De gebruiksduur van activa berekenen en verlengen

Het einde van de gebruiksduur betekent niet noodzakelijk het einde van de levensduur van een actief. Het is eerder als pensioen. De activa aan het einde van hun levensduur kunnen nog steeds waarde hebben voor anderen buiten het bedrijf. Veel bedrijven redden routinematig verouderde machines en voertuigen via veilingen en andere middelen. Dit helpt financiële verliezen in de boeken te verminderen of te voorkomen door een restwaarde aan het bedrijf terug te geven door middel van wederverkoop.

Hoe de gebruiksduur van een actief te bepalen

De gebruiksduur van een actief is een schatting, geen exact getal. Alle materiële vaste activa worden verondersteld minimaal een levensduur van één jaar te hebben. Hoewel extreme precisie tot weken of maanden niet nodig is, moet men altijd voorzichtig zijn bij het maken van schattingen van de gebruiksduur.

Zelfs een verandering in omvang van slechts een paar jaar in de geschatte gebruiksduur van een kapitaalgoed zal een significante verandering in de boekhouding zijn in de vorm van afschrijvingen. Het is dus altijd raadzaam om due diligence te doen bij het bepalen van de gebruiksduur van activa.

Factoren die van invloed zijn op de gebruiksduur van activa

Verschillende interne en externe factoren kunnen de levensduur van een asset beïnvloeden. Sommige hiervan zullen fysieke factoren zijn, andere kunnen financieel of zelfs technologisch van aard zijn.

Hier is een lijst met belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het beoordelen van de (resterende) gebruiksduur van een actief:

•  Staat van activa op het moment van aankoop: een nieuwe asset gaat uiteraard langer mee dan een eerder gebruikte.
• Gebruikspatronen: activa die intensief worden gebruikt, hebben meer kans op verhoogde slijtage. Evenzo kunnen sommige apparatuur/gebouwen die gedurende langere perioden niet worden gebruikt, ook een kortere levensduur hebben.
• Klimaat/geografie: activa die zich in gebieden met extreme klimaten bevinden of die vatbaar zijn voor natuurrampen (brand, overstroming, enz.) hebben mogelijk een lagere geschatte levensduur nodig.
• Technologie: technologische vooruitgang kan leiden tot snellere veroudering van bepaalde activa. Computers en andere digitale apparaten zijn een goed voorbeeld van activa die relatief snel verouderen.
• Overheid/naleving: vooral met de aanhoudende klimaatcrisis heeft dit aspect een grotere betekenis gekregen. Van apparatuur en voertuigen die niet aan de nieuwere milieunormen voldoen, wordt de levensduur verkort.

Incidenten en grote storingen kunnen de levensduur van activa verkorten. Onderhoudsprofessionals moeten de toestand van activa in de gaten houden en waarschuwen voor mogelijke noodzaak om schattingen van de gebruiksduur van activa aan te passen.

Schattingen van de gebruiksduur van vaste activa

Vanuit boekhoudkundig oogpunt is de belangrijkste autoriteit op het gebied van schattingen van de gebruiksduur van bedrijfsmiddelen de belastingdienst van de overheid. In de Verenigde Staten heeft de Internal Revenue Service (IRS) bijvoorbeeld afschrijvingsnormen vastgesteld voor de meeste klassen van materiële activa.

Hier zijn enkele hoogtepunten uit een zeer lange lijst met activa:

Afbeeldingsbron

Afhankelijk van de soorten activa, kunt u ook richtlijnen gebruiken van alom gerespecteerde brancheorganisaties. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de Vereniging van Eigenaren en Beheerders (BOMA) voor kantoorvastgoed of de Gordian RSMeans database voor bouwgerelateerde activa. Vanaf die baseline bent u vrij om oordeelkundige aanpassingen te maken op basis van factoren die relevant zijn voor uw zaak.

Hoe de gebruiksduur van activa te berekenen

Er zijn twee hoofdbenaderingen voor het berekenen van afschrijvingen:lineaire afschrijving en versnelde afschrijving.

Voordat u de rekenmachine oppakt, moet u de volgende invoer kennen:

• Kosten van het actief :de kostprijs van een activum omvat de totale aanschafkosten:aankoopkosten, transportkosten, installatiekosten, opleidingskosten voor personeel, enz. 
• De gebruiksduur van het actief: geschat met behulp van de eerder genoemde bronnen en/of op basis van de informatie die beschikbaar is in de OEM-handleiding (original equipment manufacturer).
• Restwaarde: de wederverkoopwaarde van het actief aan het einde van zijn gebruiksduur, vaak beschikbaar in richtlijnen van gerenommeerde brancheorganisaties.

Directe afschrijving 

De lineaire afschrijvingsmethode resulteert in een jaarlijkse afschrijving die in gelijke termijnen wordt afgetrokken gedurende de levensduur van het actief. Het resultaat is een gestage waardedaling omdat u elk jaar hetzelfde bedrag afschrijft.

Lineaire afschrijving is de gemakkelijkste en eenvoudigste methode om de afschrijving van activa te berekenen. Als gevolg hiervan is het ook minder gevoelig voor fouten, waardoor het in de meeste gevallen het voorkeursmodel is. Het is ideaal voor vaste activa waarvan de waarde naar verwachting in de loop der jaren gestaag zal dalen.

