Vijf manieren waarop contractlevenscyclusbeheer supply chains kan vormgeven

Bedrijven moeten nu meer dan ooit de dynamiek van de evoluerende toeleveringsketen volgen en snel reageren. Om realtime inzicht te krijgen, samen te werken met leveranciers en bedrijfsprocessen te stroomlijnen, maken veel ondernemingen gebruik van automatisering. Uit een recent Oxford Economics-onderzoek onder 1.000 supply chain-managers bleek dat respondenten 'automatisering gebruiken om routinetaken uit te voeren' als een strategisch topdoel voor de hele organisatie beschouwden.

Automatisering is ontworpen om de dagelijkse productiviteit te verbeteren en stelt gebruikers in staat om binnen een contract lifecycle management (CLM)-systeem bedrijfsbeleid en -regels op te stellen die van toepassing zijn op de stroom van taken, documenten en informatie over bedrijfsactiviteiten heen, waardoor ze verder kunnen gaan zonder dat er mensen nodig zijn. interventie. Door automatisering kunnen repetitieve, eenvoudige taken worden uitgevoerd zonder risico op menselijke fouten. In dit artikel wordt ingegaan op de vele voordelen van het gebruik van geautomatiseerde CLM om bedrijfstoeleveringsketens te beheren en hoe bedrijven automatisering het beste kunnen benutten om leveranciersrisico's tijdens de pandemie te beheren.

1. Zichtbaarheid bieden

Automatisering maakt toegang tot realtime informatie mogelijk, waardoor bedrijven direct kunnen reageren op veranderende omstandigheden en dienovereenkomstig geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Geautomatiseerde CLM-systemen met leveranciers- en leveranciersportalen kunnen dienen als een enkele bron van waarheid voor realtime gesprekken tussen leveranciers en leveranciers over tekorten, vraag en vertragingen. Met dit inzicht in de toeleveringsketen kunnen ondernemingen potentiële problemen effectief beheren en ondersteunende oplossingen ontwikkelen, evenals de gegevens die nodig zijn om mogelijke vertragingen en tekorten in de toekomst te voorspellen.

2. Leveranciersrisico waarschuwen

Uit hetzelfde onderzoek dat hierboven werd vermeld, bleek dat 39% van de respondenten de afgelopen drie jaar op enig moment in hun toeleveringsketen een negatieve risicogebeurtenis heeft ervaren, en 40% vond dat hun blootstelling aan toeleveringsketenrisico's in dezelfde periode is toegenomen. Met de toevoeging van automatisering kan de supply chain continu worden gecontroleerd op uitschieters en potentiële risico's. Geautomatiseerde contractbeheersystemen helpen leveranciersrisico's te verkleinen door te signaleren welke leveringen tekortschieten en in welke hoeveelheid, en of er sprake is van contractbreuk. Bovendien kan geavanceerde CLM kunstmatige intelligentie gebruiken om risicovolle clausules en leveranciersovereenkomsten te markeren voordat ze ooit door de organisatie zijn ondertekend.

3. Versnelde bedrijfsprocessen

Met automatisering kunnen ondernemingen de trage, handmatige processen elimineren die worden gebruikt om toeleveringsketens te beheren, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op het creëren van toegevoegde waarde voor de organisatie. CLM-automatisering elimineert belemmeringen in supply chain-processen zoals coördinatie, monitoring, voorraadcontroles en verzending - en het maakt het mogelijk om het volledige proces uit te voeren vanuit één beveiligd systeem.

Geautomatiseerde CLM-oplossingen stellen bedrijven en leveranciers ook in staat om contracten en andere verzoeken rechtstreeks in het systeem in te dienen, waardoor bedrijfsprocessen, waaronder verkoop, inkoop en juridische operaties, worden versneld.

Door de bovenstaande voordelen wordt de tijd die nodig is om een ​​contract af te ronden met bijna 60 procent te verkorten. Deze winst vereist natuurlijk enige planning vooraf:ondernemingen moeten eerst bepalen welk repetitief proces kan worden geautomatiseerd en de meeste waarde voor de organisatie zal opleveren. Zodra een workflow-automatiseringsoplossing is geselecteerd, kunnen medewerkers regels voor de taak binnen het platform instellen en controleren wanneer de gespecificeerde taak wordt voltooid, en dienovereenkomstig aanpassen. Voorbeelden van taken die ideaal zijn voor CLM zijn onder meer het distribueren van contracten, het maken van facturen en het verzenden van vooraf geschreven antwoorden naar klanten die een veelvoorkomende vraag stellen.

4. Naleving handhaven

Hoewel automatisering ervoor kan zorgen dat alles blijft draaien zonder dat een kritisch menselijk oog nodig is, moeten naleving en regelgeving nog steeds topprioriteit zijn. Geautomatiseerde CLM-workflows kunnen worden geprogrammeerd om te voldoen aan regelgeving en bedrijfsbeleid, wat betekent dat werknemers niet langer handmatig hoeven te controleren of elke taak compliant is. CLM houdt ook digitale workflows bij, zodat auditors snel en gemakkelijk kunnen weten welke taak is uitgevoerd — door wie en op welk moment — waardoor het niet langer nodig is om papierwerk of e-mail/papiersporen van medewerkers op te graven, waardoor alle partijen gemoedsrust hebben dat alle processen zijn gevolgd binnen wettelijke beperkingen.

CLM-automatisering verzamelt gegevens voor regelgevers, zodat leveranciers en klanten kunnen bewijzen dat ze aan de regels voldoen. Het kan ook het creëren van records van het volledige supply-chainproces van begin tot eind mogelijk maken, waardoor geautoriseerde personen kunnen bevestigen dat elke stap binnen de vastgestelde bedrijfsregels en -voorschriften valt en dienovereenkomstig wijzigingen aanbrengen.

5. Ondersteunen van werken op afstand

Om de supply chain efficiënt in beweging te houden, moeten IT-systemen het nieuwe landschap van werken op afstand kunnen ondersteunen, zodat leveranciers, partners en klanten toegang hebben tot bestanden, bedrijfsgegevens kunnen beschermen en het end-to-end-proces kunnen beheren. Terwijl IT-teams momenteel onder extreme druk staan ​​om werknemers op afstand te laten werken, zorgen geautomatiseerde systemen zonder code, waaronder CLM, ervoor dat externe werknemers oplossingen kunnen aanpassen om aan de behoeften van de toeleveringsketen te voldoen, zonder dat de voortdurende tussenkomst van de IT-afdeling nodig is. Zonder programmeerkennis, stellen no-code platforms gebruikers in staat om hun applicaties of processen snel zelf te creëren en uit te voeren. Met een markt die naar verwachting zal groeien van $ 13,2 miljard in 2020 tot $ 45,5 miljard in 2025, stellen low-code en no-code platforms supply chain-experts in staat om uit te voeren welke digitale strategieën het beste werken zonder dat handmatige codering nodig is.

Aangezien de COVID-19-pandemie ondernemingen in alle sectoren dwingt om de onvoorspelbaarheid van vraag en aanbod te beheersen, is geautomatiseerde CLM een cruciaal hulpmiddel om ondernemingen te helpen zichtbaarheid te krijgen, met leveranciers te communiceren en risico's te beheren, terwijl ze tegelijkertijd compliant en toegankelijk blijven voor externe werknemers. Bedrijven die met succes geautomatiseerde CLM toepassen, zullen niet alleen succesvol zijn bij rampen, maar ook voor algemene klanttevredenheid en bedrijfsgroei.

Colin Earl is CEO van Agiloft.