In een crisis kunnen fabrikanten kijken naar Kata:een aloude weg naar succes verkennen

Geschreven door:Sarah Burlingame

Lean manufacturing is meer dan het verbeteren van een paar processen. Duurzaam lean-succes vereist een bedrijfsbrede cultuur van dagelijkse continue verbetering. Bedrijven die hun mensen ontwikkelen om wetenschappelijk te denken, gebruikmakend van feiten en gegevens om hun beslissingen te sturen, zijn vaak degenen die hun doelen het meest succesvol bereiken. kata oefenen promoot deze manier van denken, die bedrijven kan helpen wendbaarder en concurrerender te worden, niet alleen om te overleven, maar ook om te gedijen in de huidige pandemische crisis.

Kata is een Japans woord dat verwijst naar een gestructureerde manier van doen of gedragspatroon. Als senior projectmanager voor TDO (Train Develop Optimize), onderdeel van het New York Manufacturing Extension Partnership Center en het MEP National Network, werk ik met kleine en middelgrote fabrikanten om kata te oefenen , of gedrag, en pas aanvullende hulpmiddelen en technieken voor lean manufacturing toe om zakelijke uitdagingen op te lossen. Dit geeft hen een concurrentievoordeel in de grotere metro van Philadelphia.

Tijdens stressvolle situaties zoals een pandemie, is het de menselijke natuur om overweldigd te raken en de focus te verliezen. Maar kata coaching kan management en medewerkers op koers houden. De Toyota kata raamwerk kan een stabiliserende kracht zijn om fabrikanten door ruw terrein en onzekerheid te loodsen, terwijl het hen helpt wendbaar genoeg te worden om te reageren op veranderingen in hun omgeving.

De verbetering kata

De verbetering kata model, gebaseerd op Toyota Kata door Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), is ontworpen om fabrikanten te helpen bij het ontwikkelen van essentiële wetenschappelijke denkvaardigheden bij hun mensen. Het model is gebaseerd op vier stappen die worden aangestuurd door coachingsvragen om management en medewerkers te begeleiden tijdens hun continue verbeteringstraject.

De verbetering kata dient als basis voor fabrikanten die door een crisis navigeren, zoals het naleven van federale en lokale overheidsmandaten om faciliteiten veilig te openen tijdens de pandemie. Het bouwen van deze basis begint met meedogenloos focussen op richting. Gebruik de onderstaande modelvragen om uw voortgang bij elke stap te beoordelen.

1. Stel de uitdaging in

Door kata te oefenen en door wetenschappelijk denken toe te passen, kunnen bedrijven niet alleen nadenken over hun uitdaging door gebruik te maken van kwantitatieve maatstaven zoals cijfers en routinematige werkwijzen, maar ook in termen van waar ze als bedrijf moeten zijn.

Stel uzelf de vraag:waar moet uw bedrijf de komende 12 tot 18 maanden staan? Stel een duidelijk doel vast, waaronder gewenste prestatiestatistieken, specifieke bedrijfspatronen of andere bedrijfsgerelateerde resultaten die moeten worden bereikt.

2. Begrijp de huidige toestand

Zodra een uitdaging is geïdentificeerd, is de volgende stap om de huidige toestand duidelijk te begrijpen, in wezen "waar je nu bent". Dit is het geheim van kata succes:duidelijkheid krijgen over waar je nu bent, waar je moet zijn en welke obstakels je in de weg staan.

Dit kan via verschillende benaderingen. Een gedetailleerde proceskaart is een hulpmiddel dat soms wordt gebruikt om gegevens en waargenomen bedrijfspatronen te verzamelen en te visualiseren. Fysiek naar de gemba gaan - de plaats waar de actie plaatsvindt - zorgt ervoor dat de meest actuele en nauwkeurige informatie wordt verzameld.

Om tot uw huidige toestand te komen, beschrijf de manier waarop uw bedrijf vandaag werkt. Hoe presteert u? Hoe zien uw processen en werkomgeving eruit? Hoe gebruikt u bronnen?

