RPA schalen:verbeter voordat u processen automatiseert

Misschien zijn RPA-leveranciers te veel gefocust op de vraag in plaats van op het aanbod. En als dienstverleners vertrekken, worden ondernemingen aan hun lot overgelaten, vaak met weinig intern talent.

Als we op het werk bezig zijn met onze dagelijkse taken, stoppen we niet vaak om na te denken over hoe onze rol is ontstaan, of waarom we het doen zoals we het doen.

Maar het is best interessant; in feite is de manier waarop we vandaag werken het resultaat van eeuwenlang nadenken over hoe we dat het beste kunnen doen.

Van Adam Smith's 'arbeidsverdeling' tot Motorola's 'Six Sigma', onze werkprocessen zijn onderworpen aan talloze herzieningen.

Nieuwe arbeidswetten, economische factoren en steeds evoluerende technologieën betekenen ook dat onze processen voortdurend in beweging moeten zijn en zich waar nodig moeten aanpassen.

Robotic process automation (RPA) is een van de nieuwste change agents die onze werkgerelateerde processen opnieuw definieert. Hoewel er veel hype is rond RPA, zijn de voordelen ervan - indien correct toegepast - erg opwindend. In de eerste plaats belooft RPA om rudimentaire, op regels gebaseerde processen te digitaliseren, zodat werknemers zich kunnen concentreren op complexere taken; natuurlijk is het een echte zegen geworden voor backoffice-activiteiten. Als zodanig groeit de belangstelling van bedrijven exponentieel. In 2018 bereikte de wereldwijde RPA-markt $ 1,7 miljard, volgens cijfers van HFS Research.

Opstarten mislukt

HFS Research heeft echter, in samenwerking met KPMG, nog een onderzoek uitgevoerd om te begrijpen hoe RPA-overeenkomsten tussen ondernemingen zich daadwerkelijk ontwikkelen:het zijn niet allemaal regenbogen en eenhoorns.

Volgens HFS is RPA, ondanks de leverancierswaarderingen van meer dan een miljard dollar, nog steeds een ontluikende markt en slagen de adoptiestrategieën er niet in om hun vruchten af ​​te werpen, waarbij slechts 13% van de RPA-initiatieven van ondernemingen schaalgrootte bereiken in de hele organisatie.

Het probleem rond het schalen van RPA is veelzijdig; organisaties kampen met een gebrek aan ervaren talent; ze begrijpen de benodigde technologieën niet en ze slagen er niet in om processen te beoordelen voordat ze worden geautomatiseerd.

Het schuldspel

Misschien zijn RPA-leveranciers te veel gefocust op de vraag in plaats van op het aanbod; ook wanneer dienstverleners vertrekken, worden ondernemingen aan hun lot overgelaten, vaak met weinig intern talent.

Het is duidelijk dat RPA-leveranciers reclame willen maken voor de voordelen van hun oplossingen, maar het valt op dat er bepaalde mythologieën zijn ontstaan. Een grote hype rond RPA op dit moment, volgens Elena Christopher – research vice president, industry research en RPA bij HFS Research – is tijd om hiervan te profiteren.

"Hoewel je op korte termijn voordelen kunt halen uit RPA, kan het ook een beetje een catch-22 worden", legt Christopher uit. "Als alle leveranciers en ondernemingen alleen maar de automatisering binnenhalen en het op handmatige processen slaan en het proces niet echt veranderen, kun je dat natuurlijk vrij snel aan de gang krijgen, maar het is misschien helemaal niet wat je wilt. Als je daarentegen wat meer tijd nodig hebt om na te denken over wat je wilt bereiken, krijg je een beter rendement op je investering.”

Leveranciers kunnen ook te veel van een gestandaardiseerde aanpak kiezen, denkend in het rijk van automatisering van processen waar ze normaal goed in zijn. In plaats daarvan zouden leveranciers moeten nadenken over problemen die uniek zijn voor hun klanten.

Volgens Christopher moeten ondernemingen echter zelf aan het stuur zitten als het gaat om het kiezen van processen die moeten worden geautomatiseerd.

"Het is de onderneming, niet de leverancier, die het meeste weet van de processen", legt ze uit. “Zij zijn dus echt degenen die moeten beoordelen of een proces in orde is of dat er een probleem mee is.

