De ins en outs van een onderhoudsverzoek

Langdurige uitvaltijden van activa kunnen leiden tot allerlei veiligheids- en productiviteitsproblemen die de operationele productiviteit ernstig kunnen belemmeren en een grote klap kunnen betekenen voor uw bedrijfsresultaten. Afgezien van het voorkomen van problemen door proactief onderhoud, is het hebben van een gestandaardiseerd systeem voor werkverzoeken de enige manier om efficiënt om te gaan met defecte bedrijfsmiddelen.

Het opzetten van zo'n systeem is eigenlijk vrij eenvoudig als je weet wat de rol is van een werkverzoek in het overkoepelende onderhoudsproces. Hieronder geven we je alle benodigde details en tools die je nodig hebt om een ​​goed ticketingsysteem en workflow op te zetten.

Wat is het doel van een werkverzoek?

Een werkverzoek is een document dat wordt gebruikt om het onderhoudsteam te waarschuwen voor problemen die hun aandacht vereisen. Het wijst op een probleem of defect dat de werking van een bepaald activum of eigendom belemmert.

Het is een document dat veel wordt gebruikt in veel verschillende bedrijfstakken, dus het heeft tal van synoniemen, zoals een onderhoudsticket, onderhoudsserviceverzoek, onderhoudsopdracht, reparatieopdracht, probleemrapport, enzovoort. 

Een werkverzoek kan handmatig (op papier) of digitaal (via een werkverzoekoplossing) worden ingediend door:

• Een klant: huurder die een appartement huurt; medewerkers van verschillende afdelingen; operators van apparatuur binnen productievloeren.
• Partnerfaciliteiten: organisaties zoals scholen, industrieën of kantoren die onderhoudswerkzaamheden uitbesteden en werkverzoeken naar hun onderhoudsleveranciers sturen.
• Onderhoudswerkers en machinebedieners die afwijkingen identificeren tijdens routine-inspecties en normale operaties.

Zijn rol in het onderhoudsproces

Een werkaanvraag vormt een basis voor de onderhoudsafdeling om noodonderhoudswerkzaamheden te plannen, prioriteren en toe te wijzen aan technici.

Het hebben van een efficiënt ticketingsysteem en -proces is cruciaal voor het snel plannen en aanpakken van prioritair werk, en het stroomlijnen van de workflow voor onderhoudsverzoeken. Het is de enige manier om de responstijd van uw onderhoudsteam te verkorten, de gemiddelde reparatietijd te verkorten en problemen snel op te lossen die anders kunnen leiden tot een buitensporige hoeveelheid inactieve tijd en productiviteitsverlies.

Mensen buiten de onderhoudsbranche verwarren werkbonnen vaak met werkbonnen. Dat is een belangrijk onderscheid, dus laten we de zaken rechtzetten. Werkverzoek vertegenwoordigt een formeel verzoek om een ​​actief te behouden. Nadat een werkverzoek is beoordeeld en goedgekeurd, wordt het een werkorder .

Werkverzoeken worden beoordeeld door onderhouds-/faciliteitsmanagers, onderhoudssupervisors, onderhoudsplanners of onderhoudscoördinatoren, met andere woorden, iedereen die belast is met de coördinatie van werkzaamheden en technici. De goedkeuring/afwijzing van het onderhoudsticket is gebaseerd op:

• de beschikbaarheid van onderhoudsgeld
• de huidige beschikbaarheid van interne middelen (reparatietools, reserveonderdelen en arbeid) 
• prioriteit van het gemelde probleem (op basis van veiligheidsrisico's en mogelijke verliezen indien niet aangepakt) 

Over het algemeen worden problemen met hoge veiligheidsrisico's of ernstige gevolgen voor de productie en organisatiedoelen als eerste goedgekeurd en gepland.

De elementen die je zou moeten vinden op een werkaanvraagformulier

Een werkverzoek moet onderhoudsproblemen in eenvoudige bewoordingen beschrijven, om voldoende inzicht te geven in de aard van het gemelde probleem. In sommige situaties kan zij ook suggesties doen voor de gewenste corrigerende maatregelen.