Een grondig begrip van de huidige toestand zal nuttig zijn bij het bepalen van de eerste doeltoestand. Denk aan de doelconditie als wat er in de toekomst moet gebeuren dat nu niet gebeurt, of omgekeerd, wat niet zou moeten gebeuren in de toekomst dat nu gebeurt. Bij het bepalen van een relevante doelconditie is het belangrijk om een ​​doel te overwegen dat waarschijnlijk moet worden bereikt om u dichter bij de algehele uitdaging te brengen.

Zodra een doelconditie is vastgesteld en je een duidelijke bestemming hebt, begint nu het leuke gedeelte. Uitzoeken hoe je op een bestemming kunt komen, kan bezaaid zijn met onbekenden, en dat is OK. Als alles al bekend was, dan was je er al geweest.

3. Stel de volgende doelvoorwaarde in

Stel een doel voor jezelf dat een tot twee weken uit is. Het doel (doelconditie) moet iets zijn dat, als het wordt bereikt, u dichter bij het bereiken van uw uiteindelijke doel zal helpen.

Houd bij het bepalen van uw volgende doelconditie rekening met dingen die vandaag gebeuren die in de toekomst niet kunnen gebeuren, of dingen die vandaag niet gebeuren en die in de toekomst moeten gebeuren. Als je eenmaal je eerste doelconditie hebt vastgesteld, vraag jezelf dan af:waarom ben ik nog niet bij mijn doel? De antwoorden op uw vraag zullen obstakels aan het licht brengen die u ervan weerhouden al uw gewenste doelconditie te bereiken.

4. Experimenteer in de richting van de doelconditie

Kies een van de obstakels die ervoor zorgen dat je niet al in je doelconditie bent. Bepaal een actie om te proberen waarmee je iets nieuws kunt leren met betrekking tot het obstakel dat je hebt gekozen, en probeer het!

Als je eenmaal een experiment hebt voltooid, heb je ofwel iets nieuws geleerd om je te helpen het obstakel te verwijderen, ofwel heb je extra obstakels ontdekt die mogelijk moeten worden aangepakt. Hoe dan ook, je hebt geleerd en komt steeds dichter bij het bereiken van je doelconditie.

Blijf deze cyclus herhalen totdat je alle obstakels hebt verwijderd die je eerder in de weg stonden. Denk na over uw doelconditie en evalueer uw huidige conditie tussen experimenten door, zodat u zich op het juiste moment op de juiste obstakels kunt concentreren.

De kata mentaliteit

kata oefenen moedigt een gestructureerde aanpak aan waarbij één obstakel tegelijk wordt verwijderd door middel van experimenten. Net als bij een partijtje golf, moet de golfer de bal één slag per keer dichter bij de hole brengen. Elke keer dat de golfer de bal raakt, leert hij een beetje meer over wat werkt en wat niet en zal hij waarschijnlijk met elke slag dichter bij de hole komen. Soms kan de golfer in een slechtere positie terechtkomen dan voorheen (heb je ooit geprobeerd om uit een zandvanger te komen?), maar hij leert nog steeds door experimenten en zal zich uiteindelijk langs elk obstakel werken totdat hij bij de hole aankomt.

kata oefenen is het meest effectief wanneer een coach aanwezig is om een ​​leerling voorzichtig te begeleiden om ervoor te zorgen dat ze de juiste patronen toepast en op het goede spoor blijft. De leerling is de persoon die ernaar streeft een uitdaging aan te gaan en gaandeweg de experimenten uitvoert. In plaats van een leerling te wijzen op de volgende stappen, begeleidt een coach de leerling om wetenschappelijk denken toe te passen door middel van experimenten en op gegevens gebaseerde besluitvorming. Hierdoor kan elke persoon zich concentreren op de bestemming in plaats van te proberen elk klein obstakel dat ze onderweg tegenkomt aan te pakken. En het beste is dat het ook iemands vermogen ontwikkelt om wetenschappelijk na te denken over elke toekomstige uitdaging die ze tegenkomt.

