Schaal uw automatiseringsprogramma met dit 7-pijlerskader

De hele Robotic Process Automation (RPA)-markt wordt geconfronteerd met brede, systemische uitdagingen die de opschaling van automatisering kunnen vertragen.

Volgens Forrester zal de RPA-markt in 2021 2,9 miljard dollar bereiken. De snelle groei van RPA vindt plaats naast ecosystemen die steeds complexer worden door nieuwe technologieën en moeilijker te navigeren zijn dankzij nieuwe privacyregelgeving, legacy-systemen en krappere budgetten.

Organisaties kunnen deze uitdagingen niet over het hoofd zien, en door er technologie naar toe te gooien, verdwijnen ze niet.

Hoewel er geen 'hoe schaalt u uw automatisering'-playbook bestaat, hebben we een raamwerk gecreëerd dat u kunt gebruiken om uw groei te begeleiden. Elk bedrijf is anders, maar dit raamwerk vormt de ruggengraat voor uw digitale transformatietraject.

Het volgende raamwerk met zeven pijlers is gebaseerd op systemische problemen die veel bedrijven tegenkomen, samen met gemeenschappelijke strategieën die ze hebben gedeeld. De route die u neemt, van het ontwikkelen van een visie tot het worden van een 'automation first'-organisatie, is echter uniek voor u .

Pijler 1:Executive visioning

Wanneer bedrijven overstappen van specifieke oplossingen met een handvol softwarerobots naar enterprise-schaal, merken ze vaak dat de C-suite-ondersteuning die ze ooit hadden, is afgenomen.

Er zijn barrières waar elke organisatie mee te maken krijgt voordat ze eerst automatisering wordt. Automatisering eerst is wanneer uw organisatie overweegt hoe robots kunnen helpen voordat ze een probleem oplossen of een proces voltooien. Aanhoudende ondersteuning van het management is de beste manier om de barrières te doorbreken die zullen ontstaan.

Veel organisaties beginnen met C-suite buy-in, maar slagen er niet in om dit in de loop van de tijd vol te houden. Om erachter te komen waarom het vervaagt en hoe we het versterken, is een plan nodig dat geworteld is in ontwerpdenken om een ​​holistisch automatiseringsecosysteem te creëren - niet alleen technologie als een op zichzelf staande oplossing.

Puur technologisch potentieel of bekwaamheid is misschien genoeg om te verbazen, maar het is niet genoeg om vertrouwen op te bouwen. Het ondersteunen van C-suite-ondersteuning vereist het ontwikkelen en formuleren van een visie die leidinggevenden bij elke stap kunnen ondersteunen.

Deze visie moet voortkomen uit de dwarsdoorsnede tussen bedrijfsdoelstellingen en technologische mogelijkheden. Organisaties kunnen deze kloof alleen overbruggen met de kunst van het mogelijke, waardoor bedrijven voorrang kunnen geven aan vooruitgang boven perfectionisme.

Focussen op wat we vandaag en morgen kunnen bereiken, niet op een verre, abstract doel, is wat deze pijler fundamenteel maakt. RPA-experts weten dat automatisering zakelijke doelen kan dienen, maar schaalvergroting vereist het demonstreren van die realiteit aan leidinggevenden.

Help uw C-suite door te dringen tot de kernproblemen die de huidige processen hebben geïnspireerd. Die problemen kunnen, eenmaal gearticuleerd door de kunst van het mogelijke, nieuwe, transformationele methoden aandrijven.

Leid leidinggevenden door de impact die ze kunnen hebben. Demonstreer wat ze moeten doen, waar ze hun aanpak moeten heroverwegen en waar de technologie kan worden toegepast.

Pijler 2:Bedrijfsmodel voor automatisering

Om uw visie te vervullen, is een automatiseringsmodel nodig dat het hele bedrijf omvat. De uitdaging van een organisatiebrede transformatie is niet te overwinnen door een klein team van RPA-kampioenen, zelfs niet met ondersteuning van het management.

