De nieuwe ISO 9001:2015 – strategische planning is de sleutel tot implementatie

Door Curtis Lopez, Missouri Enterprise Project Manager en ISO Expert

De wijzigingen in ISO 9001:2015 omvatten een grote aanpassing in de manier waarop bedrijven hun kwaliteitsmanagementsystemen bekijken. Je hebt misschien de uitspraak gehoord:"Geen afdeling kwaliteitsbeheer meer!" om die veranderingen te beschrijven. Het is een geweldige zin die de essentie van de evolutie naar de nieuwe ISO 9001:2015 weergeeft, want nu is iedereen verantwoordelijk voor kwaliteit, van het topmanagement tot middenmanagers, fabrieksmedewerkers, machinebedieners, backofficepersoneel... iedereen heeft een deel te spelen.

Om deze culturele verandering in de nieuwe ISO-norm effectief te bereiken en volledig te implementeren, moeten fabrikanten de strategie, bedrijfsprocessen en kwaliteitsmanagementsystemen van hun organisatie op elkaar afstemmen om een ​​schriftelijk strategisch plan op te stellen dat de acties definieert die nodig zijn om de juiste doelen te bereiken en om deze effectief te communiceren doelen voor de hele organisatie. Het Strategisch Plan moet iedereen op één lijn brengen wat betreft het managen, bereiken en behouden van kwaliteit.

Het ontwikkelen van een effectief Strategisch Plan is niet eenvoudig. Het kost tijd en moeite om te produceren, en het vereist kritisch inzicht in hoe uw bedrijf vandaag de dag opereert, zodat u kunt zien waar verbetering nodig is voor morgen. Omdat het belangrijk is om de sterke en zwakke punten van uw bedrijf echt te begrijpen, kan de hulp van een externe expert in ISO 9001:2015 van onschatbare waarde zijn bij het ontwikkelen van uw strategisch plan.

Een expert zal u door de strategische planningsoefening leiden, u op het goede spoor houden voor voltooiing en u die kritische blik van buiten bieden die dingen zal zien die mensen misschien hebben gemist of genegeerd of onder het tapijt hebben geveegd. Openhartigheid is van cruciaal belang voor de beoordelingsfasen van strategische planning.

Hier volgen enkele zeer basale fasen van het proces van strategische planning, gevolgd door een illustratie van andere cruciale stappen in de oefening:

1. Analyse / Beoordeling – Ontwikkel inzicht in de huidige interne en externe omgeving.
2. Strategieformulering – Creëer en documenteer een strategie op hoog niveau en een basisstrategie op organisatieniveau.
3. Strategie-uitvoering – Vertaal de plannen in actie, waar meer operationele planning en specifieke actiepunten worden geïdentificeerd en aangepakt.
4. Evaluatie / Ondersteuning / Beheer – Uitvoeren van voortdurende verfijning en evaluatie van prestaties, cultuur, communicatie, gegevensrapportage en andere strategische managementkwesties.

KSF's en KPI's

Als onderdeel van het strategische planningsproces hebben organisaties de taak om hun belangrijkste succesfactoren (KSF's) te identificeren. Een manier om over Key Success Factors na te denken, is door het bedrijf vanuit het markt- en klantperspectief te bekijken. Welke functies, activiteiten of zakelijke praktijken worden gewaardeerd en geëist door marktomstandigheden en klantbehoeften? Wat moet het bedrijf doen om op de markt te kunnen concurreren en door de klant te worden gezien als een toegevoegde waarde voor de zakelijke relatie? Welke factoren zijn belangrijk in het besluitvormingsproces van de klant die orders genereren? Waarom verkiest de klant uw bedrijf boven de concurrentie?

Zodra KSF's zijn gedefinieerd, kunnen Key Performance Indicators worden ontwikkeld om de strategische richting van uw organisatie te ondersteunen. KPI's zijn prestatiemaatstaven die de voortgang naar een gewenst resultaat aangeven. Strategische KPI's bewaken de implementatie en effectiviteit van de strategieën van een organisatie, bepalen de kloof tussen daadwerkelijke en beoogde prestaties en bepalen de effectiviteit en operationele efficiëntie van de organisatie.

Goede KPI's…

• Bied een objectieve manier om te zien of de strategie werkt.
• Bied een vergelijking die de mate van prestatieverandering in de loop van de tijd meet.
• Focus de aandacht van medewerkers op wat het belangrijkst is voor succes.
• Maak het meten van prestaties mogelijk, niet alleen van het werk dat wordt uitgevoerd.
• Zorg voor een gemeenschappelijke taal voor communicatie.
• Help immateriële onzekerheid te verminderen.
• Zijn geldig, om ervoor te zorgen dat de juiste dingen worden gemeten.
• Zijn verifieerbaar om de nauwkeurigheid van de gegevensverzameling te garanderen.

