Drie pijlers voor het opschalen van intelligente automatisering:proces, technologie, mensen

Het opschalen van intelligente automatisering blijkt moeilijker dan verwacht, zegt Chris Huff, drie pijlers, waarbij proces, technologie en mensen centraal staan.

Volgens een recent onderzoek van Deloitte zal tegen 2020 meer dan 70% van de ondernemingen robotic process automation (RPA) hebben ingevoerd. Deze organisaties omarmen automatiseringstechnologie als een manier om de druk op hun personeel te verminderen en tegelijkertijd voordelen te plukken zoals verbeterde naleving, hogere productiviteit en lagere kosten. Maar ondanks het enthousiasme blijkt het opschalen van RPA en het opschalen van intelligente automatisering moeilijker dan verwacht. Deloitte ontdekte zelfs dat slechts 3% van de organisaties zegt dat ze hun RPA-digitale personeelsbestand hebben opgeschaald.

Hoe kunnen organisaties deze sprong maken en naadloos overstappen van een levensvatbaar RPA proof-of-concept naar een ondernemingsbreed intelligent automatiseringsprogramma? Het is handig om eerst na te denken over schalen binnen een gestructureerd raamwerk dat bestaat uit drie pijlers:proces, technologie en mensen. Door de details van elke pijler door te nemen, kunnen bedrijven de grote vragen over schaalvergroting beantwoorden en tegelijkertijd een werkbare strategie ontwikkelen om hun aanvankelijke succes met RPA te repliceren.

Pijler 1:Een duidelijk omschreven proces

De kern van elk project is een plan, en het opschalen van intelligente automatisering is geen uitzondering. De volgende stappen helpen u bij het definiëren van vereisten en het vroegtijdig ontdekken van obstakels of problemen.

• Stap 1: Voer een beoordeling van het volwassenheidsmodel uit. Evalueer de gereedheid van uw organisatie voor automatisering vanuit een technologie- en procesperspectief. Het is van cruciaal belang dat uw IT-team vanaf het begin betrokken is. Ze geven advies over hoe automatiseringstechnologieën passen binnen de IT-stack van uw onderneming en hoe u ervoor kunt zorgen dat de beveiligingsprotocollen worden nageleefd. Na de implementatie zal het IT-team verantwoordelijk zijn voor het beheer van de software - nog een reden om vroegtijdig contact met hen op te nemen. Een best practice is om de zakelijke gebieden te evalueren waar u automatisering wilt toepassen en de operationele processen te optimaliseren voorafgaand aan automatisering.
• Stap 2: Maak een implementatietrajectkaart. De blauwdruk definieert het veranderingsproces. In deze stap identificeert u de bedrijfsgebieden die rijp zijn voor automatisering. U wilt beginnen met 'quick wins' om executive en bredere medewerkers in te kopen. Tegelijkertijd begint u met het ontwerpen van uw Enterprise Automation-programmabureau en het bedrijfsmodel dat nodig is om uw programma op grote schaal te ondersteunen.
• Stap 3: Schaal en innoveer. Om uw automatiseringsprogramma op te schalen, moet u bewust nadenken en plannen voor een gecentraliseerd, gedecentraliseerd of federatief model. De meeste programma's beginnen gecentraliseerd om beleid en bestuur vast te stellen en rijpen tot een federatief model zodra het beleid is ingevoerd en de bedrijfseenheden een bepaald vaardigheidsniveau hebben bereikt om hun automatiseringen te ontwerpen en te bouwen. Houd tijdens het opschalen innovatie in de gaten, zodat u de kans niet mist om opkomende technologieën te gebruiken die mogelijk ideaal zijn voor uw zakelijke behoeften.

Pijler 2:Een schaalbaar platform voor intelligente automatisering (IA) met sterke technologieën

Om te kunnen schalen, hebben organisaties een reeks technologieën nodig die automatisering toepassen op verschillende gebruikssituaties. Dit is waar de typische RPA-only oplossing tekortschiet. De meeste organisaties hebben complexe operaties die de front- en backoffice omvatten en vinden vaak dat ze ongestructureerde gegevens in documenten of e-mails hebben die moeten worden omgezet in gestructureerde gegevens voordat ze door RPA worden verwerkt. Deze mogelijkheid wordt doorgaans Cognitive Capture genoemd en omvat technologie die gebruikmaakt van Intelligent-Optical Character Recognition en Machine Learning.