Een bedrijfsmodel voor automatisering moet alle noodzakelijke belanghebbenden en mogelijke afhankelijkheden omvatten. Het bouwen van een robotic Center of Excellence (CoE) is een belangrijk onderdeel, maar het is slechts een onderdeel van het automatiseringsmodel. Dit model operationaliseert de ondersteuning van RPA-implementatie, schaling en transformatie gedurende de hele softwareontwikkelingscyclus.

Dit bedrijfsmodel bevat verschillende in elkaar grijpende componenten: 

• Het bedrijf waar het gerichte proces bestaat

• De CoE waar de inhoudelijke expertise zich bevindt

• Het IT-team dat robots in productie neemt

• Het interne auditteam dat de veiligheid en financiën bewaakt

• Het wereldwijde risico- en controleteam dat de goedkeuringsprocessen begeleidt

Het IT-team, dat vaak te lang over het hoofd wordt gezien, is vooral belangrijk om zo vroeg mogelijk te betrekken. De interne auditteams willen zichtbaarheid als u een financieel proces aanraakt of een kwestie van gegevensprivacy tegenkomt. De wereldwijde risico- en controleteams zullen uw doelen willen meewegen en u begeleiden bij het verkrijgen van goedkeuring.

Op ondernemingsniveau is een stuurgroep op directieniveau het beste om deze partijen en hun zorgen te sturen.

Een automatiseringsmodel houdt ook rekening met de procedures voor wijzigingsbeheer die duurzame transformatie mogelijk maken. Omdat robots capaciteit vrijmaken, moet u uw personeel kunnen bijscholen, zodat ze waardevollere activiteiten kunnen nastreven.

Aanbevolen lectuur: Voordelen van een geautomatiseerd bedrijfsmodel (deel 1)

Pijler 3:Waardecreatie &borging

Rendement op investering (ROI) staat bij iedereen voorop. Waar u zich ook bevindt in de reis, u moet regelmatig businesscases opstellen, investeringen verantwoorden en rendementen bijhouden.

Het is relatief eenvoudig om ROI aan te tonen met die vroege proofs of concept. Elk bedrijf heeft een pijnlijk traag, duur proces dat robots beter kunnen doen. Zodra u echter verder schaalt dan deze gebruiksscenario's, moeten uw waarden evolueren.

U boekt het meest effectief door investeringen te rechtvaardigen op basis van waardecreatie, niet alleen kostenreductie. Dit vereist een holistische manier om de impact van automatisering te meten via onze derde pijler:waardecreatie en borging.

Kostenreductie is belangrijk, maar niet voldoende. Er zijn manieren om waarde te meten die veel verder gaan dan kostenbesparing:

• Omzetgroei:RPA kan de omzet verhogen, niet alleen de kosten verlagen. Voor snelgroeiende bedrijven is de mogelijkheid om inkomsten te laten groeien en het bedrijf sneller op te bouwen wellicht aantrekkelijker dan kosten besparen.

• Klantervaring:automatisering kan het voor klanten gemakkelijker en intuïtiever maken om de waarde te halen die ze van uw bedrijf zoeken.

• Werknemerservaring:automatisering stelt werknemers in staat om bijna realtime antwoorden te krijgen, zodat ze verder kunnen met hun werk en productief kunnen blijven.

• Nalevings- en regelgevingskwesties:automatisering kan uw organisatie in staat stellen zich snel aan te passen aan nieuwe regelgeving zodra deze zich voordoet.

Het volledig aantonen van de waarde van RPA door middel van kostenreductie is beperkend. Door RPA te meten aan de hand van kostenbesparingen, ziet het er minder effectief uit als andere bedrijfsdoelen een hogere prioriteit hebben.

Pijler 4:Prioritering van zakelijke resultaten

Als je eenmaal voorbij het laaghangende fruit van taakautomatisering bent, hoe pak je de 800-pond gorilla's aan - de meest complexe processen met het grootste potentieel?

Hoewel uw proof of concept waarschijnlijk onmiddellijke, aanzienlijke ROI zal genereren, zullen de meest significante effecten komen van de meest complexe processen van uw organisatie. Deze successen zullen echter niet onmiddellijk zijn. Uw bedrijfsmodel voor automatisering heeft een intakeproces nodig dat prioriteit geeft aan bedrijfsresultaten:onze vierde pijler.

