Wayfair en COVID-19:de impact op belastingvrije verkopers

De COVID-19-pandemie heeft een wijdverbreide economische impact gehad op bedrijven van elke omvang. Evenzo heeft de pandemie grote schade aangericht aan de Amerikaanse staatsbegrotingen, waarbij sommige experts voorspellen dat begrotingstekorten tot 2022 kunnen oplopen tot $ 434 miljard. In feite schat het Center on Budget and Policy Priorities dat staten als Californië en New York een omzetdaling van tientallen miljarden zullen zien.

Een groot deel van deze daling van de inkomsten wordt toegeschreven aan een daling van de belastinginkomsten waarvan staten afhankelijk zijn om hun schatkist te vullen en hun begrotingen in evenwicht te houden. Van omzetbelasting tot inkomstenbelasting tot branchespecifieke belastingen zoals accijnzen voor olie en gas, staten hebben een daling van de uitgaven gezien die moeite hadden om het pre-pandemische niveau te overtreffen. De dalingen van het toerisme in Florida, Nevada en Hawaï hebben bijvoorbeeld een directe invloed gehad op de inning van omzetbelasting en accommodatiebelasting in de staten. Uiteindelijk zullen staten manieren moeten vinden om verliezen goed te maken en de komende jaren een begroting vast te stellen, wat waarschijnlijk zal leiden tot belastingverhogingen, uitgebreidere belastingregels en een betere handhaving van belastingwetten.

Echo's uit de recessie van 2008

Terwijl belastingautoriteiten worstelen met begrotingstekorten en hun opties afwegen om inkomsten te genereren, is het waarschijnlijk dat veel bedrijven kwetsbaar zullen zijn voor belastingnalevingsrisico's zonder het zelfs maar te weten. Gelukkig kunnen bedrijven leren van het precedent dat tijdens de economische neergang van 2008 is geschapen. Na 2008 heeft de belastingdienst de regels en handhaving rond belastinginning aangescherpt, met een grote verschuiving in de richting van handhaving van certificaten van belastingvrijstelling. Vóór de recessie waren de criteria voor een staat om een ​​vrijstellingscertificaat te accepteren veel soepeler, misschien door een gebrek aan technologie om een ​​uitgebreide audit van het vrijstellingscertificaat uit te voeren.

Sindsdien is de technologie waar staten en bedrijven toegang toe hebben voor belastingnaleving geëvolueerd en het gemakkelijker gemaakt om vrijstellingscertificaten tijdens audits te controleren. Maar wat de vrijstellingscertificaten sinds 2008 echt strenger maakte, was het feit dat een enorm aantal bedrijven permanent sloot en het voor verkopers en overheden onmogelijk maakte om geldige certificaten te verkrijgen tijdens een audit.

Verhoogd risico

Hoewel tijdens de pandemie veel van dezelfde risico's aanwezig zijn, is de complexiteit rond vrijstellingscertificaten sinds 2008 exponentieel toegenomen. De uitspraak van het Hooggerechtshof in South Dakota v. Wayfair Inc. maakte het voor autoriteiten mogelijk om omzetbelasting te innen op verkopen op afstand in hun staat ongeacht de fysieke locatie van de verkoper. Tegenwoordig kunnen van belasting vrijgestelde verkopers mogelijk een verplichting hebben om zich te registreren om omzetbelasting te innen in 44 staten, zelfs als geen enkele verkoop belastbaar is. Economische nexus heeft niet alleen de verplichting om vrijstellingscertificaten te innen verscherpt, maar ook de extra last toegevoegd van het registreren bij staten om belasting te innen.

Evenzo hebben bedrijfsactiviteiten tijdens de pandemie ook de complexiteit van het verzamelen van vrijstellingscertificaten vergroot. Er vinden bijvoorbeeld meer business-to-business (B2B) transacties online plaats via tal van kanalen. Waar een verkoper in het verleden gemakkelijk vrijstellingscertificaten zou kunnen verzamelen in 1:1-transacties, verwerken velen transacties nu digitaal via een aantal online kanalen. De combinatie van economische nexuswetten met groeiende omnichannel B2B-verkopen heeft een omgeving gecreëerd waarin bedrijven moeten weten waar ze zich moeten registreren, terwijl ze ook transacties verwerken en certificaten bijna realtime online verzamelen. Voor fabrikanten en andere B2B-verkopers die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en opslaan van vrijstellingscertificaten voor belastingvrije aankopen, is het van cruciaal belang om de technologie en processen nu in te voeren om ervoor te zorgen dat vrijstellingscertificaten nauwkeurig worden verzameld voor elke toepasselijke transactie om een ​​volgend scenario na 2008 te voorkomen.

Tech voor vrijstellingsverplichtingen

Het beheren van vrijstellingscertificaten in een digital-first samenleving vereist intelligente technologieën voor belastingnaleving om gelijke tred te houden met veranderende regels en verplichtingen. Het handmatig verzamelen, volgen en opslaan van vrijstellingscertificaten via verschillende kanalen, evenals het handmatig volgen van economische nexusverplichtingen en registratie in nieuwe staten maakt bedrijven kwetsbaar voor menselijke fouten en uiteindelijk auditrisico's. Door gebruik te maken van de ondersteuning van software voor belastingnaleving, kunnen bedrijven hun processen voor het beheer van vrijstellingscertificaten stroomlijnen en risico's beperken.

Belastingoplossingen kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande e-commerce, enterprise resource planning (ERP) of andere factureringssystemen van een bedrijf om certificaten bij het afrekenen te beheren. Een fabrikant die verkoopt via een e-commerceplatform en een marktplaats kan bijvoorbeeld regelitems opnemen in het afrekenproces om bedrijven te verplichten hun vrijstellingsinformatie digitaal te verstrekken voordat de transactie wordt verwerkt. Evenzo kunnen bedrijven belastingsoftware gebruiken om intelligenter te begrijpen wanneer ze nieuwe economische nexusverplichtingen veroorzaken om registratievereisten te stroomlijnen en onbekende auditrisico's te vermijden.

Terwijl we door de pandemie blijven gaan, is het onvermijdelijk dat staten waarschijnlijk zullen proberen de belastingregels uit te breiden, de handhaving te versterken en de bestaande belastingwetten aan te passen. Zoals we van de recessie van 2008 hebben geleerd, zal het afdwingen van vrijstellingscertificaten waarschijnlijk een primaire doelstelling zijn voor autoriteiten die inkomsten zoeken. Fabrikanten en andere B2B-verkopers zullen hun nieuwe verplichtingen in de wereld van economische nexus moeten begrijpen en moeten begrijpen hoe ze kunnen navigeren door certificaatverzameling in een omnichannel-omgeving om risico's te beperken en activiteiten te behouden. Voor de meesten zal het handmatige beheer van belastingnaleving, van registratie tot certificaatbeheer, onhoudbaar zijn en hen in gevaar brengen. Een technologie-first benadering voor het beheer van vrijstellingscertificaten stelt bedrijven in staat proactief te zijn in het voorkomen van auditboetes en verstoringen van hun bedrijf.

Silvia Aguirre is vice-president van certificaatbeheer bij Avalara.