Ideeën over het uitbesteden van onderhoudswerkzaamheden

Een belangrijk doel van aannemers is om van een aantal van hen teamleden te maken. Zij kunnen helpen bij allerlei beslissingen op het gebied van onderhoud (met name tijdens shutdowns). Om het partnerschap te bevorderen, laat u deze aannemers wat winst maken op uw werk. Als teamleden en na verloop van tijd zullen ze op uw interesses letten als u er niet bent.

Blijf af en toe een beroep doen op andere aannemers, zelfs als het vaartuig in-house is. Dit fungeert als een check-and-balance voor het teamlid om te zien of de prijs, kwaliteit of levering uit de pas is gelopen.

De mate van externe contractering heeft geen invloed op uw behoefte aan een preventief onderhoudssysteem, aan een effectieve root cause failure-analyse of aan een responsieve organisatie. Zelfs met goede aannemers moet de manager betrokken zijn bij de RFCA- en PM-activiteit.

Soorten werk die gewoonlijk worden aangenomen:

1. Seizoensgebonden (terrein, sneeuwruimen)
2. Eenmalig werk (bouw)
3. Laag geschoold werk (waarbij de verkoper tegen een lager tarief kan inhuren dan u en supervisie heeft om deze lagerbetaalde werknemers te beheren (bijvoorbeeld detentie)
4. Vakkundig werk (problemen met elektronica oplossen)
5. Werk waarvoor een licentie of certificaat nodig is en die u niet in huis heeft (gecertificeerd lassen)
6. U kunt elke functie uitbesteden, inclusief de volledige werking van uw onderhoudsafdeling

De beste managers brengen hun behoefte aan werk in evenwicht met de echte algemene economie.

15 redenen om een ​​aannemer in te huren:

1. Bespaar geld.
2. Te grote klus.
3. Kwaliteit verbeteren.
4. Gebrek aan interne vaardigheden (computerserverservice, alarmen, enz.).
5. Gebrek aan de juiste licentie (zelfs als je de vaardigheden hebt).
6. Gebrek aan gespecialiseerde apparatuur.
7. Verminder aansprakelijkheid (liften, brandsystemen).
8. Gevaar voor eigen medewerkers verminderen (tankservice, asbestverwijdering).
9. Je wilt een mening van buitenaf of je hebt een externe "expert" nodig om je een geheel nieuwe aanpak te laten zien.
10. Training (stuur je monteur om te helpen of tag mee om hun vaardigheden te verbeteren).
11. Bespaar tijd als je al bezig bent.
12. Ik wil het werk niet beheren (de aannemer inhuren om dat te doen, zoals voor een gedeeltelijke stopzetting).
13. Wil je de flexibiliteit.
14. Politiek, zoals een meningsverschil met het topmanagement over het aantal uren dat een baan zou moeten kosten, of andere politieke redenen.
15. Je wilt de controle over bestaande projecten niet verliezen om plaats te maken voor een grote nieuwe.

Negen redenen om geen aannemer in te huren (veelvoorkomende zorgen):

1. Verlies van controle.
2. Te traag of hoge kosten voor snelle reactie.
3. Is de baan goed genoeg gedefinieerd om uit te besteden? Hoe weet je of je waar voor je geld krijgt? Je hebt geen tijd om de reikwijdte van het werk te definiëren.
4. Is er een negatief beeld van het gebruik van aannemers?
5. Mogelijke kwaliteitsproblemen waarbij de aannemer bewust bezuinigt.
6. Problemen bij het voltooien van de laatste 5 procent van de taak (zelfs als u geld achterhoudt).
7. Afhankelijkheid:u kunt afhankelijk worden en kunt niets doen zonder de aannemer.
8. Je wordt opgelicht door een oplichter.
9. Een goedbedoelende aannemer valt buiten zijn/haar expertisegebied in uw werk.

Tips van mensen in de loopgraven om het contracteren soepeler te laten verlopen:

1. Definieer het aan te besteden werk. Hoe beter de definitie in de vroege stadia, hoe beter het werk zal verlopen. Vermijd losse specificaties (op zowel materialen als uit te voeren werk).

2. Communiceer, samen met nummer 1 hierboven, uw ideeën aan de aannemer. Zorg ervoor dat ze het begrijpen. Was er een bijeenkomst van de geesten? Bespreek de kwaliteit van de benodigde materialen.

3. Onderhandelen en gunnen van het contract. Kijk bij grotere klussen naar financiën, krediet, verzekeringen en personeel. Bezoek andere vacatures om hun kwaliteit te zien en bel referenties. Verlies natuurlijk de contractdocumenten niet uit het oog. Houd een eerlijke en volledige set contractdocumenten bij.

4. Wees u bewust van en vermijd, indien mogelijk, lage biedingen. Onderhandel over een schema met extra's. Een veel voorkomende truc is om het bod om de baan te krijgen laag te houden en het bedrijf te overspoelen met kleine extra's. Voeg toe voor clausules als "alle extra's die niet in de oorspronkelijke prijs zijn inbegrepen, moeten voorafgaand aan de aanvang van het werk schriftelijk worden overeengekomen."

