Vier manieren waarop live veldgegevens projectbeheer kunnen stroomlijnen

De rol van bouwprojectmanager is niet voor bangeriken. Zij zijn de ogen en oren van alles wat er op een bouwplaats gebeurt en zijn verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van het kantoorpersoneel en andere belangrijke belanghebbenden. Bovendien besteden ze hun tijd aan het plannen, benchmarken en beheren van tijd en risico's, evenals het distribueren van middelen en het beheren van het projectbudget.

Tot voor kort vereiste het zijn van een projectmanager een uitgebreid aantal handmatige documentatieprocessen, waaronder papier, spreadsheets en meerdere soorten technologische oplossingen, waardoor de effectiviteit ervan sterk werd beperkt. Gelukkig verandert de mogelijkheid om live veldgegevens te hebben en te delen dat allemaal. Live veldgegevens geven projectmanagers de mogelijkheid om hun werklast op het gebied van gegevensbeheer te verlichten en zich meer te concentreren op de menselijke elementen van hun projecten, waardoor hun geografische voetafdruk wordt vergroot en hun algehele projectproductiviteit kan worden verhoogd.

Hier zijn vier belangrijke gebieden waar live veldgegevens risico's kunnen blootleggen, informatie kunnen delen en de projectefficiëntie kunnen verbeteren.

Realtime kennis

Projectmanagers die afhankelijk zijn van het delen van informatie op papier of persoonlijk hebben het moeilijk. Vóór COVID-19 kregen projectmanagers vaak vertraging bij het overbrengen van veldgegevens naar kantoor. Nu zoveel kantoormedewerkers op afstand werken, is de vertragingstijd toegenomen omdat bedrijven niet één centrale kantoorlocatie hebben om de gegevens aan te leveren. Deze vertraging is een van de redenen waarom het voor bedrijven zo noodzakelijk is om stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat gegevens met één klik op de knop kunnen worden verzameld en verspreid.

Live field data-oplossingen bieden ondersteuning zoals cloudgebaseerde tijdregistratie, apparatuurregistratie, mobiele formulieren met foto- of videobijlagen, voortgangsregistratie en integratie met bedrijfs- en salarissystemen. Gewapend met deze tools kunnen projectmanagers de vinger aan de pols houden van wat er in het veld gebeurt en indien nodig corrigerende maatregelen nemen zonder fysiek op de werf aanwezig te zijn. Door vertragingen uit arbeidsuren en voortgangsrapportage te verwijderen, kunnen projectmanagers snel aanpassingen maken aan werknemers en apparatuurlocaties om hiaten op te vullen, of ze nu op het werkterrein zijn of niet. Alle medewerkers hebben gemakkelijk toegang tot cloudgebaseerde oplossingen via smartphones, tablets en andere apparaten. Zelfs wanneer veldmedewerkers zonder service op afgelegen locaties werken, blijven live veldgegevens offline worden verzameld terwijl het werk plaatsvindt, zodat de gegevens later kunnen worden gedeeld en gesynchroniseerd met de cloudplatformoplossing zodra het apparaat weer in gebruik is.

Live-veldgegevensplatforms verhogen de nauwkeurigheid van de verzamelde veldgegevens aanzienlijk omdat deze in realtime worden verzameld en vervolgens weer worden geïntegreerd in de andere softwaresystemen van het bedrijf. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, toetsfouten en hertoewijzing van taakkosten, en verbindt de projectmanager met de voortgang van de werknemer. Met de dataverzameling gestroomlijnd en volledig gedigitaliseerd, is de rapportage van het eindresultaat in het ERP nauwkeurig. Met live veldgegevens kunnen projectmanagers vertrouwen hebben in hun projectstatusrapportage en meer tijd besteden aan het analyseren hoe het project winstgevend kan worden beheerd in plaats van al hun tijd te besteden aan handmatige, achteraf verzamelen en invoeren van gegevens.

