De ongemakkelijke, onvoorspelbare en willekeurige kant van onderhoud

Vijf vragen met onderhoudsexpert Jason Afara

We gingen zitten met Jason Afara, een solution engineer bij Fiix en een van onze vaste onderhoudsexperts, om te praten over enkele van de grootste frustraties waarmee onderhoudspersoneel wordt geconfronteerd en over enkele tips om deze obstakels weg te nemen. Jason heeft een diploma in chemische technologie van de University of Western Ontario en zeven jaar ervaring in de voedselproductie-industrie als technisch coördinator, onderhoudsplanner, supervisor en manager.

Fiix :Er is geen gebrek aan kopzorgen waar onderhoudsteams dagelijks mee te maken hebben. Wat waren enkele van de grootste frustraties waarmee u als onderhoudsmanager te maken kreeg?

Jason :Het eerste dat in me opkomt was het omgaan met inefficiënte processen, vooral als het ging om werkverzoeken. Mensen buiten het onderhoud begrijpen soms niet waarom deze processen nodig zijn en dat zou resulteren in het krijgen van werkverzoeken die te veel vroegen en er gisteren om vroegen.

Frustrerend was ook de onvoorspelbaarheid van het onderhoud. Soms, wanneer apparatuur uitvalt, zijn de redenen volledig buiten wat u kunt controleren. Uiteindelijk verlies je weekenden, slaap je niet en ervaar je veel stress. Maar in termen van wat je kunt controleren, was de grootste frustratie de onrealistische verwachtingen van mensen binnen en buiten het onderhoud. Ik zou die verwachtingen moeten managen met de beperkte middelen die we hadden.

... er zal altijd een deel van willekeur in onderhoud zijn en je kunt maar zoveel doen en je kunt maar zoveel plannen, dus je moet voorbereid zijn op het onverwachte. Je moet je op je gemak voelen als je je niet op je gemak voelt.

Fiix :Veel van die problemen komen steeds weer terug en hebben niet altijd een eenvoudige oplossing. Heb je trucs of technieken ontwikkeld om ermee om te gaan en de impact die ze op jou en je team hadden te verminderen?

Jason :Ik heb geleerd dat als je weinig energie en middelen hebt, je de energie en middelen die je wel hebt, moet besteden aan het oplossen van het probleem in plaats van je op het probleem te concentreren. Ik heb geprobeerd in gedachten te houden dat er altijd een deel van willekeur in onderhoud zal zijn en dat je maar zoveel kunt doen en je kunt maar zoveel plannen, dus je moet voorbereid zijn op het onverwachte. Je moet je op je gemak voelen als je je niet op je gemak voelt.

Fiix :Onderhoud heeft veel te maken met machines en techniek, maar het heeft ook veel te maken met mensen en goede communicatie. Op welke manieren heeft u geprobeerd de communicatie tussen uw team en tussen teams te verbeteren?

Jason :Een van de nuttigste programma's die ik implementeerde, was een regelmatige ploegwisselvergadering tussen het dag- en middagteam. Het doel was om iedereen in een kamer te brengen en een persoonlijke ontmoeting te hebben. De technici zouden praten over wat er die dag was gebeurd, de problemen die ze hadden, hoe ze waren opgelost, wat werkte en wat niet. Het was een open forum van vijf minuten dat gericht was op beter worden. In het begin zou ik de meeste van hen bijwonen, maar uiteindelijk gaf ik mijn team de verantwoordelijkheid en vertrouwde ik ze toe. Ik zou af en toe aanwezig zijn om te praten over zakelijke ontwikkelingen of veiligheidsaankondigingen.

Je kunt jezelf niet beoordelen op hoeveel dingen kapot zijn, maar op hoeveel vooruitgang je boekt met het algehele onderhoud en de prestaties van de apparatuur. Het is een reis, het kost tijd, maar het is mogelijk.

Fiix :Wat waren enkele van de grootste voordelen die u zag na het implementeren van deze bijeenkomst?

Jason :Het ging erom dat ze zagen dat elkaar helpen verbeteren betekende dat ze sterker waren als team en dat wij als bedrijf sterker waren. Veel mensen in de onderhoudsbranche zijn van mening dat hoe meer je weet, hoe zekerder je baan is. Daarom vinden veel mensen het ongemakkelijk om hun kennis te delen. Deze bijeenkomst was een kleine manier om die gedachte om te buigen en mijn team te vertellen dat hoe meer kennis ze hadden, hoe meer waarde ze voor het team brachten en hoe meer waarde ze aan het bedrijf konden toevoegen.

Fiix :Vooruitgang kan traag zijn in onderhoud. Het kan soms maanden of jaren duren om iets te veranderen, een probleem op te lossen en positieve resultaten te zien. Hoe houd je het vertrouwen hoog en creëer je een cultuur van verbetering in deze omgeving?

Jason :Omdat onderhoud onvoorspelbaar kan zijn, kan het vertrouwen in korte tijd zo sterk fluctueren, zowel op individueel niveau als op teamniveau. Als je bijvoorbeeld een probleem heel snel oplost en de apparatuur snel weer aan de praat krijgt, kun je je echt goed voelen. Mensen op de vloer zullen letterlijk klappen. Je moet voortbouwen op die kleine overwinningen en ze vieren om dat momentum te krijgen en zinvolle stappen voorwaarts te zetten.

Je moet altijd overwinningen herkennen, hoe klein ook, want er zal altijd onderhoud zijn, er zal altijd een achterstand en werkverzoeken zijn, en het kan overweldigend worden. Het is gemakkelijk om in een faciliteit rond te kijken en gewoon te zien wat er kapot is in plaats van na te denken over de langetermijnoplossingen. Je kunt jezelf niet beoordelen op hoeveel dingen kapot zijn, maar op hoeveel vooruitgang je boekt met het algehele onderhoud en de prestaties van de apparatuur. Het is een reis, het kost tijd, maar het is mogelijk. Het is belangrijk om elke kleine stap in de richting van je doel te vieren om het zichtbaar te houden en mensen te motiveren om ernaar te streven.