Deze audits kunnen u helpen verloren geld terug te krijgen

Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om de cashflow te vergroten en het risico te verminderen. Een methode die vaak over het hoofd wordt gezien om het weglekken van winst te verminderen en de inkomsten te verhogen, is door het gebruik van huidige of langdurige audits voor het terugvorderen van crediteuren (AP).

Binnen het AP-proces treden vaak fouten op tijdens de normale gang van zaken, zelfs in sterk geautomatiseerde omgevingen. Betalingsverschillen en dubbele betalingen zijn twee veelvoorkomende problemen waardoor contant geld door de kieren kan glippen, waardoor ongewenste winstlekken ontstaan.

Een AP-herstelaudit stelt bedrijven in staat om ten onrechte betaalde gelden terug te vorderen en risico's te identificeren om te voorkomen dat lekkage zich opnieuw voordoet, waardoor hun financiële positie op de lange termijn wordt verbeterd. Een ervaren externe auditpartner maakt gebruik van geavanceerde technologie voor gegevensanalyse en de mogelijkheid om verklaringen af ​​te leggen om mogelijke fouten in AP-transacties te identificeren.

Deze auditpartners zijn goed thuis in het werpen van een breed net om potentiële claimbevindingen te maximaliseren. Dit omvat het uitvoeren van een zorgvuldig onderzoek en het onderzoeken van alle mogelijke claims op geldigheid. Wanneer wordt vastgesteld dat claims gegrond zijn, helpt de auditpartner om geld terug te krijgen dat anders verloren zou zijn gegaan, en om te voorkomen dat soortgelijke fouten zich herhalen.

Als er al een AP-herstelaudit aan de gang is, moeten bedrijven rekening houden met hun auditvoetafdruk en de timing van de auditcyclus om de waarde van de audit te maximaliseren. Overwegingen voor de reikwijdte kunnen zijn:het bepalen van het geografische bereik, het aantal regio's of bedrijfsafdelingen en de auditperiode.

Idealiter zijn de te beoordelen gegevens zo volledig mogelijk. Als de audit wereldwijd van aard is, overweeg dan om alle regio's en faciliteiten binnen de geselecteerde geografische locatie op te nemen. Dit maximaliseert de mogelijkheid om te veel betaalde bedragen te identificeren en gederfde winst terug te vorderen.

Als de audit een jaar of langer na de transactiedatums plaatsvindt, bestaat het risico dat leverancierskredieten verdwijnen, ergens anders worden toegewezen of per ongeluk worden afgeschreven. Door de auditkalender op te schuiven, hebben bedrijven een veel grotere kans op financieel herstel. Het wordt aanbevolen om de audit niet later dan 90 dagen na de transactiedatum uit te voeren. Hierdoor wordt ook de feedbacklus gesloten; hoe langer u zich niet bewust bent van een proceshiaat, hoe groter de kans op financiële bloedingen.

Een andere manier voor bedrijven om meer uit een audit te halen, is door de reikwijdte van de beoordeling uit te breiden tot niet alleen betalingen. Uitbreidingsgebieden zijn onder meer:

• Aanvragen voor betalingen van derden. Begrijp of betalingen die zijn gedaan via applicaties van derden, zoals P-card-aankopen en tijdelijke arbeidshulpmiddelen, worden beoordeeld om te bepalen of leveranciers uit twee verschillende betalingsbronnen zijn betaald.
• Kortingen. Weet hoe kortingen worden bijgehouden, beheerd en afgestemd. Vaak zorgen berekeningen op basis van gegevens die niet direct beschikbaar zijn ervoor dat bedrijven kortingen mislopen.
• Prijzen. Vergelijk prijswijzigingsinformatie met facturen om er zeker van te zijn dat ze juist zijn. Dit is vooral handig bij scenario's voor frequente prijswijzigingen.
• Retourneren. Bekijk het proces en de transacties regelmatig om mogelijke terugvorderingen te signaleren.

AP-herstelaudits voegen aanzienlijke waarde toe aan het financiële welzijn van een bedrijf. Door ze echter aan te vullen met contractcompliance-audits en geavanceerde analyses, is dit de beste manier om risico's te verminderen en de bedrijfswaarde in het source-to-pay (S2P)-proces te optimaliseren. Hoewel elk afzonderlijk kan worden geïmplementeerd, maximaliseren ze samen het rendement op de investering door gebruik te maken van gegevens en geleerde lessen uit elke oplossing.

Contract-nalevingsaudits

Een audit voor naleving van prijscontracten gaat na of bedrijven de juiste prijs hebben gekregen of de juiste kortingen hebben gekregen volgens de leverancierscontracten. Met dit type audit kunnen kosten opnieuw worden berekend met behulp van bedrijfsgegevens om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig zijn.

Een commerciële contractnalevingsaudit beoordeelt leverancierscontracten om ervoor te zorgen dat de door het inkoopteam overeengekomen voordelen werden ontvangen. Waar een AP-herstelaudit fouten in het betalingsproces zoekt, gebruikt een commerciële nalevingsaudit bedrijfs- en leveranciersgegevens bij de beoordeling. Typen gegevens zijn onder meer loonkosten of kostprijs plus, markup-multipliers, doorberekeningen en overheadkosten.

Geavanceerde analyse

Geavanceerde analyse combineert toonaangevend advies met gepatenteerde veilige technologie om bedrijven te helpen snel inzichten te ontdekken, op bevindingen te reageren en bottom-line resultaten te behalen. Gelaagdheid in kunstmatige intelligentie, machine learning en datawetenschap, geavanceerde analyses kunnen inzicht bieden dat verder gaat dan wat te vinden is in traditionele S2P-audits. Dit kan op zijn beurt financiële meevallers identificeren die diep in uw gegevens verborgen zijn.

Hoewel veel bedrijven beoordelingsprocessen hebben, maken ze vaak onvoldoende gebruik van de beschikbare gegevens. Hoewel het een geweldig hulpmiddel is om in uw financiële gereedschapskist te hebben, zullen interne beoordelingen alleen niet alles ontdekken. Als u twijfelt of u het maximale voordeel uit uw supply chain-cyclus haalt, overweeg dan om uw auditwerkzaamheden uit te breiden. Een ervaren externe S2P-auditpartner kan toegevoegde waarde en inzicht bieden door een herstelaudit, contractnalevingsbeoordeling of analyseoplossing te implementeren.

Angie Holsen is regionaal vice-president van commerciële compliance bij PRGX.