Arbeidsbeheer

Arbeidskosten zijn doorgaans de grootste variabele kostencategorie voor een bouwproject, waardoor het vaak een van de belangrijkste risico's voor kostenoverschrijdingen is. Aangezien het gebrek aan geschoolde arbeidskrachten in 2020 een van de belangrijkste problemen blijft voor de bouwsector, zijn deze hulpbronnen kostbaar en moeten ze volledig worden benut.

Wanneer een projectmanager niet fysiek op de bouwplaats is, heeft hij geen betrouwbare manier om ervoor te zorgen dat werknemers daadwerkelijk op de bouwplaats aan het werk waren of dat ze op straat aan het ontbijten waren. Ze zouden ook niet zeker weten of werknemers een volledige dag arbeid op hun tijdkaarten indienen of evren voor hun vrienden op de bemanning wanneer ze het werkterrein vroeg op de dag verlaten. Dit kan een aanzienlijke risicofactor zijn wanneer er arbeidsuren worden gerapporteerd zonder echte output, zoals de bovenstaande voorbeelden. Dit kan ook leiden tot kunstmatige overuren op een project en de totale arbeidskosten drastisch doen stijgen.

Projectmanagers hebben vaak moeite om arbeidsuren en taken bij te houden, vooral naarmate het aantal vacaturesites toeneemt. Productiviteitsverlies, als het niet wordt bijgehouden en beperkt, kan bij elk project gemakkelijk uit de hand lopen, de winst vernietigen en de klanttevredenheid aantasten.

Technologie in handen geven van elke werknemer, voorman en supervisor is niet ingewikkeld. Het is zelfs zo simpel als ze een app op hun smartphone laten gebruiken. Gezichtsherkenning en GPS-tracking met geofencing laten projectmanagers weten waar de medewerker is en dat de juiste medewerker in- en uitklokt. Projectmanagers en supervisors in het veld kunnen worden gewaarschuwd wanneer werknemers in- of uitklokken wanneer de punch-foto's niet overeenkomen met hun profielfoto of wanneer ze zich buiten de geofence van het werkterrein bevinden terwijl het gebeurt. Met live veldgegevens kan een projectmanager regelmatig manurenrapporten ontvangen over elke kostencode, zodat ze gemakkelijk de tijd en productiviteit van werknemers kunnen volgen, waardoor ze vertragingen kunnen voorkomen die het gevolg zijn van onnauwkeurige of achtergehouden gegevens.

Live veldgegevens automatiseren ook de integratie van gegevens die zijn verzameld in en uit de ERP, wat ervoor zorgt dat nieuwe kostencodes, projecten of nieuwe medewerkers automatisch worden gesynchroniseerd met de app voor gegevensverzameling. Hierdoor kunnen de buitendienstmedewerkers nauwkeurig hun tijd invoeren en realtime toewijzen aan de juiste kostencode of project voor de projectmanager zonder extra werk voor de projectmanager.

Apparatuurtoewijzing

Bouwprojecten zijn afhankelijk van het optimaliseren van bedrijfsuitrusting. Zonder live veldgegevens om te weten wie welk materieel heeft en aan welk project het is toegewezen, kan het moeilijk zijn om medewerkers de juiste apparatuur te geven om hun werk veilig en efficiënt uit te voeren. Werknemers in het veld en supervisors verspillen tijd aan onnodige telefoontjes, sms-berichten en extra e-mails om de juiste apparatuur te vinden, of soms huren projectmanagers onnodige items wanneer ze de juiste apparatuur niet kunnen vinden.

Deze inefficiënties lijken misschien klein, maar systematische problemen met resources leiden tot hoge kosten gedurende de levensduur van een project. Live veldgegevens geven projectmanagers nauwkeurig realtime inzicht in de inventaris, toewijzing en gebruik van apparatuur. Projectmanagers kunnen proactief aankopen of huren van nieuwe apparatuur plannen op basis van het werkelijke gebruik van activa, of reparaties plannen op basis van onderhoudsverzoeken via de mobiele app. Ze zullen ook zien welke apparatuur onderbenut of overbelast is.