Dit betekent dat bedrijven, om automatisering te bereiken, meerdere technologieën moeten combineren, aldus Everest Group. Omdat het integreren van oplossingen van meerdere leveranciers echter omslachtig is, wordt een intelligente automatiseringsplatformaanpak aanbevolen om meerdere inkoop, leveranciersbeheer en het samenvoegen van technologieën tot een minimum te beperken. Het is dus belangrijk om leveranciers te evalueren in termen van hun volledige technologieportfolio. Een geïntegreerd, uniform platform met een complete mix van technologieën moet in staat zijn om op intelligente wijze documenten te verwerken en downstream-activiteiten te automatiseren. Daarnaast moeten organisaties IA-platforms evalueren op de volgende mogelijkheden:

• Applicatie-emulatie:beheer taken in webapplicaties, Excel-bestanden, pdf's en meer zonder een desktopcomputer.
• Minimale desktopvoetafdruk:implementeer automatisering tijdens runtime zonder een afzonderlijke installatie.
• Flexibele architectuur:ondersteuning voor cloud-, on-premise en hybride implementatie en eenvoudige integratie met applicaties van derden.
• Agnostische platformanalyse van leveranciers:analyseer en meet de resultaten van automatisering om efficiëntie, naleving en risicoblootstelling te identificeren.
• Mobiele ondersteuning:controleer en beheer automatisering vanaf elke locatie.

Pijler 3:De juiste mensen om het voortouw te nemen bij het opschalen van intelligente automatisering

De kern van het digitale personeelsbestand zijn de medewerkers. Een model met zes competenties is een best practice die is ontworpen om ervoor te zorgen dat organisaties de juiste mensen in staat stellen om een ​​automatiseringsprogramma te ondersteunen. Resourceniveaus zijn afhankelijk van de omvang van uw IA-programma, maar er moet speciale aandacht worden besteed aan het beheer van elk van de volgende gebieden:

Governance:dit team houdt toezicht op het algehele automatiseringsprogramma en zorgt ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van aanstaande veranderingen naarmate de schaalvergroting plaatsvindt.

Technologie:leden van dit team zijn verantwoordelijk voor het beheer van de externe relatie met de automatiseringsleverancier, samen met interne technologische overwegingen, zoals server- en infrastructuurvereisten.

Tools en training:er moeten middelen worden besteed aan het maken van tools en documenten voor training en adoptie.

• Wijzigingsbeheer: Zelfs positieve verandering kan ontmoedigend zijn voor werknemers. Organisaties hebben middelen nodig die zich inzetten voor verandermanagement. Deze groep identificeert de impact van automatisering op het personeelsbestand en vindt manieren om werknemers tijdens de transitie in hun kracht te houden.
• Rapportage: Uitbreiding wordt aangedreven door een bewezen succesrecord. Prestatiedoelen moeten vooraf duidelijk worden gedefinieerd, zodat ze kunnen worden gevolgd, gemeten en gedeeld door de hele organisatie, met name met leidinggevenden die beslissingsbevoegdheid hebben over automatiseringsinitiatieven.
• Kennis delen: Voor elke use case waarin IA wordt geïmplementeerd, zijn er lessen te leren. Een toegewijde groep individuen moet deze informatie vastleggen, documenteren en delen, zodat deze kan worden gebruikt om de volgende implementatie of iteratie te verbeteren.

Het repliceren van proof-of-concept-resultaten kan voor elke organisatie een uitdaging zijn, maar een methodische aanpak gebaseerd op een goed gedefinieerd proces, sterke technologieën en empowerde mensen in de juiste rollen biedt de juiste structuur om verandering te bevorderen en schaal te bereiken.

Chris Huff is de Chief Strategy Officer van Kofax. Hij ontwikkelt en stimuleert de strategische initiatieven van het bedrijf als leverancier van intelligente automatisering (IA) en de volgende generatie robotachtige procesautomatisering (RPA).