Hoe digitale betalingen de logistieke efficiëntie verbeteren

In de logistieke sector draait het om snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid. Magazijnen streven ernaar om vrachtwagens snel te laten draaien, de dokdeuren gevuld te houden en zoveel mogelijk ladingen te verwerken. Hetzelfde geldt voor vrachtwagenchauffeurs en vervoerders:als ze niet onderweg zijn, genereren ze geen inkomsten.

Maar in een ruimte waar snelheid en efficiëntie zo belangrijk zijn, is de industrie te afhankelijk van iets dat ongelooflijk inefficiënt is:papier.

Papier staat op gespannen voet met de doelstellingen van efficiëntie en nauwkeurigheid. Het is omslachtig en vertraagt ​​hele processen. Papieren betalingen kunnen betekenen dat magazijnbediende 15 minuten aan de telefoon zit om een ​​cheque te verifiëren, of door het magazijn klautert op zoek naar kleingeld. Elke papieren transactie betekent kostbare tijdverspilling, met de mogelijkheid dat betalingen verloren gaan of verkeerd worden afgehandeld.

Grote en kleine logistieke bedrijven volgen betalingen en laden bestellingen meestal handmatig op, soms zelfs met pen en papier. Dit komt vooral veel voor in gebieden van het bedrijf waar de kosten onverwacht of zeer variabel kunnen zijn. In de magazijnomgeving kunnen bijvoorbeeld aanvullende vergoedingen in rekening worden gebracht op basis van hoe een lading binnenkomt. Was het laat? Waren er speciale behandelings- of loskosten nodig? Zelfs magazijnen die worden ondersteund door geweldige technologie beschikken mogelijk niet over de systemen of processen om deze kosten goed te beoordelen, te volgen en af ​​te handelen, om ervoor te zorgen dat ze in realtime worden geïnd of later worden gefactureerd.

Een ander probleem van papier is wanneer een betaling in realtime wordt verwacht, maar de chauffeur geen geaccepteerde betaalmethode heeft, zoals een papieren cheque of contant geld. De chauffeur is dan gedwongen om tijd te besteden aan het vinden van de geaccepteerde betaalmethode. Stel je voor dat iedereen in de supermarkt per cheque betaalt of met contant geld moet betalen elke keer dat je je auto tankt. Dat gebeurt elke dag in sommige hoeken van de logistieke sector.

Het digitaliseren van het volgen, factureren en innen van betalingen verbetert de betalingservaring voor beide zijden van de transactie aanzienlijk. Het is gemakkelijker te innen, er kunnen meer betalingsopties worden ondersteund en er is geen papieren factuur of ontvangstbewijs te verliezen.

De overgang naar digitale betalingen en workflow versnelt niet alleen de dagelijkse activiteiten, het verlicht de belasting van medewerkers en zorgt ervoor dat er in de hele supply chain rekening wordt gehouden met elk belangrijk detail. Een overstap naar digitaal betalen is meer dan alleen het gedoe met cheques wegwerken; het vermindert de afhankelijkheid van papier in het algemeen. Dat omvat papieren facturen, handmatige gegevensinvoer, het opslaan van oude papieren dossiers en het verminderen van contactmomenten die kansen creëren voor menselijke fouten of zelfs diefstal.

De logistieke sector staat niet alleen in zijn afhankelijkheid van papieren facturen en betalingen. Een webinar uit 2018 van PYMNTS.com getiteld "Bringing Corporate Payments Out of the Dark Ages" beschreef enkele trends in B2B-betalingen:

• 67% van de consumentenbetalingen wordt elektronisch gedaan, terwijl 64% van de B2B-betalingen nog steeds per cheque wordt gedaan.

• B2B-betalingen hebben een foutenpercentage van 18%.

• De gemiddelde B2B-factuur duurt $17 en 10 dagen om te verwerken.

• De volledige levenscyclus van een B2B-transactie is 34 dagen in de VS

De minimale kosten bij de overgang naar digitale betalingen worden gemakkelijk terugverdiend door de ROI die voortkomt uit snelheid, efficiëntie, nauwkeurigheid en het elimineren van inkomstenlekken. Blijf niet in het ongewisse:evalueer uw betalings- en factureringsprocessen om ervoor te zorgen dat ze de zichtbaarheid en efficiëntie hebben die u nodig hebt om uw bedrijf optimaal te runnen.

Robin Gregg is CEO van RoadSync, een digitaal betalingsplatform voor logistiek.