Hoe een nieuwe lease-accountingstandaard van invloed zal zijn op transport en logistiek

De nieuwe lease-accountingstandaard van de Financial Accounting Standards Board, ASC 842, is vorig jaar in werking getreden voor openbaarvervoer- en logistieke bedrijven. De FASB stelde onlangs voor om de deadline voor particuliere bedrijven met een jaar te verlengen tot jaarperioden die beginnen na 15 december 2020, wat vanaf augustus 2019 nog onbeslist was. De nieuwe regels vervangen ASC 840, dat al meer dan 40 jaar wordt gebruikt, en veranderen de manier waarop bedrijven financiële (kapitaal) en operationele leases moeten verantwoorden, waarbij bijna alle leases naar de bedrijfsbalans worden verplaatst.

Voorheen konden operationele leases worden gerapporteerd als een voetnoot in de jaarrekening van ondernemingen, zonder dat dit gevolgen had voor de balans. Deze nieuwe rapportagevereisten zijn een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven nu verantwoording moeten afleggen over hun leaseverplichtingen, en kunnen een aanzienlijke impact hebben op lease-versus-buy-beslissingen en op de financiële overzichten van bedrijven. Zelfs voor openbare bedrijven die het eerste jaar van naleving hebben doorstaan, worstelen velen nog steeds met het ontwikkelen van herhaalbare processen om voortdurende naleving te garanderen.

Transport- en logistieke bedrijven worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen bij de acceptatie en naleving van ASC 842, vanwege de uitgebreide en diverse soorten lease-activa die centraal staan ​​in het bedrijf. Alles, van het leasen van voertuigen en apparatuur tot geleasede opslageenheden, vliegtuigen en schepen, wordt door de wijziging beïnvloed. Volgens de International Accounting Standards Board wordt van bedrijven verwacht dat ze meer dan $ 3 biljoen aan operationele leases in hun jaarrekening opnemen als gevolg van de nieuwe boekhoudregels. Vooral bedrijven met grote hoeveelheden operationele leases, zoals logistieke bedrijven die vliegtuigen, auto's en schepen leasen, zullen worden getroffen. Om de enorme omvang te onderstrepen, hebben vier beursgenoteerde logistieke bedrijven alleen al bijna $ 5,2 miljard aan huurcontracten op hun balans gezet als gevolg van ASC 842.

Wat het nog ingewikkelder maakt, is een licht gewijzigde definitie van lease. Onder ASC 842, "[een] contract is of bevat een lease indien het contract het recht geeft om het gebruik van geïdentificeerde eigendommen, installaties of uitrusting (een geïdentificeerd actief) voor een bepaalde periode te controleren in ruil voor een vergoeding." Naleving vereist een mentaliteitsverandering over wat een lease is.

Gezien deze nieuwe vereisten zullen transport- en logistieke bedrijven het volgende ervaren:

• Wijzigingen in boekhoudbeleid en praktijk. De meeste transport- en logistieke bedrijven zullen hun boekhoudbeleid en -praktijken moeten onderzoeken en bijwerken om ze aan te passen aan de nieuwe standaard. Het is even waarschijnlijk dat ze ook aanvullende analyses moeten uitvoeren om te bepalen hoe de normen op bepaalde huurovereenkomsten moeten worden toegepast.
• Een toename van balansactiva en passiva. ASC 842 vereist dat zowel operationele als financiële leases op de balans worden geactiveerd. De enige uitzondering zijn bepaalde kortlopende huurcontracten met een looptijd van 12 maanden of minder. Activa met een gebruiksrecht (ROU) worden samen met een overeenkomstige verplichting op de balans opgenomen.
• Wijzigingen in de resultatenrekening. De nieuwe regels resulteren over het algemeen in een lineair kostenprofiel voor operationele leases en een front-loaded profiel voor financiële leases. Rente- en afschrijvingskosten zullen afzonderlijk in de resultatenrekening worden gepresenteerd voor financiële leases, terwijl de twee worden gecombineerd en gepresenteerd als één post voor operationele leases.
• Verantwoordelijkheden van huurder/verhuurder. Transport- en logistieke bedrijven bevinden zich in de unieke positie om zowel huurder als verhuurder te zijn. Een nauwkeurig onderzoek van de contractvoorwaarden zal nodig zijn om te beoordelen of de overeenkomst al dan niet een lease is, en om de noodzakelijke financiële rapportagevereisten van elke lease vast te stellen. Arrangementen kunnen ook lease- en niet-leasecomponenten bevatten waarvoor verschillende boekhoudtoepassingen nodig zijn.
• Sale-leaseback-wijzigingen. Er zijn wijzigingen aangebracht in wat kwalificeert als een sale-leaseback-transactie. Volgens de nieuwe regels vindt een aankoop plaats wanneer:(1) er een contract is en de zeggenschap is overgedragen volgens de richtlijnen in de nieuwe standaard voor de opname van opbrengsten (ASC 606), (2) de leaseback geen financiële lease is, en (3) een eventuele terugkoopoptie kan worden uitgeoefend tegen de reële waarde van het actief, en een in wezen vergelijkbaar alternatief actief is direct beschikbaar op de markt. In dit geval dienen lessees het actief niet langer op te nemen en een winst/verlies op verkopen te boeken, indien van toepassing. Als er geen verkoop plaatsvindt, hoeven lessees het actief niet uit de balans te halen en moeten ze de transactie als een lening beschouwen. Verhuurders dienen hun contante betalingen als leningen weer te geven.

Hoewel particuliere bedrijven naar verwachting niet aan de nieuwe normen hoeven te voldoen tot boekjaren die beginnen na 15 december 2020, moesten openbare bedrijven beginnen te voldoen aan de nieuwe normen die beginnen na 15 december 2018. Hun ervaringen geven particuliere bedrijven enig inzicht in de uitdagingen van naleving. Een van de grootste lessen die tot nu toe zijn geleerd, is de neiging om de hoeveelheid tijd die nodig is om met succes over te stappen naar de nieuwe normen te onderschatten. Transport- en logistieke bedrijven moeten zichzelf voldoende tijd gunnen om nieuwe leaserapportagemethoden, -beleid en -praktijken te ontwikkelen om geen leases te missen. Het verzamelen en ordenen van deze gegevens kost veel tijd en nauwkeurigheid is essentieel.

Op basis van de ervaringen van bedrijven die al zijn overgestapt op ASC 842, kan de overgang worden vergemakkelijkt door enkele best practices toe te passen:

1. Ontwikkel een uitgebreid transitieplan. Bedrijven die een plan van aanpak voor de transitie ontwikkelden, deden het beter dan bedrijven die dat niet deden. Betrek financiële en boekhoudteams, bedrijfsleiders en managers die toezicht houden op leases bij de ontwikkeling van plannen, om huidige en toekomstige leaseverplichtingen nauwkeurig te beoordelen.
2. Anticipeer en evalueer complexiteiten. De ASC 842-overgang is op zichzelf al vol complexiteit. Zodra de extra complexiteit van transport- en logistieke leases wordt toegevoegd, wordt de situatie nog uitdagender. Begin vroeg met de overgang en profiteer van de praktische hulpmiddelen die beschikbaar zijn om sneller aan naleving te voldoen.
3. Vermijd veelvoorkomende struikelblokken. Enkele van de meest voorkomende struikelblokken zijn het identificeren van embedded leases, het bepalen van incrementele leenrentes en sale-leasebacks. Plan om een ​​aanzienlijke hoeveelheid administratieve tijd te besteden aan het identificeren van ingebedde leases, oplopende leentarieven voor alle leases en de nauwkeurigheid van sale-leaseback-transacties.
4. Investeer in nieuwe 'accounting-first'-systemen die met u mee kunnen schalen naarmate uw bedrijf groeit. Early adopters in het openbaar vervoer en logistieke bedrijven meldden gedateerde of ronduit defecte technologie als een enorm probleem bij de naleving van leaseboekhouding, wat een risico op financiële overzichten met zich meebracht. Fouten in de software waren zelfs een van de belangrijkste redenen waarom de AICPA er bij de FASB op aandrong om de deadline voor ASC 842 voor particuliere bedrijven te verlengen.

Een van de redenen waarom deze fouten worden gemaakt, is het ontbreken van een 'accounting-first'-benadering. Veel van de bestaande leasesystemen die beweren de nieuwe standaarden voor leaseboekhouding aan te kunnen, zijn leaseadministratiesystemen die snel boekhoudmogelijkheden hebben toegevoegd om meer software te verkopen. Bedrijven ondervinden problemen met de systemen omdat ze niet zijn gebouwd als boekhoudsystemen. Zoek naar softwareoplossingen voor leaseboekhouding die zijn gebouwd door gerenommeerde leveranciers van boekhoud- en belastingsoftware die boekhoudkundige en belastingexperts in dienst hebben.

ASC 842 is een blijvertje. Hoewel de boekhoudkundige wijzigingen de meest voor de hand liggende impact zijn op transport- en logistieke bedrijven, zijn ze niet de enige impact. De hele branche zal een nieuwe manier van zakendoen moeten leren, aangezien de veranderingen gevolgen zullen hebben voor budgettering, contractonderhandelingen, financiële overzichten, interne processen en controles, systemen en gegevensverzameling en rapportage. Dit is een kans om de manier waarop transport- en logistieke bedrijven functioneren om te vormen en te verbeteren voor een meer gestroomlijnd, nauwkeurig en efficiënt leasebeheer en blijvend succes.

Adam Schrom is Senior Manager bij Bloomberg Tax &Accounting.