Voorbeeld van lineaire afschrijving:Commercieel gebouw

Overweeg een nieuw magazijngebouw ter waarde van $ 1.000.000 met een standaard gebruiksduur van 30 jaar. De geschatte waarde van de grond is 200.000 dollar. Als u de grondwaarde van de activakosten aftrekt, krijgt u $ 800.000. Deel dat door de gebruiksduur om $ 26.666 te krijgen. Dit is de jaarlijkse afschrijvingswaarde van het magazijn over die 30 jaar.

Hier is wat meer informatie als je meer wilt weten over dit model.

Versnelde afschrijving

Afbeeldingsbron

Er zijn verschillende methoden onder de categorie versnelde afschrijving (u kunt er twee zien in de afbeelding hierboven - DDBM en SYDM). Ondanks de complexiteit van deze methoden, zijn er redenen om het versnelde model te gebruiken: 

• Het is de meest geschikte aanpak voor activa zoals computers die sneller verouderen dan andere activa. De scherpe daling van de waarde van het actief in de eerste jaren herhaalt die trend.
• Het weerspiegelt het algemene gebruikspatroon waarbij een nieuw verworven asset in de beginjaren intensief wordt gebruikt, wat resulteert in meer slijtage.
• Bedrijven kunnen om specifieke fiscale redenen kiezen voor versnelde afschrijving.

Voorbeeld versnelde afschrijving:CNC-machine

Stel dat een bedrijf een CNC-machine koopt met een totale kostprijs van $ 200.000. Voor een 3-assige freesmachine van productiekwaliteit kunnen we de gebruiksduur op een redelijke 10 jaar stellen.

Vanwege het zware gebruik in de eerste jaren wil het bedrijf versnelde afschrijvingen gebruiken voor dit actief. Ze schatten de restwaarde op 20.000 dollar. Als we de lineaire methode gebruiken, krijgen we een jaarlijkse afschrijving van $ 18.000, dus ongeveer 9%. Door dat met 150% te verhogen, krijgen we een afschrijvingspercentage van 13,5%

In het eerste jaar zou de waarde van de CNC-machine met $ 27.000 dalen. In het tweede jaar bedraagt ​​de afschrijving 13,5% van de huidige boekwaarde van $173.000, wat neerkomt op $23.350. Aan de hand van de formule is hier een snel overzicht van de afschrijvingen voor de volgende jaren:

• Jaar 1:$ 27.000
• Jaar 2:$ 23.350
• Jaar 3:$20.190
• …
• Jaar 10:$ 7317

Aan het einde van jaar 10 zal de versnelde afschrijving de waarde van de CNC-machine op $ 46.935 achterlaten. Het verschil tussen dit en de restwaarde - $ 26.935 - wordt meestal als een uitgave in de boekhouding geboekt.

Meer info over versnelde afschrijving vind je in deze gids.

5 praktijken voor het verlengen van de gebruiksduur van kritieke activa

De geschatte levensduur en richtlijnen zijn niet in steen gebeiteld. Bedrijven kunnen enkele toekomstgerichte maatregelen gebruiken om de effectieve levensduur van hun activa te verlengen en op de lange termijn geld te besparen.

Best practices voor het verlengen van de levensduur van apparatuur zijn onder meer:

1. Proactief onderhoud: proactieve strategieën voor activabeheer, zoals preventief en voorspellend onderhoud, zijn essentieel om storingen op afstand te houden. Dit is belangrijk omdat grote storingen de levensduur van activa verkorten. Gebruik CMMS om proactieve onderhoudstaken te plannen en ervoor te zorgen dat ze op tijd worden uitgevoerd.
2. Training machinist: investeren in geschikte opleidingsmodules voor operators bij het omgaan met zware machines of andere gespecialiseerde apparatuur. Stel een onboarding-proces in voor nieuwe operators om ze vertrouwd te maken met alle middelen waarmee ze in contact zullen komen.
3. OEM-richtlijnen volgen: volg nauwgezet de gebruikershandleiding of de richtlijnen van de leverancier bij het aan het werk zetten van bedrijfsmiddelen en maak passende aanpassingen op basis van de werkomgeving.
4. In de eerste plaats het juiste bezit kopen: voer due diligence uit tijdens het aankoopproces van activa om ervoor te zorgen dat het verworven actief perfect past bij uw gebruiksscenario's.
5. Originele reserveonderdelen gebruiken: zoek vervangende onderdelen en gereedschappen bij de leverancier of geautoriseerde dealers om ervoor te zorgen dat er geen concessies worden gedaan aan de kwaliteit van die componenten.

Houd er rekening mee dat de levensduur van sommige activa niet kan worden verlengd. Zo moeten brandblussers, rookmelders en soortgelijke veiligheidsvoorzieningen na een bepaald aantal jaren worden vervangen. Dat is wettelijk verplicht, ongeacht de feitelijke staat van het object.

In deze omstandigheden zijn proactief onderhoud en andere methoden nog steeds nodig om ervoor te zorgen dat activa hun verwachte levensduur bereiken en niet voortijdig hoeven te worden vervangen.

Zorg voor activa zodat zij voor u kunnen zorgen

Het bedrijf kan niet goed functioneren als belangrijke activa in slechte staat verkeren. Investeren in proactieve maatregelen verlengt niet alleen de levensduur van activa en verlaagt de kosten, maar verbetert ook de veiligheid, productiviteit en werknemerstevredenheid.

Elk bedrijf dat productief efficiënt wil zijn, kan het onderhoud niet aan de zijlijn laten staan.