Acht stappen om chaos te voorkomen bij heropening van bedrijven

Een van de grootste onthullingen van de coronaviruscrisis is hoe zoveel kleine en middelgrote bedrijven een mond-tot-mondreclame leiden. We hebben grote retailers en kleinere bedrijven faillissement zien aanvragen, zelfs als ze nog nooit een week zonder inkomsten hadden gerapporteerd.

Zo belangrijk is contant geld op dit moment. Het handhaven van een vrije cashflow en een respectabele output is de universele strategie voor bedrijven terwijl ze wachten tot de thuisbestellingen worden opgeheven. Maar zelfs als alles morgen open zou gaan, zouden de meeste bedrijven niet voorbereid zijn om te voldoen aan de toenemende vraag van klanten die zou volgen.

Onbeperkte vraag van klanten klinkt misschien als iets geweldigs, maar proberen klanten op dag één te bedienen alsof het een iPhone-lancering is, is een recept voor chaos. Om te voorkomen dat u door de onrust wordt meegesleurd en uw bedrijfsresultaten schaadt - of uw bedrijf failliet gaat - moet u de verkoop beperken op basis van uw vermogen om ze te vervullen.

De heropening overleven is geen sinecure, maar de taak die erop volgt is oneindig veel lastiger:je toeleveringsketen heroriënteren om te herstellen van de verstoring.

Op tempo heropenen

Volgens een recent onderzoek van het Institute for Supply Chain Management verwacht meer dan 80% van de bedrijven verstoringen van de supply chain als gevolg van COVID-19, of heeft dit al meegemaakt.

Bovendien zei meer dan 60% van die respondenten dat ze al plotselinge vertragingen hadden ondervonden bij het ontvangen van bestellingen uit China - en velen van hen hebben geen noodplan om verstoringen op te lossen.

Het zal voor bedrijven moeilijk zijn om na dit soort chaos weer terug te keren naar de normale gang van zaken. Gelukkig kunnen sommige strategieën helpen om het verlies aan activiteit in uw toeleveringsketen te beperken en u voor te bereiden op de heropening:

1. Identificeer beperkingen. Het spreekt voor zich dat je niet klaar bent om te heropenen als je geen tijd hebt genomen om je beperkingen te evalueren en waar je bottleneck zou moeten zijn. In die zin betekent onvoorbereid dat u vertragingen kunt verwachten bij het voldoen aan klantorders, en dus winstgevendheid.

Door het ontwerp hangt uw bottleneck af van mogelijke vertragingen die kunnen optreden als gevolg van mensen, processen en technologie. U kunt bijvoorbeeld een knelpunt hebben wanneer werknemers niet opdagen in de fabriek, of u kunt mogelijk niet produceren op basis van doelen. Processen vormen de basis van voorraadproductie, prognoses en beheer. Daarom is het belangrijk om vast te stellen welke processen de grootste impact kunnen hebben als ze niet werken zoals verwacht.

Het is fysiek onmogelijk om meer output te creëren dan uw grootste procesknelpunt, dus uw volledige heropeningsstrategie moet gebaseerd zijn op uw capaciteit om aan de vraag te voldoen. Technologie stelt u in staat om knelpunten in realtime te visualiseren - of waar ze zouden kunnen zijn - en helpt u vervolgens om u effectiever voor te bereiden.

2. Liquideren door overtollige voorraad om te zetten in contanten. De achilleshiel van de meeste bedrijven na de COVID-19-pandemie zal waarschijnlijk de wens zijn om voorraden op te potten om aan de vraag te voldoen. Dit zal echter alleen maar uw vrije cashflow opslokken en ervoor zorgen dat u goederen gaat overproduceren in afwachting van niet-vastgelegde verkopen.

Geen enkel bedrijf zal terugkeren met meer geld dan vóór de pandemie. Voorlopig is contant geld waardevoller dan overtollige voorraad - dus liquideer het overtollige op verantwoorde wijze.

3. Stel de verwachtingen van de klant wat betreft leveringsschema's opnieuw in. De bestellingen van klanten zullen omhoogschieten naarmate bedrijven heropenen, waardoor uw bedrijf de 90-dagen achterstand van in behandeling zijnde leveringen moet inlossen. U wilt echter de zakelijke versie van de goudkoorts van toiletpapier vermijden door duidelijk te maken wat beheersbaar is en wat u op tijd kunt leveren.

Het herstel zal een kruipen, lopen en rennen zijn, terug naar je pre-pandemische productieniveaus. Uw marges zijn afhankelijk van het begrip van uw klanten van deze realiteit - en wanneer ze weer gaan uitgeven.

