpraktijken gemakkelijk uitwisselbaar van onderneming tot onderneming. In feite is het een van de weinige functietitels die te vinden zijn in, in principe, elke kleine tot grote organisaties, inclusief openbare entiteiten, zoals scholen en ziekenhuizen, tot particuliere bedrijven, zoals bedrijven die hun inventaris in magazijnen beheren.

Maar afgezien van de wederzijdse tendensen, moeten procedures en technieken voor facility management zeer gespecialiseerd zijn voor het bedrijf waarin ze worden gebruikt. Omdat de discipline complexe details omvat, waaronder planning van bedrijfscontinuïteit en zelfs brandveiligheid, is het van cruciaal belang dat uw organisatie een holistische kijk biedt op de procedures voor facility management.
In deze gids bespreken we:

• De kerncompetenties van Facility Management
• Operations en managementstrategieën
• Projectbeheer voor gestroomlijnde faciliteiten
• Beste leiderschapspraktijken voor facility managers
• Aanvullende bronnen over Facility Management

De kerncompetenties van Facility Management

Volgens de International Facilities Management Association (IFMA) is facility management een interdisciplinaire praktijk die "denkt aan de coördinatie van mensen, plaats, proces en technologie." Uitgesplitst betekent dit dat een facility manager verantwoordelijk is voor het succes van alle facetten van de faciliteit, inclusief organisatie, veiligheid, beveiliging en onderhoud, samen met de belangrijkste, dagelijkse operationele praktijken.
Het lijkt misschien een overweldigende taak om één persoon of een klein team is een overweldigende baan - maar wat belangrijk is om te onthouden is het feit dat facility management slechts één aspect is van wat een gezond bedrijf maakt. Simpel gezegd, alle benodigde afdelingen moeten samenwerken met facilitaire managers om het algehele succes van een bedrijf op te bouwen.
Dit is wat de discipline van facility management omvat - en waarom slecht management gemakkelijk kan leiden tot de ondergang van een organisatie:

• Veiligheid –  Het is de taak van het facility management team om de veiligheid te waarborgen van alle medewerkers en klanten die het pand bezetten. Deze verantwoordelijkheid omvat alle mogelijke milieu-gezondheids- en veiligheidskwesties, met name die met betrekking tot het gebouw en de uitrusting ervan. Als u dit niet doet, kan dit serieuze zaken betekenen in de vorm van boetes, verloren zaken of zelfs vervolging als zou worden geoordeeld dat de nalatigheid van de manager of het bedrijf slachtoffers of blijvende milieuschade heeft veroorzaakt. Brand staat bijvoorbeeld meestal bovenaan de radar van facility managers, omdat het een vermijdbare tragedie is die, mits voldoende voorbereid, levens en waardevolle inventaris kan redden. Een gedegen facility management team kan haar bedrijf het beste beschermen door te garanderen dat alle onderdelen van de faciliteit up-to-code zijn, haar medewerkers goed zijn opgeleid en alle vergunningen en certificaten volledig geldig zijn. Deze functie omvat alles, van veilige en efficiënte verlichting tot vloerkeuzes.
• Beveiliging –  Wat het belang betreft, komt de veiligheid van de faciliteit op de tweede plaats, nog een ander belangrijk stuk van de puzzel waar het facilitair managementteam een ​​antwoord op moet geven. Hoewel grotere bedrijven of bedrijven met bijzonder dure inventaris of apparatuur de verstandige keuze kunnen maken om hun beveiligingsbehoeften uit te besteden in de vorm van een particulier bedrijf, is het nog steeds de rol van de facility manager om ervoor te zorgen dat het bedrijf competent presteert. Technologische vooruitgang zoals biometrie en wearables maken het mogelijk om strikte toegangscontrole te handhaven voor zwaar beveiligde gebieden, maar het is aan facility managers om op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen en slimme investeringen in beveiligingstechnologie te doen. Naast de algemene veiligheid is het ook belangrijk dat het facility management team over de technologische knowhow beschikt om de duurste hardware te beschermen en te onderhouden. Deze rol is van cruciaal belang omdat het dubbel bevestigt dat activa net zo goed worden beschermd als de veiligheid van de gemeenschap.
• Onderhoud en inspecties –  Ongeacht de focus van de organisatie, een van de meest achteloze dingen die een facility managementteam kan doen, is verslappen van zijn onderhoudstaken voor gebouwen. Elk onderdeel van het gebouw, inclusief geïnstalleerde machines zoals HVAC-systemen, moet worden onderhouden door het facility managementteam. Omdat sommige faciliteiten talloze elementen bevatten die regelmatig onderhoud nodig hebben, helpt het opstellen en volgen van strikte onderhoudsschema's ervoor te zorgen dat alle bewegende en permanente delen van de faciliteit up-to-date blijven en tot ver in de toekomst werken. Naast algemeen onderhoud zijn inspecties ook iets waar facility managementteams altijd klaar voor moeten zijn. Ze kunnen het bedrijf voorbereiden door, indien nodig, interne inspecties uit te voeren op de vele formele wettelijke inspecties die ze jaarlijks kunnen ondergaan. Natuurlijk moet het team ook rekening houden met elke keer dat de faciliteit een grote verandering ondergaat in hardware, voorraadniveau of capaciteit - en ze moeten ook alle wetswijzigingen in de gaten houden die van invloed kunnen zijn op hun huidige procedures.
• Planning bedrijfscontinuïteit –  Onderdeel van het leiden van een effectief facility management team betekent plannen voor 'worst case scenario's'. Dit betekent dat elk team met de nodige bevoegdheden moet gaan zitten om een ​​plan te bedenken voor het geval zich een ramp voordoet en het bedrijf het zich niet kan veroorloven om de activiteiten stil te leggen. Stel dat een gemeenschapsschool een grote brand doormaakt en de autoriteiten het hele hoofdgebouw als total loss beschouwen. De community college bevindt zich momenteel midden in een semester dat niet kan worden ingekort - dit is een situatie waarin voorafgaande planning van de bedrijfscontinuïteit van cruciaal belang is. Als dit in het bovengenoemde scenario was gebeurd, zou het facility managementteam al alternatieve locaties hebben bedacht om lessen te houden en de administratieve taken van de organisatie uit te voeren. Naast de nieuwe locatie zou het team al een solide plan hebben gemaakt voor de beveiliging, het onderhoud en de hardware van de tijdelijke faciliteit.
• Dagelijkse operationele taken -  Naast het dienen als veiligheids- en beveiligingscontacten voor de faciliteit, is het ook belangrijk dat facility managementteams zijn georganiseerd om de inherente dagelijkse uitdagingen die zich kunnen voordoen, aan te pakken. Afhankelijk van hoe de organisatie is gestructureerd, kan dit van alles zijn, van het repareren van een lekkend dak in het damestoilet tot zelfs het repareren van een vastgelopen faxapparaat.

Ongeacht de grootte van de organisatie, het is essentieel dat de hogere mensen een faciliteit opzetten manager die een betrouwbaar, competent team kan inhuren of uitbesteden. En omdat niet elk bedrijf vol zit met veiligheidsbewuste individuen, is het de taak van deze manager om op te treden als pleitbezorger voor de werknemers en/of klanten die hun faciliteit bezetten. Dit niveau van vasthoudendheid en aandacht voor detail in het spectrum van facility management is noodzakelijk - het kan zelfs een bedrijf of zelfs een leven redden.

Operations en managementstrategieën

De huidige voorzittende wereldwijde facility management-organisatie, de International Facility Management Association, roept deze leiders op om een ​​meer tactische en slimme aanpak te volgen als het gaat om het beschermen van de toekomst van hun bedrijfseigendommen.
In de Strategic van de IFMA Faciliteitsplanning whitepaper roept de organisatie facility managers op om SFP (strategische facility planning) uit te voeren, omdat het "fouten, vertragingen, teleurstellingen en ontevredenheid van de klant helpt voorkomen". Naast de bovengenoemde veiligheids- en onderhoudszware verantwoordelijkheden, wil de IFMA dat managers verder gaan kijken dan hun normale taken, zodat ze beter kunnen helpen bij de efficiëntie van hun organisaties.
Om dit effectief te doen, moeten managers twee dingen samenstellen :1) een strategisch inrichtingsplan en 2) een masterplan voor de inrichting. Laten we eens kijken hoe ze de algehele productiviteit van het bedrijf beter kunnen versterken:

• Strategisch faciliteitsplan (SFP) –  Om een ​​uitgebreide SFP samen te stellen, spoort de IFMA managers aan om eerst kennis te maken met drie zeer belangrijke zaken:de kernwaarden of veranderende waarden van de organisatie en hoe faciliteiten de waarden moeten weerspiegelen, het opstellen van een diepgaande analyse van de faciliteit , inclusief locatie, capaciteit en conditie, en, ten slotte, een fundamenteel begrip van hoe de doelen van de organisatie kunnen zorgen voor het verhogen of verlagen van faciliteiten met betrekking tot faciliteiten. Als de manager elk van deze benchmarks met de juiste afdelingen kan bevestigen en een manier kan vinden om de ambities van hun organisatie te ondersteunen en tegelijkertijd effectieve dagelijkse praktijken uit te voeren, dan zullen ze fungeren als een echt "strategisch" ondersteuningssysteem. Deze mix van "huidig" en "toekomst" stelt alle betrokken partijen in staat om op de meest effectieve manier met veranderingen om te gaan wanneer deze zich voordoen.
• Faciliteitsmasterplan -  Elke facility manager zou al constant het masterplan van hun faciliteit moeten herwerken, een raamwerk dat kijkt naar de "fysieke omgevingen waarin de gebouwen zijn opgenomen", maar dat betekent niet dat elk zo uitgebreid is als het zou kunnen zijn. Laten we eens kijken naar wat een holistisch masterplan is dat rekening houdt met zowel de dagelijkse taken als de analyses van het toekomstige ruimtegebruik.

Dit is wat een faciliteitsmasterplan moet bevatten:

1. Zoning, regelgeving, convenantbeoordelingen
2. Beschrijvingen van ruimtestandaarden/benchmarks
3. Programma van ruimtegebruik
4. Werkstroomanalyses
5. Technische beoordeling en plan
6. Blok-, pas- of stapelplannen
7. Concept siteplan of campusplan
8. Architecturale beeldconcepten
9. Langetermijnonderhoudsplan
10. Bouwschattingen
11. Fase- of volgordeplan (de volgorde of projecten)

Zodra een facility manager het juiste voetwerk doet om contact te maken met alle afdelingen die van invloed zijn op hun faciliteit, zijn ze beter toegerust om hun organisatie te ondersteunen bij het maken van winstgevende stappen in de toekomst.

Projectbeheer voor gestroomlijnde faciliteiten

Omdat de naam van het spel voor facility managers veiligheid, onderhoud en planning is, zal het je vast niet verbazen dat de manager ook een waslijst aan projecten moet ontwikkelen en uitvoeren om ervoor te zorgen dat alles op en in het gebouw soepel verloopt. .
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe projectmanagementtactieken de algehele efficiëntie van een faciliteit kunnen stroomlijnen:

• Het opstellen van projectplanningen die zowel de omvang als de budgettaire behoeften omvatten
• Het adviseren van alle werknemers, inclusief werknemers en consultants, over ontwikkeling en werkvoortgang
• Het bijhouden van transparante databases voor elk project om ervoor te zorgen dat hoger opgeleiden in realtime op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen in planning, budget of mankracht
• Het opstellen van uitgebreide trainingsschema's om ervoor te zorgen dat alle medewerkers naar behoren zijn gecertificeerd voor eventuele wijzigingen in de regelgeving
• Het maken van budgetramingen voor alle voorgestelde bouwprojecten
• Het coördineren van eventuele service- of onderhoudsupgrades voor de systemen van de faciliteit
• Vergaderingen houden en goedkeuring krijgen voor noodzakelijke aanpassingen aan de ruimte die nodig kunnen zijn voor de modernisering van de ruimte
• Ontwikkelen van interne auditprocessen om ervoor te zorgen dat aan alle toepasselijke wettelijke normen wordt voldaan, inclusief de nieuwe ISO 41001, Faciliteitsbeheer – Managementsystemen – Vereisten met gebruiksrichtlijnen

Screenshot via ISO

Natuurlijk moeten alle infrastructuurproblemen eerst . worden aangepakt is van het grootste belang voor het waarborgen van de veiligheid en beveiliging van de faciliteit.