5. Zorg ervoor dat u aftrekclausules in het contract beschrijft. Geef aan wat u terugbetaalt en wanneer u het gaat opladen. Voorbeelden zijn het verwijderen van puin, opruimen en ontbrekende vaste opleverdata.

6. Onderhandelen over annuleringsclausules. U moet uitleggen hoe en waarom u het contract kunt annuleren. Anders kunt u een pandrecht van een monteur krijgen vanwege een ontoereikende baan nadat u de laatste betaling niet heeft betaald.

7. Vermijd bij lopende servicebiedingen zowel een te korte contractduur als een te lange contractduur. Is de looptijd te kort, dan zal de aannemer te veel in kaart brengen voor mobilisatiekosten. Als de termijn te lang is, zit u mogelijk vast aan een leverancier die nauwelijks geschikt is en geen gemakkelijke manier heeft om de situatie te verbeteren.

8. Wees zo volledig mogelijk over verantwoordelijkheden, wie wat levert, waar lossen, siteregels (veiligheid, gebruikerscontact, opruimen, beveiliging, sleutels, etc.). Aan het einde van elke werkdag moeten er verklaringen zijn over hoe de site moet worden achtergelaten. Wie is verantwoordelijk voor het afsluiten, versperren, verkeersmanagement, opruimen en puinruimen? In de overeenkomst moet ook worden opgenomen wie verantwoordelijk is voor gemeentelijke vergunningen en plannen.

9. Inspecteer de verzekeringen van de aannemer. Maak afspraken over wat er gebeurt als (als) de aannemer uw eigendom beschadigt (of erger nog, het eigendom van een buurman beschadigt, die u dan zou kunnen aanklagen; of het zou een goede relatie kunnen bederven). Een up-to-date verzekeringscertificaat vereisen dat dekt:algemene aansprakelijkheid, ongevallen (schade aan eigendom), arbeidsongevallen, autoaansprakelijkheid, en of ze het ontwerp wanpraktijken en fouten en weglatingen hebben gedaan. De kleinste aannemers (eenmanszaken) hebben geen werkmanscomp nodig. Neem contact op met uw advocaat of uw verzekeringsprofessional.

10. Definieer prestaties en hoe een goede baan eruit zou zien. Voeg een clausule toe zoals "alle werk wordt verwacht te worden gedaan op een professionele en vakmanschap manier. Al het werk zal in overeenstemming zijn met de geldende bouwvoorschriften van de stad.”

11. Bereid het te bewerken gebied voor. Verwijder zoveel mogelijk om breuk en diefstal te voorkomen. Indien aangegeven, isoleer het gebied zodat aannemers geen reden hebben om rond te dwalen.

12. Beheer de aannemer. Houd de taak bij terwijl deze zich ontvouwt en geef feedback. Voer frequente inspecties uit en documenteer de resultaten. Zorg voor een functioneel gepland schema en vergelijk de voortgang met projecties. Problemen moeten zo vroeg mogelijk worden geïdentificeerd.

13. Beheer afspraken over te betalen bedragen, wanneer etc. Voorkom slordige administratie. Betaalde ontvangsten eisen om te bewijzen dat onderaannemers en materiaalleveranciers zijn betaald. Ontvang een vrijgave van alle pandrechtformulieren die zijn ondertekend vóór de laatste betaling. Als je dat niet doet, had je de hoofdaannemer kunnen afbetalen en nog steeds te maken krijgen met pandrechten van onbetaalde subs. Raadpleeg uw juridische afdeling over pandrechtwetten in uw land en zorg ervoor dat u gedekt bent.

14. Los geschillen snel op. Voorkom eindeloze vertragingen bij het oplossen van geschillen of u komt terecht in de rechtbank.

15. Evalueer elke aannemer regelmatig op kwaliteit, service, kosten en naleving van contractvoorwaarden. Schrijf een kort verhaal om in het dossier te plaatsen over hoe de klus is gegaan.

Over de auteur:
Joel Levitt is een toonaangevende trainer van onderhoudsprofessionals. Hij heeft meer dan 10.000 onderhoudsleiders van 3.000 organisaties in 20 landen getraind in meer dan 500 sessies. Sinds 1980 is hij president van Springfield Resources, een managementadviesbureau dat klanten van alle soorten en maten bedient met een breed scala aan onderhoudskwesties. Hij heeft bijna 25 jaar ervaring in vele facetten van onderhoud, waaronder als procescontroleontwerper, inspecteur van bronapparatuur, elektricien, buitendiensttechnicus, koopvaardijwerker, productiemanager en vastgoedmanager. Daarvoor werkte Levitt voor een CMMS-leverancier en in productiebeheer. Ga voor meer informatie naar www.maintrainer.com of bel 800-242-5656.