4. Vereenvoudig uw productaanbod voor nu. Een belangrijke strategie waar uw bedrijf volledige controle over heeft, is de complexiteit van uw productlijn. Taiichi Ohno, een van de grondleggers van lean manufacturing, bewees dat stroom uit één stuk vaak de ideale plek is om te beginnen. Als je kunt, bied dan slechts een of enkele producten aan waarmee je snel winst kunt maken.

Lokaliseer de grootste winstmakers in uw verkooppunt- en ERP-systemen, of bekijk uw orderontvangsten, en beloof u vervolgens alleen de meest voorspelbare en betrouwbare producten aan te bieden totdat de storing voorbij is.

5. Stroomlijn uw leverancier-naar-klant-cycli. Een van de beste redenen om uw productaanbod te vereenvoudigen, is omdat het leven na een pandemie een spel van doorlooptijden zal zijn. Met producten met de snelste conversiecycli, van leverancier tot klant, kunt u de cashflow van uw bedrijf sneller herstellen - en met veel minder risico - dan speciale bestellingen met een hogere marge. Zelfs als u extra magazijnruimte heeft, moet u uzelf niet overbelasten.

Onthoud dat alle operaties prioriteit moeten geven aan cashflow en versnelde orderafhandeling. Door kostenbesparingen voor bulkorders voor cashflow te plaatsen, zal deze strategie in wezen worden vernietigd. Wanneer u uiteindelijk cashflow opbouwt, kunt u weer 'on-demand'-orders aanbieden die meer tijd nodig hebben om op te leveren.

6. Focus op het voldoen aan de vraag in plaats van prognoses. Met een focus op cashflow vóór groei, is het cruciaal om waar mogelijk een make-to-order-strategie te promoten. Dit is moeilijk, omdat het instinct is om producten in bulk te kopen om aan de verwachte eisen van de klant te voldoen. Onthoud echter dat meer dan 40 miljoen Amerikanen werkloosheid hebben aangevraagd - ze zullen niet uitgeven volgens maanden oude voorspellingen.

Een make-to-order-strategie die voortkomt uit de werkelijke vraag is minder riskant voor uw bedrijf. Het stelt u ook in staat om snel genoeg contant geld te verzamelen om de productie op een veiligere, duurzamere manier op te voeren, vooral als u contant geld vooraf of bij levering kunt krijgen.

7. Minimaliseer procesomschakeling. Het laatste wat bedrijven nu zouden moeten proberen, is verschillende soorten bestellingen aan te nemen, elk met verschillende processen. Uw knelpunt is uw beperkende stap, en meer proceswisselingen betekenen meer werk en meer druk op dat knelpunt en uw middelen. Dit zorgt voor absolute chaos en het oplossen van het probleem is de heilige graal van operations management.

Het concept van critical chain-projectmanagement, beroemd gemaakt door Eliyahu Goldratt, biedt een eenvoudige methode om dat probleem (in theorie) op te lossen. Kortom, plan rond de middelen die nodig zijn om uit te voeren. Een manier om dit te doen is met machine learning, dat kan worden gebruikt om gegevens te benutten en de juiste productmix, doorlooptijden en instellingen te bepalen. Pas dit toe op uw post-pandemische supply chain management om succesvol te heropenen.

8. Maak gebruik van AI-geleide technologie voor nieuwe besluitvorming. Laten we, wat betreft machine learning en AI, verduidelijken dat post-pandemische supply chain management niet over efficiëntie zou moeten gaan. Uw hele strategie moet werken in termen van algehele effectiviteit in plaats van "output eruit te persen". Daarom zouden AI en machine learning de processtroom moeten verbeteren in plaats van te proberen procesanomalieën en -defecten te vinden.

Terwijl u de productiestroom verhoogt, gebruikt u AI en machine learning om ervoor te zorgen dat u precies heeft wat u nodig hebt om de output te behouden, meer contanten bij de hand te hebben en te voorkomen dat de duurzame winstgevendheid in gevaar komt.

Dit jaar heeft COVID-19 tot nu toe grote schade aangericht aan bedrijven, toeleveringsketens en de economie in het algemeen. Wanneer bedrijven weer opengaan, worden ze geconfronteerd met de logistieke nachtmerrie om het productiviteitsverlies te beperken en tegelijkertijd weer gewoon door te gaan. Met deze strategieën kunt u uw toeleveringsketen voorbereiden op de chaos die gaat komen - met voldoende contant geld om aan de vraag te voldoen.

Ali Hasan R. is mede-oprichter en CEO van ThroughPut, een AI-toeleveringsketensoftwarebedrijf.