Top 10 dingen die een vastgoedbeheerder moet doen voor 2017

Vastgoedbeheerders voor organisaties en bedrijven zijn belast met het bijhouden van de inventaris van fysieke activa. Dit is geen sinecure als uw bedrijf te maken heeft met honderden of duizenden producten of een verscheidenheid aan hulpmiddelen en fysieke middelen gebruikt om diensten te verlenen.
Het einde van het ene jaar, en het begin van het volgende, is een nog drukkere tijd voor degenen op het gebied van vastgoedbeheer. Het bepalen van de voorraad, afschrijvingen en verliezen aan het einde van het jaar voor belastingdoeleinden en tegelijkertijd voorspellingen van het voorraadbudget voor het volgende jaar maken, kan snel rommelig en complex worden zonder een solide activabeheersysteem. Hier zijn 10 manieren om je voor te bereiden op 2013.

1. Analyseer het voorraadgebruik van vorig jaar. De meeste bedrijven willen graag zicht hebben op het budgettaire plaatje bij het ingaan van een nieuw jaar. Tenzij u van plan bent en documentatie en bewijs levert van de fondsen die u nodig heeft voor 2013, zou u halverwege het jaar te weinig geld kunnen hebben. De beste manier om deze voorspellingen te doen, is door het voorraadgebruik voor het lopende jaar te analyseren en die gegevens te vergelijken met trending gebruikspatronen, zoals stijgingen of dalingen in de loop van de tijd of tijdens seizoensperioden.
   
2. Zorg voor kwaliteitsbeheer. Hoeveel bestellingen heeft u in 2012 geplaatst en van welke leveranciers? Welke leveranciers leveren goedkopere producten of bieden betere service? Heeft u last van vertraagde leveringen? Het verminderen van de kosten kan zo simpel zijn als kijken naar wat werkt en wat niet. Blijf bij de efficiëntere aanbieders en geef minder uit aan voorraad. Door een evaluatie- en garantiesysteem te implementeren, kunt u potentiële leveranciers meten voordat u ooit zaken met hen doet.
   
3. Definieer optimale voorraadniveaus opnieuw. Naast leveranciers- en voorraadkwaliteitsbeheer is het optimale voorraadniveau een kritische factor in het succes van een bedrijf. Te veel voorraad bij de hand legt beslag op het werkkapitaal en drijft de holding- of verwerkingskosten op, waardoor het bedrijf sterk wordt belemmerd om vooruit te komen. Te weinig voorraad leidt tot tal van problemen, variërend van ontevreden klanten tot verloren productiviteit op het gebied van productontwikkeling of productie. Het optimale voorraadniveau brengt beide aspecten in evenwicht en maakt voorwaartse vooruitgang mogelijk.
   
4. Onbruikbare voorraad opruimen. Als u voorraad vasthoudt met kwaliteitsproblemen, doet het weinig meer dan anders waardevolle ruimte in beslag nemen. Verdien zo mogelijk geld met onbruikbare voorraad of ruim deze op door deze te doneren of te recyclen.
   
5. Plan een regelmatig onderhoudsplan voor 2013. Vastgoedbeheerders zijn niet alleen verantwoordelijk voor het controleren van de voorraad, maar zorgen er ook voor dat de apparatuur naar behoren functioneert om productiviteitsverlies te voorkomen. Vastgoedbeheerders zijn niet alleen verantwoordelijk voor het controleren van de voorraad, maar zorgen er ook voor dat de apparatuur naar behoren functioneert om productiviteitsverlies te voorkomen. Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) zijn een gemakkelijke manier om gegevens te verzamelen voor het volgen van werkorders of het bewaken van de condities. CMMS-activatags met streepjescodes maken het verzamelen van deze informatie sneller, goedkoper en nauwkeuriger dan handmatige gegevensverzameling.
   
6. Maak de balans op met vooraf ingestelde intervallen. Als u verantwoordelijk bent voor het bijhouden van de voorraad en er is plotseling een tekort, raad eens wie de schuldige is? Verwisselde zendingen, onjuiste bestellingen, vervangende producten en zelfs de ongelukkige realiteit van diefstal door medewerkers kunnen grote schade aanrichten aan uw nummers. Hoe kunt u uw producten in 2013 veiliger houden? Door vaker de balans op te maken, kunnen kleine verliezen worden opgespoord voordat ze grote problemen worden.
   
7. Verhoog de veiligheidsmaatregelen. Het is een ongelukkige realiteit dat diefstal een steeds groter probleem is in termen van voorraadbeheer. Maar het gebruik van beveiligingslabels op elk stuk inventaris - of op zijn minst items met een hogere waarde - biedt een onfeilbare manier om de locatie van elk activum te volgen. Er zijn verschillende soorten verzegelde labels beschikbaar die potentiële dieven kunnen afschrikken.
   
8. Beoordeel uw volgsysteem opnieuw. Hoe houdt u uw inventaris bij, inclusief hoeveel er de deur uit gaat en wanneer? Als uw bedrijf net begint, heeft u misschien geen goed afgestemd voorraadbeheersysteem. Er zijn tientallen softwaretoepassingen die u hiervoor kunt gebruiken. Nu investeren in een bewezen systeem bespaart u later veel kopzorgen.
   
9. Evalueer uw softwareleveranciers. Als u al een soort geautomatiseerd voorraadbeheersysteem gebruikt, hoe complex is uw huidige installatie dan? Gebruikt u verschillende programma's voor verschillende aspecten van voorraadbeheer? Als u gegevens verzamelt uit programma's die de boekhouding en fysieke tellingen afzonderlijk bijhouden en Excel-draaitabellen gebruikt om uw gegevens te analyseren en voorspellingen te doen, is er een eenvoudigere manier. Sommige voorraadbeheersystemen behandelen meerdere facetten van voorraadbeheer en hebben ingebouwde analysetools.
   
10. Krijg meer grip op elk stuk inventaris. Als u een handmatig volgsysteem gebruikt, kan menselijke invloed een grote rol spelen bij ongelukken. Het gebruik van een gevestigd systeem voor het volgen van activa met activatags of barcodelabels zal een niveau van menselijke tussenkomst verminderen, waardoor u zowel nauwkeurigheid als efficiëntie krijgt. Gecombineerd met een solide softwaretoepassing voor het bijhouden van activa en voorraad, zal uw werk in 2013 als een goed geoliede machine lopen.

Vastgoedbeheerders zijn altijd op zoek naar betere, efficiëntere manieren om de vele aspecten van hun werk aan te pakken. Asset-tags en asset-trackingsystemen vormen de basis voor het verlagen van overhead- en andere bedrijfskosten, het verhogen van de omzet door verhoogde productiviteit en kwaliteitsverbetering en bieden ook een duidelijker beeld van de algehele organisatie en lokaliseren de beslissingen die het bedrijf vooruit zullen helpen.