Het vasthouden van deze mentaliteit is vooral een uitdaging in de turbulente Covid-19-omgeving van vandaag. Verstoringen van de toeleveringsketen, veranderingen in de productievraag, personeelsverloop... kata kan dienen als de "veiligheidshendel" van de fabrikant op de pandemische achtbaan. Wanneer de emoties hoog oplopen, kan wetenschappelijk denken iedereen gefocust houden op de taak die voorhanden is.

Een voorbeeld van kata in actie

Ik werkte onlangs met een metaalfabrikant uit Philadelphia die moest sluiten vanwege de coronaviruscrisis. Om te heropenen, moest de fabrikant nieuwe manieren bedenken om werknemers veilig te houden, zoals het verplaatsen van werkstations voor sociale afstand, terwijl ze aan de productiequota moesten voldoen. De fabrikant moest obstakels overwinnen, zoals angstige werknemers die tijdens een pandemie terughoudend waren om weer aan het werk te gaan.

Een kata gebruiken aanpak, hielp ik de fabrikant storyboard met de stappen om deze obstakels te overwinnen, waaronder:

• Ga de uitdaging aan, inclusief drie prestaties in de eerste week.
• Zorg voor een veilige omgeving voor alle medewerkers.
• Beoordeel de obstakels voor heropening.
• Bepaal hoe u de verplichte sociale afstand kunt garanderen.
• Creëer een veilige, sociaal afstandelijke omgeving door werkstations te verplaatsen, enz.
• Ontwikkel een communicatieplan voor alle werknemers om hen te helpen begrijpen wat de korte- en langetermijnbehoeften zijn om weer aan het werk te gaan.
• Zorg ervoor dat alle overheidsmandaten worden nageleefd, zelfs als de regelgeving verandert.

Het resultaat? De metaalfabrikant heropende zijn vestiging in Philadelphia. Het gebruikt nu kata om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming blijft en tegelijkertijd zijn continue verbeteringscultuur in stand houdt.

Kata helpt u gefocust te blijven voor succesvolle resultaten

Kata -gebaseerd wetenschappelijk denken kan u helpen gefocust en kalm te blijven tijdens een crisis. Sommige bedrijven falen bij kata omdat ze tijdens een crisis hun operationele tijdschema niet kunnen aanpassen. Tijdens een pandemie kijk je naar het implementeren van wijzigingen een paar weken uit, in tegenstelling tot een typische tijdlijn van 12 tot 18 maanden.

Als je kalm en gefocust bent, ben je klaar om doelen te stellen. Ik moedig fabrikanten aan om hun doelen te beperken tot drie per week. Als u overal op zoek gaat om water op peil te houden, verliest u de focus op uw belangrijkste ingrediënten voor het voortbestaan ​​van uw bedrijf:uw mensen, uw middelen en uw financiën. Neem haalbare doelen op die dagelijks kunnen worden bereikt. Zelfs als je tijdlijn moet worden versneld, stel een experimenteerpatroon in en houd je eraan.

Wanneer uw medewerkers zich overweldigd voelen, kata kan hen eraan herinneren diep adem te halen en elke uitdaging te bekijken met behulp van een systematische, gestructureerde aanpak. Waar moeten we zijn? Waar zijn we nu? En wat staat ons in de weg? Je zult niet alle antwoorden tegelijk hebben, want we zijn allemaal mensen. Laat de kata patronen brengen je waar je heen moet. Ze werken.

Op zoek naar kata ondersteuning bij de lean journey van uw organisatie? Neem contact op met DVIRC om met een lean-expert of andere productiespecialisten te praten die de behoeften en uitdagingen van kleinere fabrikanten in de regio Philadelphia begrijpen.

Oorspronkelijke bron:https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html