Hier is een voorbeeld van een basissjabloon voor werkverzoeken:

En hier is een voorbeeld van een meer geavanceerd aanvraagformulier voor werkorders:

Zoals je uit de bovenstaande sjablonen kunt afleiden, moet een goed werkaanvraagformulier de volgende belangrijke elementen bevatten:

1) De informatie over de aanvrager

Degene die een onderhoudsverzoek indient kan een huurder zijn, een afdelingshoofd, een productiemedewerker, een monteur – iedereen die bevoegd is om werkverzoeken voor onderhoudsreparaties in te dienen. Het hebben van de contactgegevens van de aanvrager betekent dat het onderhoudsteam weet met wie het contact moet opnemen als ze aanvullende informatie nodig hebben. Dit is vooral belangrijk wanneer het onderhoudswerk wordt uitbesteed.

2) Probleembeschrijving

Het is een eenvoudige beschrijving van defecten, problemen of ongelukken die de werking van apparatuur of faciliteiten belemmeren. Indien van toepassing, kan de verzoeker proberen het probleem te identificeren en een mening geven over wat kan worden gedaan om het te corrigeren. Bij digitale oplossingen kan de aanvrager naast de probleembeschrijving ook een foto meesturen, genomen met zijn mobiele telefoon.

Elk probleem moet op een eenvoudige maar volledige manier worden beschreven, zodat het onderhoudsteam snel kan handelen en minder tijd hoeft te besteden aan het oplossen van problemen. Als slechte probleembeschrijvingen een probleem blijken te zijn, moet het onderhoudsteam richtlijnen opstellen over de belangrijke details die moeten worden opgenomen bij het indienen van een onderhoudsticket.

3) Locatie van het item/probleem

Onderhoudstechnici moeten de exacte locatie binnen een faciliteit weten, of een specifiek onderdeel van grote apparatuur dat problematisch is. Sommige organisaties hebben hetzelfde type bedrijfsmiddelen verspreid over verschillende locaties – en op dezelfde gebouwverdiepingen. De aanvrager moet het problematische activum ondubbelzinnig specificeren.

Het goede nieuws is dat de technologie daar al de oplossing voor heeft. Voor roerende activa zoals vloot- en bouwmaterieel kunnen organisaties GPS en andere methoden voor het volgen van activa gebruiken. Voor vaste activa kunnen ze streepjescodes gebruiken die kunnen worden gescand met een mobiel apparaat om de activa op unieke wijze te identificeren.

4) Prioriteitsniveau en budgetraming (optioneel)

Beschikbare budget- en prioriteitsniveaus kunnen ook op een werkaanvraagformulier worden opgenomen. Dat gezegd hebbende, wordt dit vooral gebruikt door bedrijven die onderhoudswerkzaamheden uitbesteden. De exacte details zijn afhankelijk van wat in het onderhoudscontract is beschreven.

Een soepel werkverzoeksysteem opzetten

Een werkverzoek moet reparaties bespoedigen. Het vertrouwen op gecompliceerde werkaanvraagsystemen kan onderhoudsactiviteiten echter belemmeren, wat kan leiden tot uitgestelde achterstanden. Bedrijven kunnen hun werkaanvraagsystemen verbeteren door de volgende stappen te nemen:

Stel duidelijke richtlijnen voor werkprioriteiten vast

De onderhoudsafdeling kan vaak meerdere aanvragen tegelijkertijd van verschillende locaties ontvangen. Met beperkt personeel en beperkte tijd moet de afdeling een methode bedenken voor het rangschikken van inkomende verzoeken en het prioriteren van taken op basis van het belang van activa.

Dit kan een hele uitdaging zijn als je bedenkt dat de prioriteit moet worden gecorreleerd met bestaande geplande werkzaamheden, die misschien (of niet) een hogere prioriteit hebben dan het niet-routinematige onderhoudsticket dat net is binnengekomen (denk aan stroomuitval en airconditioning mislukkingen versus landschapstaken).

Bij het opstellen van een werkprioriteringsstrategie kunnen planners en managers in de risicomatrix kijken en een eenvoudige werkprioriteit-beslissingsmatrix maken, zoals in de onderstaande afbeelding:

Ingediende werkverzoeken standaardiseren

Werkverzoeken worden handmatig of digitaal ingediend. Sommige organisaties staan ​​inzendingen toe via beide kanalen, wat de kans op duplicatie vergroot. Sommige aanvragers kunnen zelfs mond-tot-mondreclame, sms-berichten of e-mails gebruiken, wat het probleem verder verergert.