Beste leiderschapspraktijken voor facility managers

Zoals u al vermoedde, is facility management een grote, vaak complexe taak die een sterke, vooruitstrevende en vooral verantwoordelijke vereist. leider die zo holistisch mogelijk nadenkt over de behoeften van hun faciliteit. Naast het bezitten van deze kwaliteiten, hebben de best geïnformeerde managers ofwel jarenlange ervaring in de industrie of hebben ze een gespecialiseerde graad in de discipline behaald. Permanente educatie is ook gebruikelijk in het veld en er zijn een aantal cursussen voor facilitair management die facility managers kunnen helpen op de hoogte te blijven van de huidige trends en best practices.

Dus nu we een idee hebben van hoe een ervaren facility manager eruit zou kunnen zien op papier , laten we ons verdiepen in de meest effectieve leiderschapspraktijken die ze kunnen implementeren om de veiligheid en efficiëntie van hun organisatie te garanderen:

• Ze staan ​​op dezelfde lijn als de hogergeplaatsten met betrekking tot de toekomst –  Zoals overal in deze gids vermeld, betekent een krachtige facility manager vooruitkijken naar de toekomst. Van het opstellen van bedrijfscontinuïteitsplannen in het geval van een ramp tot het onderhouden van een open communicatielijn met andere afdelingen, de manager begrijpt dat ze alleen een echte leider zullen zijn als hun faciliteit en personeel klaar zijn om met de veranderingen om te gaan.
• Ze weten hoe ze moeten plannen en budgetteren –  Faciliteitsmanagers kennen de huidige waarde van elk onderdeel van de infrastructuur van hun faciliteit - en hoeveel het kost om te upgraden. Ze hebben ook een scherp begrip van hoe hun budgettaire behoeften in de toekomst kunnen wegebben en stromen, zodat ze nauwkeurig budgettaire wijzigingen kunnen voorstellen aan de bevoegdheden die er zijn.
• Ze hebben gevoel voor het ontwikkelen van een geweldig team –  Afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie, kan de facility manager verantwoordelijk zijn voor het inhuren en opleiden van de facilitaire medewerkers, aannemers of zelfs consultants. Dit betekent dat de manager een aangeboren begrip moet hebben van de taken en beperkingen van elke functie en hoe ze het beste kunnen samenwerken om het meest capabele team mogelijk te maken. Onthoud dat deze teamleden uiteindelijk de controle hebben over de veiligheid en beveiliging van de faciliteit, zeer belangrijke taken die een organisatie kunnen breken met betrekking tot aansprakelijkheid als er iets mis zou gaan.
• Ze zijn bereid om te luisteren –  Het is niet meer dan normaal dat faciliteitsmanagers gefrustreerd raken als hoger opgeleiden roepen om grote ploegen die fysiek niet verbonden zijn met de faciliteit, maar dat betekent niet dat ze fout hebben . Dynamische leiders werken samen met alle afdelingen door te luisteren naar hun proposities en ideeën. Door dit te doen, creëren ze een open, veilige communicatielijn die, ongeacht de uitkomst, de interdepartementale relaties zal versterken.

Facility management is een uitdagende baan, en het wordt steeds complexer naarmate technologische vooruitgang oude processen omvormt tot nieuwere, gestroomlijnde benaderingen. De beste facility managers weten precies hoe ze slimme technologie-investeringen moeten balanceren die de efficiëntie verhogen en tegelijkertijd risico's minimaliseren (bijv. fiscale en veiligheidsrisico's) voor een positieve invloed op het resultaat. Kortom, facility management is tegenwoordig de ruggengraat van activiteiten in een groot aantal industrieën.

Aanvullende bronnen over Facility Management

Bezoek de volgende bronnen voor meer informatie over de beste praktijken voor facility management:

• IFMA-kennisbibliotheek
• De essentie van facility management en leiderschap
• Herdefiniëren van de executive view van facility management
• Opvolgingsplanning voor facility managers
• 6 manieren om kostenleiderschap in facility management te stimuleren
• 6 essentiële kenmerken van facility managers
• Een korte geschiedenis van facility management
• Faciliteitenbeheertraining
• Hoe belangrijk is facility management?
• Top 10 redenen waarom uw bedrijf een Facility Management-professional zoals u nodig heeft

Producten en trackingoplossingen van Camcode:

• Locatielabels magazijnstellingen
• Barcodelabels
• Magazijnlocatielabels
• UID-tags
• Tags voor voorraadbeheer
• Bewegwijzering magazijn gangpad
• Tags voor metalen uitrusting
• Magazijnborden
• Aangepaste folielabels