De zaak voor digitale inkoop is sterker dan ooit

Terwijl markten en bedrijven over de hele wereld proberen te herstellen van de pandemie van het coronavirus, moeten ze zich wenden tot digitale inkoop als een belangrijk onderdeel van de oplossing. Digitale inkoop stelt organisaties in staat om het resultaat te verbeteren, zelfs wanneer de inkomsten op korte termijn afnemen, en biedt de broodnodige zichtbaarheid van de uitgaven.

Weten waar en hoeveel u uitgeeft, is van cruciaal belang voor financieel beheer en groei, zowel in tijden van crisis als daarna. Hoewel de huidige situatie een uitdaging kan zijn, bevinden inkoopleiders zich op de perfecte "sweet spot" om te helpen bij het opnieuw opbouwen van activiteiten - als ze over de juiste tools en middelen beschikken.

Weg naar herstel

In het nieuwe tijdperk van werken op afstand is het noodzakelijk om bedrijfsapplicaties te hebben die een medewerker overal en altijd kan gebruiken. Inkoop is geen uitzondering. Wanneer zich operationele uitdagingen voordoen, beschikken veel organisaties niet over de juiste tools en technologieën om hun financiële en inkoopfuncties buiten hun bureau te helpen beheren. Het gebruik van fysieke papieren, of het nu gaat om post, facturen of zelfs het verzilveren van cheques, zorgt voor vermijdbare inefficiënties en kostbare fouten. Bedrijven kunnen zich geen vertraging meer veroorloven met betrekking tot inkoop- en AP-functies. Voer digitalisering in.

Het digitaliseren en automatiseren van het procure-to-pay-proces kan grote voordelen opleveren voor organisaties, zelfs als ze hun normale gang van zaken hervatten. Met digitale inkoop kunt u tal van activa volgen, zoals uitgaven, inkooporders, facturen, goederen, leveranciersgegevens en meer, allemaal op één handig en gebruiksvriendelijk platform, waardoor de uitgaven zichtbaar en transparant zijn. Gewapend met een holistische kijk op operaties en goed beheerde uitgaven, kunnen inkoopleiders slimme, weloverwogen financiële beslissingen nemen, zowel onmiddellijk als in de toekomst.

Het digitaliseren van inkoopfuncties leidt ook tot een grotere acceptatie door medewerkers. In de wereld van vandaag zullen werknemers doen wat ze nodig hebben om efficiënt en productief te zijn, zelfs als dat betekent dat ze de regels overtreden. Dit veroorzaakt malafide uitgaven en nonchalante aankopen en stelt u bloot aan risico's en hogere kosten. De juiste inkooptechnologie lost dit op. Uitgerust met een consumentachtige koopervaring en gebruiksvriendelijke interface, kunt u uw medewerkers een systeem geven dat ze echt willen gebruiken, terwijl u de zakelijke en financiële controle behoudt.

Veel teams werken met eindige middelen en het toewijzen van tijd en budget om gegevens te valideren en fouten op te lossen is geen mogelijkheid - en dat hoeft ook niet. Digitalisering kan de arbeidskosten en uitdagingen die gepaard gaan met handmatig beheer verlagen en tegelijkertijd de efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren. In plaats van middelen te verspillen aan het handmatig goedkeuren van inkooporders en het beheren van facturen die nodig zijn om uw bedrijf draaiende te houden, stelt digitale inkoop uw team in staat zich te concentreren op wat het belangrijkst is - zoals het grote geheel, innovatieve beslissingen - door hun werk sneller en gemakkelijker te maken.

'Waar moet ik beginnen?'

In het recept voor succesvolle inkoop is de eerste stap het implementeren van een systeem dat AP en inkoopfuncties van bovenaf digitaliseert, inclusief leveranciers, inkoop, facturen, betalingen en rapportage. Dan kunt u beginnen met het meten van uw inkoop-ROI en dienovereenkomstig optimaliseren voor nog meer gerealiseerde waarde.

Profiteren van de juiste technologie is essentieel voor het bouwen van succes. Inkoopleiders kunnen gerust zijn, wetende dat ze digitalisering als hun geheime wapen hebben, welke crisis er ook toeslaat.

Joe Fox is CEO van Vroozi.