Wat is een strategie?

De term 'strategische planning' impliceert het gebruik van een 'strategie', dus laten we even de tijd nemen om het te definiëren, zodat we niet aannemen dat iedereen echt weet wat een strategie in de meest volledige zakelijke zin betekent. Een strategie heeft alles te maken met het integreren van organisatorische activiteiten en het benutten en toewijzen van de beperkte middelen binnen de organisatieomgeving om de huidige doelstellingen te bereiken.

Bij het plannen van een strategie is het essentieel om te bedenken dat beslissingen niet in een vacuüm worden genomen en dat elke handeling van een bedrijf waarschijnlijk zal worden beantwoord door een reactie van de betrokkenen - concurrenten, klanten, werknemers of leveranciers. Strategie kan ook worden gedefinieerd als kennis van de doelen, de onzekerheid van gebeurtenissen en de noodzaak om rekening te houden met het waarschijnlijke of feitelijke gedrag van anderen.

ISO 9001:2015-wijzigingen zijn er NU.

Zoals eerder vermeld, kost het proces van strategische planning tijd en moeite, en als u nog moet beginnen met het plannen van de implementatie van de wijzigingen in de nieuwe ISO 9001:2015-norm, moet u nu meteen aan de slag. Als u aan het proces bent begonnen en niet snel aan uw doelstellingen voldoet, moet u nu aandringen op voltooiing. Overweeg hoe dan ook de waarde en het rendement op uw investering als u een externe expert zoals Missouri Enterprise inschakelt om uw organisatie te helpen bij het strategische planningsproces om te voldoen aan de nieuwe ISO 9001:2015-norm.

Strategische richting zoals momenteel vermeld in ISO 9001:2015

Clausule 4.1 De organisatie moet externe en interne kwesties vaststellen die relevant zijn voor haar doel en haar strategische richting en die van invloed zijn op haar vermogen om de beoogde resultaten van haar kwaliteitsmanagementsysteem te bereiken.

Clausule 5.2:Het topmanagement dient een kwaliteitsbeleid vast te stellen, te implementeren en in stand te houden dat past bij het doel en de context van de organisatie en dat de strategische richting ondersteunt.

6.2.1 De organisatie moet kwaliteitsdoelstellingen vaststellen voor relevante functies, niveaus en processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem.

De kwaliteitsdoelstellingen zullen:

a) consistent zijn met het kwaliteitsbeleid;

b) meetbaar zijn;

c) rekening houden met toepasselijke eisen;

d) relevant zijn voor de conformiteit van producten en diensten en voor het verbeteren van de klanttevredenheid;

e) gecontroleerd worden;

f) worden gecommuniceerd;

g) zo nodig worden bijgewerkt.

De organisatie moet gedocumenteerde informatie over de kwaliteitsdoelstellingen bijhouden.

6.2.2 Bij het plannen van het bereiken van haar kwaliteitsdoelstellingen, moet de organisatie bepalen:

a) wat er zal gebeuren;

b) welke middelen nodig zijn;

c) wie zal verantwoordelijk zijn;

d) wanneer het voltooid zal zijn;

e) hoe de resultaten worden geëvalueerd.

Clausule 9.3:Het topmanagement moet het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie met geplande tussenpozen beoordelen om te zorgen voor blijvende geschiktheid, adequaatheid, effectiviteit en afstemming op de strategische richting van de organisatie.

Belangrijke data:

ISO 9001:2015 werd in september 2015 gepubliceerd en is nu al de meest algemeen aanvaarde norm in de geschiedenis van normen. Om de meer dan 1 miljoen bedrijven die gecertificeerd zijn volgens ISO 9001:2008 te helpen bij de overgang naar de nieuwe norm, heeft ISO een overgangsperiode van drie jaar ingesteld waarin de ISO 9001:2008-certificering geldig blijft. Deze overgang liep af in september 2018. Het is belangrijk op te merken dat na 2018 de bedrijven die ISO 9001:2008 zijn gecertificeerd en niet zijn gecertificeerd volgens ISO 9001:2015, hun ISO 9001-certificering verliezen totdat ze opnieuw zijn gecertificeerd volgens de nieuwe norm.

Neem contact op met uw Area Business Manager voor meer informatie over ISO of hoe Missouri Enterprise kan helpen.