Kosten en baten voor onderhoudssoftware:hoe u uw CMMS-investering kunt rechtvaardigen

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

Budget voor onderhoudssoftware

De onderhoudssoftwarekosten zullen hoger zijn dan u denkt!

Wanneer u een CMMS/onderhoudssoftwareprogramma koopt, moet u de aankoop vaak rechtvaardigen in termen van verwachte kosten en besparingen voor uw management. Dit kan moeilijk zijn om te doen en behoorlijk vervelend. U moet zowel de mogelijke kosten als de baten verzamelen.

Hiermee kunt u de juiste beslissingen nemen, niet alleen over de aanschaf van CMMS-software, maar ook over het type product dat u wilt en het budget dat u ervoor moet hebben.

Voor de aanschaf en het gebruik van CMMS-software voor uw onderhoudsprogramma zijn diverse kosten verbonden. Deze kosten zijn niet alleen financieel. Daarnaast zullen er nog andere kosten (tijdbesteding) zijn voor implementatie, training, doorlopend gebruik enzovoort. Houd er rekening mee dat sommige kosten uniek zijn voor lokaal geïnstalleerde software, terwijl andere uniek zijn voor cloudgebaseerde software (SaaS – software as a service).

1. CMMS-softwarelicentiekosten

Dit vertegenwoordigt de kosten van de softwarelicentie voor on-premises software. Dit zijn meestal eenmalige kosten, tenzij u upgrades wilt kopen.

2. Doorlopende ondersteuningskosten

Dit zijn de kosten van softwareondersteuningsovereenkomsten die doorgaans onderhoud en updates van de softwareleverancier voor on-premises software omvatten. Over het algemeen omvat dergelijke softwareondersteuning updates en upgrades plus ondersteuning als u problemen ondervindt bij het gebruik van de software.

3. Advies- en trainingskosten

Mogelijk moet u ter plaatse consultants inschakelen (van de softwareleverancier of een ander bedrijf) om de software in te stellen, andere configuraties uit te voeren of training aan werknemers te geven. U moet de werkelijke kosten voor deze adviestijd begroten. Daarnaast zijn er zaken als de tijd die medewerkers besteden aan het leren gebruiken van de software, de kosten van uw afdeling Informatietechnologie voor het instellen van hardware of andere initiële instellingen, enzovoort.

4. Overige software- en hardwarekosten

Om de software en de database te kunnen gebruiken, hebt u computers en servers nodig. Mogelijk moet u ook andere software van derden aanschaffen om het systeem te kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld databasesoftware, besturingssysteemlicenties, webserversoftware enzovoort. Als u streepjescodes gebruikt, moet u mogelijk streepjescodelezers en andere software aanschaffen.

5. Jaarlijkse/maandelijkse abonnementskosten

Als u een cloudoplossing koopt waarbij u inlogt en een gehoste oplossing gebruikt, betaalt u een maandelijks of jaarlijks bedrag in plaats van een eenmalige licentievergoeding. Over het algemeen zijn ondersteuningskosten en updates bij dergelijke kosten inbegrepen.

6. Kosten voor gegevensmigratie

Dit brengt de kosten met zich mee voor het overbrengen van gegevens uit een bestaand systeem of het kopiëren van gegevens van spreadsheets of papier naar het nieuwe systeem. Hoewel dit iets is dat het onderhoudsteam zelf kan doen. Er zijn nog steeds kosten verbonden aan de arbeidsuren die hieraan worden besteed. Plantservices magazine heeft een artikel “Het converteren van gegevens naar een nieuw CMMS is misschien niet zo eenvoudig als u denkt ” dat enkele van de valkuilen dekt.

7. Systeembeheerkosten

De kosten die iemand met zich meebrengt om het softwaresysteem zelf te onderhouden. Bijvoorbeeld het regelmatig maken van back-ups, het instellen van gebruikers, het bieden van helpdeskondersteuning en andere diensten op continue basis.

Voordelen van onderhoudssoftwareprogramma's

1. Minder uitval van apparatuur dankzij beter onderhoud

Met het softwareprogramma voor preventief onderhoud plant u het onderhoud van apparatuur beter en is de kans kleiner dat u preventief onderhoud overslaat. Dit betekent dat u in de loop van de tijd minder uitval van apparatuur zult zien.

