Hoe u kunt stoppen met het najagen van uw staartuitgaven

Aangezien de inkoopafdelingen van bedrijven slanker en slanker zijn geworden en kopers is gevraagd om meer te doen met minder, is het niet meer dan logisch dat uitgaven aan de achterkant, met een relatief lage prioriteit voor het uitgavenvolume, meestal niet dezelfde aandacht krijgen als ze zouden doen. als de inkoopbronnen robuuster waren.

Een laag bestedingsvolume staat echter niet noodzakelijk gelijk aan een gebrek aan besparingsmogelijkheden, aangezien deze minder beheerde categorieën doorgaans de plaatsen zijn waar de leveranciersmarges het grootst zijn.

Dit is een van de kosten van lean inkoop:het onvermogen om in te spelen op goede kansen in bepaalde categorieën van 'tail-spend'.

Om een ​​fabriek te laten werken, moeten de uniforme service, afvalophaler en ongediertebestrijdingstechnicus regelmatig verschijnen. Dit is niet onderhandelbaar. Uniformen moeten worden afgeleverd. Afval moet worden afgevoerd. Ongedierte moet worden bestreden. En dus, wanneer het contract op het punt staat af te lopen, is er een moment dat de neiging heeft om de interne bedrijfsinertie die gewoonlijk op deze gebieden heerst, te overwinnen.

Voor die korte momenten komen deze lagere kosten bovenaan de prioriteitenlijst van een drukke koper te staan, hoewel die focus nooit lang duurt op een slanke inkoopafdeling. Al snel wordt er een nieuwe overeenkomst ondertekend of wordt een verlenging verleend, en de koper keert terug om zich te concentreren op hogere prioriteiten.

De strategie, als je het zo mag noemen, is geheel reactief:een naderend contractafloop vraagt ​​aandacht. Er wordt een nieuwe toezegging gedaan. Dan gaat de aandacht ergens anders heen, totdat het weer wordt gevraagd.

Als het gaat om deze doorgaans slecht beheerde uitgaven, is de grootste bron van concurrentie de interne bedrijfsinertie. Het niet beveiligen van uniformen, afvaltransport of ongediertebestrijding kan een ramp zijn op fabrieksniveau, maar niemand verandert in een pompoen als ze volgende week niet 30% of 40% gaan besparen op die diensten - zelfs als het volledig mogelijk is om te doen dus.

Op lean inkoopafdelingen werken veel inkopers alleen aan datgene waarover op elk moment niet onderhandeld kan worden, en ontbreekt het hen aan alles behalve een reactionaire strategie voor het grootste deel van hun uitgavenportfolio.

Als een deal op categoriemanagerniveau verloren gaat, is het excuus:"Ik werk aan MRO, of energie, of logistiek, dus daar kan ik nu onmogelijk naar kijken." Wat zich vertaalt naar:"Ik heb geen strategie voor de dingen waar ik momenteel niet actief aan werk."

P&L-eigenaren, inkoopleiders en financiële managers moeten inkoopteamleden de volgende twee vragen stellen:

1. In welke categorieën ben je op dit moment diep ondergedompeld?
2. Wat is je strategie voor de categorieën waarin je niet diep ondergedompeld bent?

De kans is groot dat je niet erg onder de indruk zult zijn van het antwoord op nummer 2, en er kan een leermoment ontstaan.

Er wordt vaak gezegd dat je goed kunt zijn in je werk door goed werk te leveren in de categorieën met de hoogste prioriteit. Maar om goed te zijn in je werk, heb je een strategie nodig voor je hele portfolio, zelfs voor de categorieën waar je momenteel niet actief aan werkt.

Uw leveranciers weten dat u slank bent, waardoor u een doelwit bent. In omgevingen waar inkoop steeds vaker wordt gevraagd om meer te doen met minder, moet het hebben van een strategie voor alle uitgaven - niet alleen de categorieën met de hoogste prioriteit op dit moment - niet onderhandelbaar zijn.

Houd rekening met deze realiteit wanneer u de categorieën identificeert die een strategie nodig hebben:alleen omdat een koper niet 'actief aan' een bepaalde uitgave werkt, betekent dit niet dat ze geen kostbare tijd aan die categorie verliezen.

Als het gaat om afleiding, zijn niet alle uitgaven gelijk, en het rijk van uitgaven voor staartuitgaven wordt bevolkt door een aantal bijzonder afleidende categorieën. Wanneer gehuurde uniformen niet worden geretourneerd bij Plant 16, wordt het probleem geëscaleerd naar uw koper. Plant 11 klaagt over "container overvul"-heffingen op haar afvalverwerkingsfacturen en uw koper wordt bij het geschil betrokken. De leverancier van ongediertebestrijding van Plant 5 zegt dat de locatie een fumigatie van $ 200.000 nodig heeft. Is het echt? En zijn die kosten juist?

Uw koper 'werkte' aan geen van deze categorieën. Maar alle afleidingen doen zeker afbreuk aan de productiviteit van de initiatieven met een hogere prioriteit die eigenlijk 'op hun radar' staan.

Met de juiste strategie kunt u niet alleen in deze categorieën geld besparen. U kunt ook de productiviteit van uw team verbeteren door de voortdurende afleiding die voortkomt uit deze uitgaven te verminderen.

Hier is het ding over veel van deze "onder-de-radar" uitgaven voor staartuitgaven:ze zijn per definitie onopvallend. Ze vallen aan als je niet kijkt. En zoals we hebben besproken, wordt niet alleen uw bedrijfsresultaat aangevallen, maar ook de kostbare tijd en missiefocus van uw team. Dus elke strategie die er niet in slaagt verdedigingsmechanismen in te bouwen tegen deze voortdurende aanvallen, zal onvoldoende zijn.

In deze categorieën is alleen effectief contracteren nooit voldoende. Zelfs een optimaal contract kan niet alle inspanningen van een leverancier om de uitgaven te verhogen weerstaan, en het kan evenmin voorkomen dat afleidingen op veldniveau de productiviteit van uw team aantasten. Het zijn geen betere contracten die je nodig hebt (hoewel je die misschien ook nodig hebt), het zijn betere strategieën.

De wereld van onkostenbeheer biedt tal van oplossingen voor overbelaste inkoopafdelingen die de druk voelen om besparingen te realiseren. Onderzoek uw opties, maar pas op:veel van de "oplossingen" die u wordt aangeboden, zullen niet de meest irritante, aanhoudende problemen met complexe uitgavencategorieën oplossen, en u zult merken dat u te maken krijgt met dezelfde afleiding en bottom-line erosie je hebt altijd volhard.

Uw strategie kan niet eindigen bij sourcing en het sluiten van deals. Met veel kosten voor de uitgaven, zal elke strategie die inkoop zonder management biedt, het doel missen en u blootstellen. Maar de juiste strategie kan de quick wins opleveren die u nodig hebt en tegelijkertijd hardnekkige probleemgebieden voor uw bedrijf oplossen. Misschien kun je dan eindelijk stoppen met achter je aan te jagen.

Rich Ham is CEO van Fine Tune.