De productievoortgang van werknemers kan in realtime worden bekeken, wat flexibiliteit biedt om personeel opnieuw toe te wijzen aan de locaties die het beste kunnen profiteren van hun sterke punten. Met dit soort inzichten kunnen ze actie ondernemen, zoals het balanceren van het gebruik van de apparatuur om de nuttige levensduur van de activa te verlengen en de vervangingskosten van activa te verlagen. Of het personeel goed aansturen om onnodig overwerk te voorkomen. Een goede distributie zorgt ervoor dat het juiste gereedschap op het juiste moment op de juiste plaats is, zodat werknemers zonder vertraging kunnen doorgaan.

Stakeholdercommunicatie

Communicatie van het veld naar het kantoor kan net zo moeilijk, zo niet moeilijker zijn dan op het werkterrein. Op hoog niveau willen interne en externe belanghebbenden weten of het project op schema ligt, binnen het budget ligt en of er mogelijke toekomstige risico's zijn. Om een ​​projectmanager dit soort zichtbaarheid te geven, hebben ze toegang nodig tot live veldgegevens met dagelijkse lograpporten, arbeidsuren, voltooide hoeveelheden per kostencode en voltooide veiligheidsrapporten. Het is een uitdaging voor projectmanagers met handmatige gegevensverzameling en -verwerking om dit niveau van zichtbaarheid te hebben.

Vanuit het perspectief van projectmanagement hebben live veldgegevens het spel volledig veranderd. Veldsupervisors communiceren duidelijk de dagelijkse status van het project met behulp van mobiele formulieren met bijgevoegde foto's met markeringen en sturen deze automatisch naar de projectmanagers. Projectmanagers hoeven niet langer de dagelijkse lograpporten van meerdere papieren formulieren samen te stellen, terwijl ze ook verschillende e-mails met fotobijlagen moeten doorzoeken om er zeker van te zijn dat ze de juiste foto's gebruiken om de huidige status van het project nauwkeurig te communiceren in projectstatusvergaderingen. Interne en externe belanghebbenden ontvangen op hun beurt dagelijkse lograpporten in realtime zonder de werklast van de projectmanager te vergroten. De projectmanager kan vervolgens het dagelijkse lograpport bespreken in projectstatusvergaderingen met eigenaren en ontwikkelaars of belangrijke interne projectbelanghebbenden op basis van nauwkeurige live veldgegevens.

Bij kleinere projecten kunnen mobiele formulieren met live veldgegevens en ingesloten foto's met markeringen en annotaties de behoefte aan extra projectmanagers wegnemen, omdat de geautomatiseerde dagelijkse lograpporten de projectstatus vollediger en nauwkeuriger communiceren. Een voorbeeld uit de praktijk:een elektricien uit North Carolina die live digitale formulieren met foto- en video-integratie gebruikte, ontdekte dat realtime, mediarijke mobiele formulieren projectstatusinformatie nauwkeuriger, effectiever en efficiënter overbrachten dan het inhuren van extra projectmanagers. Live veldgegevens vergrootten de effectiviteit van elke projectmanager en handhaafden de bedrijfsresultaten.

Bouwprojecten vereisen een uitgebreide planning en beheer om van offerte tot oplevering goed te worden uitgevoerd. Het zou een understatement zijn om te zeggen dat projectmanagers hun handen vol hebben. Live veldgegevens hebben de focus van projectmanagers veranderd van het verzamelen en vastleggen van gegevens naar het beoordelen en analyseren ervan. De dagen van blind vliegen of op gegevens die weken of maanden oud zijn, behoren tot het verleden. Als de gegevens onmiddellijk beschikbaar zijn wanneer taken zijn voltooid, kan een project van volledig onpraktisch worden naar effectief worden beheerd. Live field data-oplossingen bieden projectmanagers de tools die ze nodig hebben om het bijhouden van kritische data, rapportage en productiviteit te verhogen.

Mike Merrill is mede-oprichter en chief operating officer van WorkMax.