Een betere manier om onderhoudsonderdelen te kopen

Tijdens een recent seminar over onderhoudsbeheer werd het onderwerp kaarten kopen (P-kaarten) weggenomen voor misbruik veroorzaakte bijna een rel onder de groep. Een van de meest voorkomende klachten van onderhoudsmensen is dat ze gewoon willen dat de onderdelen hun werk goed doen. Hoewel P-kaarten dit mogelijk maken, kunnen ze tegelijkertijd een vloek zijn.

Doorgaans hebben veel organisaties geen goede samenwerking tussen de functies onderhoud, materiaalbeheer en inkoop. De illusie van een partnerschap bestaat, maar geen echt partnerschap. Als zodanig gebruikt onderhoud de P-kaarten als een methode om de moeilijkheden bij het kopen van onderdelen en materialen via de normale kanalen te omzeilen. Zie het onder ogen:we genieten van de vrijheid om gewoon naar het plaatselijke leveringshuis te rennen of te bellen om te krijgen wat we nodig hebben. Onnodig te zeggen dat er hier veel problemen zijn, maar laten we ons concentreren op een deel van de P-kaartvloek.

Als we de P-card gebruiken om buiten de normale kanalen voor inkoop en materiaalbeheer te navigeren, betekent dat over het algemeen dat we onderdelen en materialen buiten de CMMS/EAM-systemen inkopen. Hoewel sommige groepen geweldige procedures hebben om P-card-aankopen in het CMMS te krijgen, doen de meeste dat niet. Voor veel organisaties is dit hoe het proces werkt:

• 1) De onderhoudssupervisor maakt de onderdelen op de P-card kapot. Misschien krijgen ze een ontvangstbewijs op het moment van aankoop of misschien niet.
• 2) Zo'n 30 tot 60 dagen later stemmen ze de bonnetjes af op de creditcardrekening als deze uit de boekhouding komt en brengen ze deze op een algemene manier in rekening bij een budgetkostenpost. Ik hoor sommigen van jullie al vragen:"Dus wat is er mis met deze aanpak?"

Dit is het probleem met het bovenstaande scenario. De afzonderlijke onderdelen en materialen en hun kosten werden niet in rekening gebracht bij elke afzonderlijke werkorder. Praten over een achterblijvende metriek! Het kan 90 dagen duren voordat we zien dat het daadwerkelijk uitgegeven geld het budget bereikt, dus we vliegen blind. Zelfs dan weten we nog steeds niet het geld dat is uitgegeven of de daadwerkelijke onderdelen die zijn gebruikt op het individuele uitrustingsniveau. We kennen misschien hoogstens een gebied.

Erger nog, we verloren de kans om onze stuklijst (BOM) in het CMMS op te bouwen. Elke keer dat we een artikel kopen, zelfs als we het niet op voorraad hebben, moeten we het artikel een niet-voorraad onderdeelnummer toekennen, waarbij we de beschrijving, kosten en inkoopinformatie vastleggen om het aan onze apparatuur te koppelen. Het is misschien de enige manier om de stuklijst op te bouwen.

We moeten er een gewoonte van maken om alles via het CMMS te kopen, zelfs als we P-kaarten gebruiken om te kopen. Dit geeft ons de mogelijkheid om de stuklijst voor onze apparatuur op te stellen. We begrijpen het gebruik, zodat we intelligente voorraadbeslissingen kunnen nemen met materiaalbeheer. We kennen onze kosten tot op het individuele uitrustingsniveau. We wachten niet 90 dagen om de kosten van elke werkorder te begrijpen. Bovendien kunnen we onze apparatuurgegevens in het CMMS gebruiken om te bepalen waar we ons geld aan uitgeven en om te zien of we problemen hebben met soorten onderdelen.

Waar het op neerkomt, is dat als je P-kaarten gebruikt, je ervoor moet zorgen dat je procedures hebt die worden gecontroleerd en afgedwongen om de vloek van de P-kaart te overwinnen.