Om te schalen, moet uw automatiseringsmodel procedures hebben om complexe processen uit elkaar te halen, taken te koppelen aan bedrijfsresultaten en uit te zoeken waar robots kunnen helpen.

Het vermogen om problemen (en uiteindelijk oplossingen) te maken uit complexe processen is wat een geïsoleerde implementatie onderscheidt van een gezonde pijplijn.

De meest effectieve procesintake evalueert deze complexe processen van begin tot eind, maar begint op het allerhoogste niveau. Begin met het identificeren van het doel van al het werk dat bij het proces is betrokken en kijk vervolgens naar de processen onder die workflows. Hoe kunnen ze verbeteren? Wat kun je automatiseren en hoe haal je er het meeste uit?

Stem uw automatiseringsinitiatieven af ​​op strategische doelstellingen door u te concentreren op de workflows die bedrijfsresultaten ondersteunen. Identificeer uw gewenste bedrijfsresultaat, werk terug naar de processen en taken die dit ondersteunen en kijk waar automatisering kan helpen.

Pijler 5:Gereedheid voor IT-automatisering

Toen RPA voor het eerst debuteerde, waren de problemen die het aanpakte vooral in het bedrijf te vinden, en verkopers pitchten voornamelijk zakelijke gebruikers. Met dit uitgangspunt is niets mis, maar voor schaalvergroting is IT-ondersteuning nodig. De nauwe betrokkenheid van uw IT-team is noodzakelijk voor het plannen, bouwen en onderhouden van infrastructuur terwijl u schaalt binnen de onderneming.

De implementatie en schaling van RPA lopen vast als IT niet samenwerkt met zakelijke gebruikers.

IT is nodig om robots in productie te nemen. Zonder hen komen uw visie en uw plannen niet van de grond. Zonder hen hoop je in plaats van te doen.

Integriteit borgt u alleen door IT vroegtijdig te betrekken. IT moet in staat zijn om robotimplementaties te monitoren, ondersteuning te bieden bij rampenherstel en te zorgen voor integratie met de rest van de omgeving.

Deze pijler vraagt ​​om denken vanuit een IT-perspectief. Een plan dat IT-automatisering mist, zal ertoe leiden dat u vastloopt aan het einde van uw ontwikkelingscyclus. Zonder de vroege betrokkenheid van IT, moet u mogelijk maanden wachten voordat u robots in productie kunt nemen.

Krijg in een vroeg stadium ondersteuning van IT en betrek ze regelmatig en grondig bij het automatiseringstraject.

Pijler 6:Controlekader

Bevroren worden vlak voor productie is een van de meest voorkomende en meest schadelijke valkuilen waarmee een team dat RPA probeert te schalen, te maken kan krijgen. Een onvoorbereid IT-team kan de productie stilleggen, maar dat geldt ook voor het ontbreken van een controlekader - daarom hebben we pijler 6 gecreëerd.

Zelfs zonder expliciete wettelijke richtlijnen voor automatisering, moet uw automatiseringsmodel in staat zijn interne en externe auditors tevreden te stellen. Als u interne audit- en risicocontroleteams niet vroegtijdig betrekt, loopt uw ​​implementatie opnieuw het risico vast te lopen.

Uw besturingsomgeving is afhankelijk van uw branche en de effecten van uw bedrijf. Het kan gaan om de Sarbanes-Oxley Act, de General Data Protection Regulation, de Health Insurance Portability and Accountability Act, en meer.

De sleutel tot succes bij deze pijler is het toepassen van een controleraamwerk op procesautomatisering.

Het industriestandaard controlekader richt zich op preventieve monitoring. Wijs deze vereisten toe aan de procedures die u gebruikt om processen van begin tot eind te automatiseren. Houd er tegelijkertijd rekening mee dat automatisering de rol van auditor zal veranderen en het moeilijker zal maken om de functiescheiding te handhaven.

Pijler 7:Burgermodel en gevolgde strategie

Nadat u een bedrijfsmodel, aanhoudende sponsoring door leidinggevenden, instroomprocessen en verantwoorde financiële investeringen hebt opgebouwd, is de volgende stap voor groei het ontwikkelen van een bewaakte robotstrategie die gebruikmaakt van burgerontwikkelaars.

Pijler 7 is jouw toekomst:burgerontwikkelaars die grote en kleine kansen kunnen identificeren, en een bewaakte robotstrategie die deze verzoeken effectief kan vervullen.

Bewaakte robots kunnen de automatisering uitbreiden tot buiten de backoffice en leemten opvullen die onbeheerde robots missen.

Pijlers 3 en 4 zijn belangrijk om vast te stellen voordat u dit pad ontwikkelt, omdat u al in de modus moet zijn om complexe processen te ontwarren en waardedrijvers te creëren. Zodra u deze vaardigheden operationaliseert en procedures inbouwt om de uitdagingen van de andere pijlers het hoofd te bieden, zal de reikwijdte van de transformatie groter worden.

RPA lijkt in eerste instantie misschien niet van toepassing op bepaalde processen, maar de juiste mix van bewaakte robots en menselijke arbeid kan een proces ten goede veranderen. Met bewaakte automatisering kunt u robots injecteren in complexe, dynamische processen die verschillende hoeveelheden creatieve menselijke input en routinematig werk met zich meebrengen.

Bewaakte robots kunnen het bijvoorbeeld overnemen wanneer een financieel rapportageproces herhaalde gegevensinvoer vereist; samenwerken met contactcentermedewerkers die informatie verzamelen om een ​​klant te helpen; of interface tussen menselijke werkers en onbemande robots, waarbij taken en resultaten heen en weer worden doorgegeven.

Creativiteit maakt deze use cases mogelijk, maar de behoefte aan creativiteit beperkt ze ook. Een geïsoleerd RPA-team is te ver verwijderd van de meeste processen om de taken te identificeren die de meeste werknemers in de organisatie kwellen. Citizen-ontwikkelaars zijn het meest geschikt om deze hiaten te vinden en uw organisatie in staat te stellen de lange staart van automatisering na te streven.

Of burgerontwikkelaars nu het voortouw nemen of niet, een bewaakte strategie heeft ook een bestuursmodel nodig. Governance zorgt ervoor dat deze nieuwe robots nog steeds veilige procedures volgen en aansluiten bij langetermijnstrategieën. Ontwerp governanceprocedures die u controle geven over de omgeving, zodat u ervoor kunt zorgen dat uw gebruikers de juiste training krijgen en dat niemand recordsystemen overtreedt.

Bouwen aan uw pad naar groei

Deze zeven pijlers zijn met elkaar verbonden, maar het ontwikkelen van een uitvoerende visie en een automatiseringsmodel is van fundamenteel belang. Voordat u RPA zelfs maar naar een aanzienlijk niveau gaat schalen, moet uw team deze pijlers stevig verankeren.

De laatste vier pijlers zijn manieren om de meest voorkomende uitdagingen voor groei te overwinnen. Deze uitdagingen kunnen zich op verschillende punten voordoen, variërend tussen regio's en sectoren, en u kunt het beste beslissen wanneer u elk van deze strategieën uitvoert.

De laatste pijler is jouw pad naar groei. Dit is de lens waardoor je kunt nadenken over het doen van grotere, creatieve dingen en het mogelijk maken van honderden, zo niet duizenden gebruikers via bewaakte robots.

Dit raamwerk is beproefd. We hebben elk van deze pijlers op de markt gebracht en geïmplementeerd, herhaald en bewezen dat ze werken. Uw reis is aan u om te maken, maar met dit raamwerk als uw gids kunt u sneller, beter en duurzamer groeien.

Ik presenteerde over dit onderwerp op FORWARD III. Je kunt de opname en dia's van mijn presentatie en aanvullende presentaties rechtstreeks in je inbox ontvangen als je je aanmeldt voor het gratis FORWARD III-evenementenpakket.