Werkorderexecutie stroomlijnen met bewezen onderhoudschecklists

Preventief onderhoud effectief beheren kan een uitdaging zijn. Een van de beste manieren om dit aan te pakken is het correct gebruiken van checklists.

Waarom heb je onderhoudschecklists nodig?

Onderhoudschecklists zijn bewijsbaar effectief in het verhogen van zowel de efficiëntie van preventief onderhoud als de algehele veiligheid in de faciliteit. Ze verkorten de inwerkingtredingstijd voor nieuwe onderhoudswerknemers, verbeteren de communicatie tussen teams, helpen bij naleving en optimaliseren onderhoudspraktijken. Ze zorgen voor betere verantwoordelijkheid en consistentie tussen teamleden. Ze kunnen zelfs de energierekening verlagen.

Als checklists helpen om alles te krijgen in de supermarkt, dan kunnen ze zeker helpen bij veel complexere preventieve onderhoudstaken. Er zijn twee soorten checklists: de eerste is een pass/fail-checklist, gebruikt om factoren als uittemperatuur en slagen per minuut te registreren en een machine te vlaggen voor onderhoud zoals nodig. De tweede is een stapsgewijze onderhoudschecklist die ervoor zorgt dat onderhoudswerknemers routinematig onderhoud in de juiste volgorde uitvoeren en tellers uitlezen en registreren om gegevens over te dragen aan je EAM-systeem of aan de onderhoudsmanager. Deze verbeteren de veiligheid door te verzekeren dat werknemers lock-outs, tests, etc. afvinken.

Je ervaren onderhoudswerknemers kennen deze stappen wellicht uit het hoofd, maar je kunt hun beschikbaarheid niet garanderen. (In feite zijn die senior werknemers degenen die je moet betrekken bij het opstellen van de checklist). Checklists maken het ook mogelijk dat bepaalde taken door machineoperators en minder opgeleide mensen worden uitgevoerd, zodat meer tijd overblijft voor onderhouds- en reparatietechnici om zich te richten op vakkundigere taken.

Welke onderhoudschecklists heb je nodig?

Welke checklists je nodig hebt, hangt af van de aard van je bedrijf, maar hier zijn enkele voorbeelden die de meeste bedrijven opnemen:

1. Dagelijkse checklists voor elke machineoperator of chauffeur, zodat ze altijd herinnerd worden wat ze moeten doen, zoals: brandstofniveaus controleren, olievervanging, etc.
2. Preventieve onderhoudschecklists en -schema's.
3. Routine apparatuurinspectie-checklists om een veilige omgeving in de faciliteit te garanderen.

Met een digitaal systeem kunnen deze checklists dynamisch zijn en automatisch wekelijkse of maandelijkse checklists bevatten.

Onderhoudschecklists moeten gedetailleerd genoeg zijn dat een nieuwe onderhoudswerkster de informatie krijgt die ze nodig heeft om de taak uit te voeren, maar niet zo gedetailleerd dat ze de war raken. Je kunt dit testen door de checklist aan iemand uit een andere afdeling te geven. Ze moeten ook tijdsvereisten bevatten, die ruim genoeg zijn om niet te haasten, maar realistisch genoeg om iedereen in beweging te houden. Alle onderhoudschecklists moeten beginnen en eindigen met veiligheidseisen, om te verzekeren dat lock-outs worden uitgevoerd en PBM wordt gedragen.

Checklists moeten worden samengesteld en regelmatig beoordeeld door de onderhoudsmanager, maar ze moeten input krijgen van de manager, supervisor en die senior technici die de checklists uit het hoofd kennen. Het laatste zorgt ervoor dat hun institutionele kennis niet verloren gaat wanneer ze met pensioen gaan. Het is belangrijk om te luisteren naar technici. Soms passen ze dingen aan omdat ze het nut niet zien, soms bedenken ze een efficiëntere manier van werken die moet worden weerspiegeld in de volgende versie van de checklist.

Hoe helpen digitale onderhoudschecklists?

Traditioneel bestonden checklists uit klemborden die door een technicus worden meegenomen of in de buurt van de machine worden opgehangen. Digitale checklists op mobiele EAM-systemen hebben een aantal voordelen hierover:

1. Fysieke checklists kunnen verplaatst, verloren of op de vloer vallen. Met een EAM-systeem kunnen werknemers simpelweg hun telefoon gebruiken om toegang te krijgen tot digitale checklists, wat de kans verkleint dat een checklist niet beschikbaar is wanneer hij nodig is. Werknemers hoeven ook niet naar een locatie te gaan om een checklist op te halen om op de vloer mee te nemen, wat veel tijd kan besparen.
2. Een supervisor kan gemakkelijk zien of een checklist correct is voltooid op hun telefoon of computer.
3. Technici kunnen foto's aan het rapport koppelen om de toestand van de machine te tonen, wat de verantwoordelijkheid vergroot en senior technici helpt te zien wat er aan de hand is voordat ze de vloer opgaan. Dit kan veel tijd besparen.
4. Checklists kunnen automatisch worden gegenereerd vanuit sjablonen en vervolgens worden aangepast voor je specifieke apparatuur.
5. Je EAM-systeem kan gegevens registreren, bijhouden of werknemers taken voltooien, bijhouden wanneer machines breken (en zo onderhoudsschema's optimaliseren en een beter onderhoudsplan maken).
6. Werknemers kunnen hun telefoon gebruiken om een QR-code op de machine te scannen, die automatisch de benodigde checklist ophaalt.
7. Het systeem kan alerts sturen wanneer een machine regulier onderhoud nodig heeft, zodat de juiste mensen op de hoogte zijn, of het zelfs toevoegen aan de checklist van een individuele werknemer.
8. Digitale checklists kunnen gemakkelijk foto's of diagrammen bevatten om nieuwe technici te laten zien hoe de machine moet eruitzien. Dit is ingewikkeld met fysieke checklists, vooral wanneer ze regelmatig moeten worden bijgewerkt.
9. Voor sommige faciliteiten kunnen aanzienlijke hoeveelheden papier worden bespaard door checklists niet af te drukken, vooral wanneer ze regelmatig moeten worden bijgewerkt.

Een goed mobiel checklist-systeem stelt werknemers in staat om basistaken uit te voeren zelfs zonder internetverbinding, met gegevens die worden geüpload zodra er weer verbinding is. Dit is met name belangrijk voor bouwterreinen en dergelijke waar verbindingen onstabiel kunnen zijn.

Mobiele EAM is de makkelijkste manier om te verzekeren dat checklists correct worden uitgevoerd, werkorders worden verzonden zoals nodig, en dat de gegevens die nodig zijn om onderhoudsschema's te optimaliseren, worden verzameld en gebruikt.

Checklists zijn een vitaal instrument om te verzekeren dat preventief en predictief onderhoud op tijd, efficiënt en veilig wordt uitgevoerd. Ze kunnen de kosten van personeelsturnover verlagen, downtime reduceren, veiligheid verbeteren, en ervoor zorgen dat je de gegevens krijgt die je nodig hebt om je faciliteit soepel te laten draaien.