Vaste kennis van werknemers vastleggen, voordat het te laat is

Tegen 2025, bijna 25 procent van de bevolking van de Verenigde Staten zal naar verwachting 60 jaar of ouder zijn. Wat kan er worden gedaan om hun kennis te behouden en door te geven aan de volgende generatie werknemers, terwijl deze demografie zich voorbereidt om het personeelsbestand te verlaten en met pensioen te gaan? Een groot deel van de kennis die onze 'oudsten van werknemers' bezitten, wordt immers niet opgeschreven of opgeslagen in een computer, maar wordt opgeslagen in hun hoofd. En dit geldt vooral binnen de productiesector.

Een term die voor het eerst werd bedacht binnen de Six Sigma-gemeenschap, stammenkennis wordt beschreven als kennis die bekend is, maar niet gedocumenteerd. Het kan bestaan ​​uit tientallen jaren aan waardevolle informatie en praktische ervaringen, en het verliezen van deze kennis kan schadelijk zijn voor elke organisatie.

Voor fabrikanten is de situatie echter nog nijpender. IndustryWeek meldt dat bijna een kwart van de productiemedewerkers 55 jaar of ouder is. En in Californië, een staat die het land leidt in het marktaandeel van de industrie, is dit bijzonder verontrustend.

De waarde van tribale kennis erkennen

Sommige productieleiders staan ​​ver verwijderd van fabrieksvloeren, dus begrijpen ze misschien niet de rijkdom aan stamkennis die sommige van de meer ervaren werknemers kunnen bezitten. Het vastleggen van deze kennis kan de organisatie helpen meer succes te behalen door:

• Concurrentievoordeel behouden. Bedrijfsprocessen, bedrijfsmethoden en bedrijfseigen gegevens kunnen een unieke onderscheidende factor zijn van andere binnen dezelfde ruimte.
• Innovatie stimuleren. Door te kijken naar de oude manier om dingen te doen, kan een eigenaar van een klein bedrijf nieuwere, effectievere en efficiëntere manieren vinden om dingen te doen.
• Lesgeven aan de volgende generatie. Nieuwe medewerkers, zonder het voordeel van tribale kennis, zijn niet in staat de schoenen te vullen van de persoon die ze hebben vervangen. "De maakindustrie is zo gespecialiseerd geworden dat bedrijven op zoek zijn naar hyperspecifieke vaardigheden die maar weinig externe werknemers zouden kunnen hebben", aldus de economen Andrew Weaver en Paul Osterman.

Totdat productieleiders de waarde van tribale kennis erkennen en een plan opstellen om deze te verkrijgen, zullen ze nieuwe kansen blijven missen.

Verwacht wat weerstand

Een aspect van het vastleggen van stamkennis dat als een verrassing kan komen, is de onwil van een werknemer om te delen. Enkele van de meest voorkomende redenen waarom werknemers zich terugtrekken, zijn:

• Ze hebben zorgen over hun baanzekerheid. Sommige werknemers vinden dat hun knowhow hen gewaardeerd houdt en dat het delen van hun geheimen het voor iemand anders gemakkelijker maakt om in hun schoenen te staan
• Ze volgen de procedure niet. Na verloop van tijd ontdekken veel werknemers snelkoppelingen binnen hun functie; ze weten dat ze de dingen niet volgens het boekje doen, maar ze zijn dingen gedaan krijgen. Het documenteren van deze tijdelijke oplossingen zou betekenen dat ze hun alternatieve methoden opgeven.
• Ze vinden het leuk om 'de fixer' te zijn. Sommige bewaarders van stamkennis houden er gewoon van om de houder van die kennis te zijn; het geeft ze een goed gevoel als anderen op hen vertrouwen, en ze vinden die telefoontjes 's avonds laat niet eens erg vanwege de ego-aanval die het hen geeft.

Kennispoortwachters identificeren

Om stammenkennis vast te leggen, moet je kijken welke medewerkers het meest te bieden hebben. Over het algemeen wil je beginnen met de meest ervaren veteranen. Deze werknemers zijn ook geneigd degenen te zijn die het dichtst bij hun pensioen zijn, en het is waarschijnlijker dat ze hun kennis delen; in hun gedachten hebben ze minder te verliezen door informatie vrij te geven, omdat ze hoe dan ook op weg zijn.

Wanneer je geconfronteerd wordt met een aantal van de eerder genoemde pushbacks, wees dan openhartig en blijf hun ego strelen; laat ze weten dat jij weet dat niemand het werk kan doen zoals zij. Stel hen gerust dat hun baan niet in gevaar is en dat u alleen de informatie hoeft te verzamelen ter voorbereiding op wanneer ze besluit dat ze klaar zijn.

En als ze bezuinigen, berisp ze dan niet; evalueer in plaats daarvan de werkprocedures opnieuw. Als hun kortere weg de kwaliteit of veiligheid niet in gevaar brengt, hebben ze misschien een betere methode gevonden die in de hele fabriek kan worden toegepast.

Analyseren, digitaliseren en distribueren

Niet alle stamkennis is goede kennis. Zoals vermeld, kunnen sommige kortere wegen inhouden die, op hun best, eye-opening mogelijkheden voor verbetering kunnen zijn; of in het ergste geval levensbedreigende gevaren. Daarom is het belangrijk om alles te analyseren en te bepalen wat er moet worden gedocumenteerd voor toekomstige werknemers en wat moet worden vergeten.

Nu is het tijd om uw nieuwe informatie te digitaliseren (en zorg ervoor dat u de digitale documentatie bijhoudt; u wilt dit proces niet opnieuw doorlopen met de volgende ronde van gepensioneerden). Zodra de informatie is gedigitaliseerd, waar nodig, deelt u deze op grote schaal binnen de organisatie om werknemers te betrekken, samenwerking te bevorderen en stamkennis uit te breiden (dit zou zelfs kunnen leiden tot organische ontwikkeling van een sterkere bedrijfscultuur, iets dat aantrekkelijk is voor de nieuwe generatie van millennials die de arbeidsmarkt betreden.

Kennis is iets verschrikkelijks om te verspillen. Stammenkennis, misschien zelfs meer, want als het weg is, is het voor altijd verloren. Voordat een andere waardevolle veteraan van het bedrijf van uw fabrieksvloer loopt, moet u alles van hen leren. Je krijgt geen nieuwe kans.