10 essentiële RPA best practices van UiPath, Blue Prism & Kofax

RPA best practice tips: let op de drie T's

De olifant in de woonkamer: RPA uitrollen

Er is een neiging voor bedrijven om RPA op kleine schaal te adopteren, en dan te stoppen: de uitrol komt tot stilstand. Dit heeft geleid tot claims dat RPA overhyped is; een graad van cynisme.

Guy Kirkwood, UiPath's chief evangelist, formulierte het zo: "Organisaties en implementatiepartners gebruiken RPA als een eerste stap op de digitale transformatieroute, omdat het relatief snel en goedkoop is. Ze zeggen 'we nemen je mee op een digitale transformatieroute, laten we RPA gebruiken om te beginnen om kosten te verlagen, efficiëntie te verhogen en je in een digitale mindset te krijgen. Wat er gebeurt, is dat na een bepaalde tijd, ze stallen. Ze hebben een kampioen, die het verspreidt door één afdeling, misschien meerdere, zeggen financië, HR en inkoop, maar hoe gaan we het in klantenservice krijgen?"

Een aantal van de experts in RPA die we spraken, baseerden hun advies op hoe deze uitdaging te overwinnen.

RPA best practice tip één: Wees gewaarschuwd voor de zepgeroep

Volgens de Griekse mythologie lokten de zepens, wezens met het uiterlijk van mooie vrouwen, zeilers hun schepen te dicht bij de kust te sturen, waar hun schepen op de rotsen verpletterden.

RPA lijkt daarop. Op het eerste gezicht is het gemakkelijk te gebruiken, kan binnen een afdeling geïmplementeerd worden.

Jane Conroy, Customer Success Director bij Blue Prism, zegt dat "het bijna alsof initiële adopters denken dat omdat de tool zichzelf zo gemakkelijk te gebruiken is, ze denken 'we hebben het gehaald, we weten wat we doen nu'. En dat klopt niet. Omdat ze de fundamenten moeten bouwen. Ze hebben begrepen dat ze een tool hebben die potentiëel iets kan doen, maar ze moeten nog een business case bouwen."

RPA best practice tip twee: Doe het niet in de schaduw

Chris Huff, Chief Strategy Officer bij Kofax, adviseert om de werkgevers, die het gaat beïnvloeden, die het gaat empoweren, vanaf het begin te betrekken. "Dit is change management 101," zegt hij, "maar het zijn vaak deze zachte dingen die gemist worden wanneer u automatisering doet."

Chris heeft specifiek advies: hij stelde voor een korte twee-en-een-half-minuten video-opname van de pilotfase. "Begin met interviewen van de werknemers betrokken bij het project helemaal aan het begin; vraag hun gedachten over automatisering. Typisch zouden ze achterover leunen, armen oversteek en een stijve kijk op hun gezicht hebben omdat ze bang waren voor de onzekerheid. 'Ga dit mij vervangen, ga ik mijn baan verliezen, ga ik niet in staat zijn mijn gezin te voorzien?' Dan, 45 tot 60 seconden in, praat met dezelfde mensen halverwege de pilot, typisch na drie weken. U ziet vaak dat ze ontspannen, en ze beginnen te praten over de robot alsof het echt een collega is en hen helpt, hen in staat stellend actie te ondernemen in plaats van, bijvoorbeeld, data te verzamelen. Dan spoel vooruit naar het einde van de pilot; typisch ziet u dezelfde mensen 'overbuigen, glimlachend omdat 'we hebben net uren transactioneel werk afgehakt' dat ze nooit wilden doen."

RPA best practice tip drie: Centre of excellence

Kofax's Chris Huff, heeft zijn eigen advies om het uitrolprobleem op te lossen, namelijk "ontwerp uw centre of excellence vanaf dag één." Voor Chris ligt de sleutel in voorbereiding, RPA bespreken en hoe het geïmplementeerd zal worden. "Wanneer u begint erover te praten, is dat wanneer u begint de rollen en verantwoordelijkheden te identificeren die mensen moeten spelen en u begint een implementatieplan te trekken," zegt hij. "Denk niet 'oh, we krijgen dat in fase twee, langere termijn uitdagingen hebben absoluut besproken moeten worden in fase één."

RPA best practice tip vier: de drie T's: training, training en training

Blue Prism's Jane Conroy formulierte het zo: "Ze zouden niet hebben overwogen de business analyst te trainen in hoe de capaciteiten van een geautomatiseerd tool te begrijpen, omdat ze het gewoon zien als elke andere applicatie in IT en het is niet. Het is niet hetzelfde. Het is heel, heel anders. En u moet bijna een complete mindset-shift hebben als organisatie wanneer u kijkt naar het bouwen van deze digitale werknemers binnen uw organisatie."

Deze dagen leggen alle grote spelers nadruk op training – UiPath's Guy Kirkwood benadrukt dat het gratis is. Maak zoveel mogelijk gebruik van training.

RPA best practice tip vijf: Hoe gaat u de tool gebruiken?

"Dit is een filosofisch en een cultureel ding met elke corporatie, zegt Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate voor Blue Prism. "Wanneer ik klanten adviseer, stel ik voor ze te nadenken over het reproduceren van de capaciteiten die uw menselijke werkgevers vandaag hebben, maar binnen een digitaal platform."

RPA best practice tip zes: Hoe gaat u de tool gebruiken? Beveiliging en schaalbaarheid van het RPA-product

Beveiliging wordt een steeds groter issue naarmate RPA over een bedrijf uitgerold wordt. Voor Jon Theuerkauf zijn beveiliging en schaalbaarheid gelinkt, "omdat als u veilig bent, kunt u schalen. U heeft geen problemen met uw risicoafdeling, uw compliance-afdeling, uw audit-afdeling, uw ops-afdeling. Niemand vraagt om omdat ze al comfortabel zijn dat dit een veilig product is en zich geen zorgen hoeven te maken."

RPA best practice tip zeven: Denk over de gemak waarmee de tool geconsumeerd en gebruikt kan worden binnen de omgeving waarin u het plaatst

Terug naar Blue Prism's Jon Theuerkauf: "Wanneer u begint al de extra componenten toe te voegen die u moet toevoegen om een volledig geautomatiseerde oplossing te maken, moet u andere bolt-ons kopen, de kosten gaan omhoog."

RPA best practice tip acht: werken als morgen

Kofax's Chris Huff legt uit: "Het gaat over van hier naar daar komen – het gaat over werken naar waar u wilt zijn. Het hangt samen met digitale transformatie – RPA toepassen om de veel snellere, flexibelere, meer open voor verandering ethos te adopteren, die digitale transformatie ondersteunt.

RPA best practice tip negen: anders denken

Blue Prism's Jane Conroy zegt "bouw de business case. Kijk er strategisch naar. U moet processen veranderen, organisaties veranderen. Is uw digitale werknemer voorbereid op die verandering? Dus u moet kijken naar eigendomsmodellen ook. U moet kijken naar uw kosten om te implementeren en evenzeer uw kosten om te servicen.

RPA best practice tip tien: raadpleeg experts

UiPath's Guy Kirkwood zegt "We veronderstellen niet alles te weten, daarom bevelen we aan dat iedereen die RPA implementeert een stapsgewijze gids voor implementatie volgt geproduceerd door analistenfirma Everest Group.

"Everest heeft een ongelooflijke hoeveelheid tijd besteed aan het produceren van de RPA playbook. Het is technologie-agnostisch, en het is bij lange na de beste stap-voor-stap gids, van pilot tot piek, waar het door de organisatie verspreid is."

Deze Playbook is gratis beschikbaar via UiPath