"Een serviceprovider kan zeker de juiste tools en impulsen bieden om te helpen bij de identificatie, maar het is de onderneming die echt naar de tafel moet gaan en bepalen welke processen de juiste kandidaat zijn voor automatisering."

Inefficiënties automatiseren

Volgens Christopher lijkt het erop dat bedrijven, in de haast om RPA te adopteren, mogelijk geen geïntegreerde benadering van automatisering volgen en er niet in slagen om processen volledig te onderzoeken voordat ze ze automatiseren.

"Ik heb gehoord dat veel bedrijven dit toegeven", zegt Christopher. “Voor een van onze recente rondetafelgesprekken over intelligente automatisering, ging ik de kamer rond om met verschillende bedrijfsleiders te praten en velen van hen gaven toe dat ze, toen ze begonnen, naar processen keken en zeiden 'laten we gewoon wat automatisering inruilen', dan beseffen ze dat ze gewoon een ander soort werknemer hebben die hetzelfde werk doet.”

Het lijkt erop dat ondernemingen voorop lopen met een oplossing voordat ze het probleem identificeren. "Automatisering moet worden gezien als een kans om drastische procesverbeteringen te stimuleren", voegt Christopher toe.

Beoordelen van processen

Dit is natuurlijk geen sinecure. Stel dat u bijvoorbeeld een multinationale producent bent en dat u uw order-to-cash-proces wilt verbeteren. Van orderinvoer tot en met de levering van goederen en ontvangst van betalingen, het is een enorm project. Voordat je gaat automatiseren moet je veel uitzoeken; waar zijn de doorlooptijden tussen levering en facturering te hoog en waarom? Bij welke stappen is handmatige en tijdrovende nabewerking nodig? Hoe vaak komen onnodige leveringsblokkades en annuleringen van bestellingen voor?

In een gesprek met Information Age deelde Alex Rinke, CEO van Celonis, het technologiebedrijf voor process mining, enkele van zijn inzichten; zijn bedrijf helpt bedrijven om slechte processen aan te pakken. In zijn tijd heeft hij gehoord van veel mislukte RPA-initiatieven; en het is vaak omdat bedrijven hun inefficiënties niet begrijpen voordat ze automatisering implementeren.

Celonis werkt ook samen met alle grote namen in RPA:Automation Anywhere, Blue Prism en UiPath, om er maar een paar te noemen.

Volgens Rinke kan process mining, een type datamining dat patronen in eventloggegevens identificeert, bedrijven helpen om een ​​meer strategische benadering van automatisering te kiezen. "Het helpt echt om activiteiten te visualiseren", zei hij. “Het helpt om te begrijpen hoe processen met elkaar samenhangen; het maakt een kaart van wat medewerkers doen en waar ze vastlopen.”

Door de processen te beoordelen, betoogde Rinke dat ondernemingen in staat zijn de voor- en nadelen van automatisering af te wegen; en beter overstappen op het ontwikkelen van bots.

“Onze klant Vodafone is erin geslaagd om de automatisering van hun boekhoudafdeling met succes te vergroten”, aldus Rinke.

Met 446 miljoen klanten is Vodafone een van de grootste telecommunicatiebedrijven ter wereld en heeft het natuurlijk te maken met honderdduizenden transactiegegevens. Met process mining heeft Vodafone een aantal grote overwinningen behaald, in het kader van het 'touchless factuurautomatisering'-initiatief is hun factuurautomatiseringspercentage gestegen van ongeveer 13% naar ongeveer 40% (cijfers van maart 2018).

“Dit bereik je niet zomaar met RPA alleen, je moet echt kijken wat er aan de hand is en dan op strategische wijze de nodige maatregelen impliceren”, legt Rinke uit.

Hoewel RPA-leveranciers en partners zoals Celonis nuttige tools en vooraf geconfigureerde apps kunnen bieden om processen echt te begrijpen, zullen ondernemingen ook hun eigen expertise moeten ontwikkelen en toepassen.

Procesinterpretatie en het verzamelen van gebeurtenissen vereisen technische vaardigheden, dus organisaties zullen hun data-expertise echt moeten betrekken.

Het is ook erg belangrijk om RPA op de juiste manier te bemannen en enig commitment te krijgen achter een data- en inlichtingengestuurde benadering om informatie te verwerken en te veranderen. Je moet ze verzamelen en zeggen 'dit is nu een deel van je werk', anders zul je moeite hebben om RPA met succes op te schalen.