Als onderdeel van de standaardisatie moet een organisatie details verstrekken over:

• wie werkverzoeken kan indienen
• wie is verantwoordelijk voor het beoordelen/goedkeuren ervan 
• welke informatie wel (en niet) in een werkaanvraagformulier moet worden opgenomen
• hoe een werkverzoek indienen
• hoe/waar de voortgang van het ticket te controleren

Er zijn misschien meer dingen om te standaardiseren, maar dit zijn de basisprincipes die iedereen moet weten.

Inkomende werkverzoeken centraliseren

Het beheren van werkverzoeken kan vervelend zijn als het niet op een georganiseerde manier wordt afgehandeld. Organisaties die een CMMS – of een andere digitale tool – gebruiken, zouden dit probleem al moeten hebben opgelost.

Degenen die nog steeds afhankelijk zijn van papieren formulieren, moeten op zoek naar andere middelen om het proces te centraliseren. Dat kan door een specifieke persoon/kantoor aan te wijzen die binnenkomende werkverzoeken afhandelt (zoals een helpdesk), of door een box op de (fabrieks)vloer te plaatsen die iedereen kan gebruiken om een ​​ticket in te dienen. Houd er echter rekening mee dat een online werkverzoek nooit afhankelijk zal zijn van beperkende factoren zoals de openingstijden van een helpdesk.

Centralisatie is belangrijk voor de algehele toegankelijkheid, voor het volgen van de status van geldige verzoeken, het verwijderen van dubbele verzoeken, het minimaliseren van de kans op zoekgeraakte tickets en ten slotte voor het beheer van de algehele onderhoudswerklast.

Automatiseer het werkverzoeksysteem

Het is zoveel gemakkelijker om werkverzoeken te beheren als u een digitale oplossing gebruikt. Werkaanvragers kunnen de app gewoon openen op hun mobiele apparaat en problemen melden met een druk op de knop, altijd en overal. Indien nodig kunnen ze ook een foto maken en deze opnemen als onderdeel van de probleembeschrijving.

Lible CMMS gebruiken om een ​​werkverzoek in te dienen

Elk verzoek krijgt een uniek trackingnummer, dus het is bijna onmogelijk om er een te missen. Bovendien hebben digitale werkverzoeksystemen vaak algoritmen die inkomende records filteren om ongeldige verzoeken en dubbele inzendingen te blokkeren. Dit kan een hoop tijd besparen voor iedereen die belast is met het beoordelen van deze tickets.

Beheer werkverzoeken met Limble CMMS  

Veel CMMS-oplossingen bieden een manier om inkomende werktickets te beheren. Hier bij Limble hebben we het opgelost via ons werkverzoekportaal.

Kortom, je krijgt een link die gedeeld kan worden met de hele organisatie. Iedereen die een onderhoudsticket moet indienen, kan gewoon op de link klikken en de vereiste gegevens van de online werkaanvraag invoeren. Al het andere wordt geautomatiseerd door de software, zoals we in de vorige sectie hebben beschreven.

Als je meer wilt weten, is hier een video waarin in detail wordt uitgelegd hoe Limble je helpt bij het beheren van werkverzoeken:

Als u ook een oplossing nodig heeft waarmee u werktickets en werkorders kunt delen met uw onderhoudsserviceproviders, heeft Limble u ook op dat gebied gedekt. U kunt hier meer te weten komen over onze mogelijkheden voor leveranciersbeheer.

Het is tijd om digitaal te gaan

Het afhandelen van werkverzoeken via een digitaal systeem heeft zoveel voordelen dat het moeilijk is om anders te beweren. Als je niet alles nodig hebt wat CMMS biedt, zijn er tal van tools die je alleen kunt gebruiken voor het beheren van werkverzoektickets.

Blijf niet hangen in de oude manier van doen. Een paar honderd dollar per maand betalen voor een paar accounts is niets vergeleken met de besparingen die u kunt behalen door tijd te besparen en de uitvaltijd van apparatuur te verminderen, vooral in de industriële omgeving. Je toekomstige jij zal je enorm dankbaar zijn.