2. Verlaging van de kosten van overuren door minder storingen

Minder uitval van apparatuur betekent minder onderhoudsnoodgevallen wanneer alle handen aan dek nodig zijn om zaken snel te repareren. U zou dus lagere overurenkosten moeten zien, aangezien onderhoudstechnici minder overuren zouden moeten doen om kritieke apparatuur te repareren die kapot is gegaan.

3. Verbeterd beheer van onderhoudsachterstanden

Achterstallig onderhoud dat nog niet is uitgevoerd, wordt onderhoudsachterstand genoemd. Met CMMS-software kunt u beter bijhouden welke onderhoudswerkzaamheden moeten worden uitgevoerd en welke items door de mazen van het net zijn geglipt. U kunt hier meer over leren in “Hoe u de onderhoudsachterstand voor apparatuur beheert “.

4. Vermindering van planningsconflicten

Er zullen minder planningsconflicten zijn doordat onderhoud wordt gepland op het moment dat er apparatuur nodig is voor de bedrijfsvoering. Dit kan een groot voordeel zijn. Als u kritisch onderhoud aan apparatuur heeft gepland, maar dit in strijd is met de productie- of bedrijfsschema's, zult u niet erg populair zijn!

Onderhoudskalenders voor apparatuur die met uw CMMS-software zijn gemaakt, kunnen u helpen bij het plannen van toekomstig onderhoud en indien nodig een nieuwe planning maken. U kunt hier meer over leren in “Preventief onderhoud plannen met een onderhoudskalender “.

5. Lagere kosten dankzij een langere levensduur van assets

Door beter onderhoud gaat de meeste apparatuur langer mee voordat deze vervangen moet worden. Dit vermindert de kapitaalkosten van het kopen van nieuwe apparatuur in de loop van de tijd.

6. Verbeterd voorraadbeheer

Beter voorraadbeheer is een belangrijke bron van besparingen. Dankzij een betere onderhoudsplanning houdt u minder onnodige en mogelijk dure reserveonderdelen over. U vermindert de vertraging bij het oplossen van storingen, omdat u niet over reserveonderdelen beschikt. Bovendien kunt u leveranciers van onderdelen beter beoordelen op kwaliteit en betrouwbaarheid.

7. Verbeterde probleemanalyse en betere managementrapportage

Onderhoudssoftware helpt u bij het genereren van statistieken over uw prestaties. U kunt dit delen met het management. Ze hebben beter inzicht in hoe het met de onderhoudsafdeling gaat en krijgen waarschuwingen bij mogelijke problemen.

Bijvoorbeeld onverwachte toename van onderhoudsachterstanden, stijgende onderhoudskosten van apparatuur, enzovoort. Meer informatie over deze statistieken en hoe u ze kunt gebruiken vindt u in “3 snelle onderhoudsstatistieken voor onderhoudsplanners “.

8. Standaardisatie van onderhoudswerkzaamheden

Met goede CMMS-software kunt u standaard onderhoudstaaksjablonen maken om werkorders te maken. In deze sjablonen kunnen instructies over het uitvoeren van het onderhoud worden gestandaardiseerd. Dit maakt het gemakkelijker om nieuwe technici op te leiden en de onderhoudsnormen te verbeteren.

9. Betere gebruikers-/klanttevredenheid

Minder uitval van apparatuur en een betere planning of preventief onderhoud zorgen voor een betere indruk.  Het is minder waarschijnlijk dat onderhoudsplannen de bedrijfsvoering verstoren of de levering van producten vertragen.
U kunt een voorbeeldcasestudy bekijken:'Casestudy CMMS-voordelen en rendement op investering ' dat u feitelijk vertelt hoe u alle bovenstaande voordelen in dollarcijfers kunt omzetten, zodat u de Return on Investment (ROI) kunt berekenen  van uw CMMS-software.

Op zoek naar CMMS/onderhoudssoftware?

Probeert u de kosten van het kopen van een CMMS-softwareproduct te rechtvaardigen? Probeer een volledig functionele proefversie van 30 dagen van de FastMaint CMMS-software.

Gebruik het om de kosten en baten te vinden die gepaard gaan met het gebruik van onderhoudsbeheersoftware.  Dit zal u helpen uw management beter te overtuigen waarom u een onderhoudssoftwareprogramma zou moeten aanschaffen!

Gratis proefversie van FastMaint CMMS

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids