Strategieën voor Digital Asset Management

Stel je eens voor, of misschien hoef je je niet voor te stellen, dat je de taak hebt om een ​​bedrijf op te bouwen geval om een ​​actief te vervangen. Om de businesscase op te bouwen, moet u de ouderdom van het activum, de oorspronkelijke projectkosten en misschien enkele recente audits van het veiligheidssysteem weten om te zien of het aan de huidige codes voldoet.

U controleert het geautomatiseerde onderhoudsbeheersysteem (CMMS) en ontdekt dat het veld voor de activakosten leeg is en dat het activum in 1991 is geïnstalleerd. U zoekt in het CMMS maar kunt de auditrapporten niet vinden. U besluit eerst de kosten aan te pakken. U neemt contact op met de financiële afdeling en zij verstrekken u informatie waaruit blijkt dat het actief in 1984 in de boeken is gezet en dat de kosten $ 1,5 miljoen waren.

Nu heb je tegenstrijdige leeftijden en een dollarcijfer van financiën, maar je voelt dat er iets niet klopt. Dus je gaat naar project engineering en vraagt ​​hen om de originele projectdocumenten. Aangezien het grootste deel van het team nieuw is, herinnert slechts één persoon zich dat project. Hij graaft in zijn persoonlijke voorraad documenten. Na enig zoeken vindt hij het projectbestand. U opent het projectbestand en ontdekt dat de kosten waren gedocumenteerd als $ 1,2 miljoen en dat de werkelijke installatiedatum 1983 was.

Op dit punt vraag je je af welke informatie juist is? Waarom zijn er verschillen tussen alle? Je besluit om in de verschillen te graven om het allemaal uit te zoeken en de business case op te bouwen op basis van data, en dat is precies wat het mandaat van het bedrijf is.

Na veel onderzoek ontdek je de verschillen. In het CMMS kwam het jaar 1991 uit het jaar waarin het CMMS werd geïmplementeerd, omdat het te duur werd geacht om alle gegevens in het bestaande CMMS om te zetten en er geen kosten waren in het oorspronkelijke CMMS.

Het project werd feitelijk voltooid in 1983, maar Finance onderging op dat moment een herstructurering en creëerde de activa pas eind 1984. Tijdens die poging om de activa in 1984 gecreëerd en in te halen, besloot Finance om hulpsystemen op te nemen in veel van de activa, wat de hoge kosten in het financiële grootboek verklaart.

Nu heb je eindelijk de juiste kosten en leeftijd, maar hoe zit het met dat rapport? De ingenieur die dat initiatief leidde, verliet het bedrijf en bewaarde nooit iets op de gedeelde schijf van het bedrijf. Toen hij wegging, was zijn computer schoongeveegd met alle gerelateerde bestanden.

Een oproep aan de raadgevende ingenieurs die het rapport ontwikkelden, leverde de informatie op. Dus in plaats van de vereiste gegevens in een paar minuten te verzamelen, duurde het bijna drie dagen. Hoe moet een organisatie datagestuurde beslissingen nemen als data niet direct beschikbaar zijn?

Dit is waar een strategie voor digitaal activabeheer van pas komt. Een strategie voor digitaal activabeheer vormt de basis voor het beheer van de digitale activa en informatie van een organisatie. Ja, documenten, afbeeldingen en informatie zijn activa voor een organisatie en vereisen een doordachte aanpak.

Deze aanpak geeft aan hoe de digitale activa en informatie zullen worden behandeld, opgeslagen, gebruikt en verwijderd, wat resulteert in een informatiearchief met één enkele bron van waarheid voor alle functies. Een strategie voor digitaal activabeheer is een voorwaarde voor gegevensgestuurde besluitvorming, wat een belangrijke factor is voor holistisch activabeheer en zelfs wordt genoemd in ISO 55001.

Wat is precies een strategie voor digitaal activabeheer? Het is een systematische benadering voor het beheren van alle gegevens en informatie die een organisatie zal gebruiken om haar activabeheersysteem te implementeren en uit te voeren. De strategie voor digitaal activabeheer specificeert welke gegevens binnen het toepassingsgebied vallen en kan het volgende omvatten, maar is niet beperkt tot:

• Afbeeldingen
• Handleidingen (bediening, onderhoud, enz.)
• Tekeningen (mechanisch, elektrisch, civiel, etc.)
• Certificaten (veiligheid, bediening, inspectie, enz.)
• Rapporten (audits, inspecties, engineering, enz.)
• Projectdossiers (businesscases, projectplannen, inbedrijfstellingsdocumenten, enz.)
• Informatie over bedrijfsmiddelen (typeplaatgegevens, leeftijdsgegevens, kostengegevens, bedrijfsgegevens, enz.)
• Bedrijfsinformatie (procesgegevens, onderhoudsregistraties, risicoregistraties, etc.)
• Informatie over de marktvraag (productieprognoses, analyse van belanghebbenden, enz.)

Er is een overvloed aan gegevens nodig om weloverwogen beslissingen te nemen over hoe de activa gedurende hun levenscyclus zullen worden beheerd. Om de data bruikbaar te maken, moet deze worden gecontroleerd. De strategie voor digitaal activabeheer zal ook specificeren wie toegang heeft om de gegevens te wijzigen, wie deze kan bekijken en hoe lang ze worden bewaard.

Bovendien zal de strategie voor digitaal activabeheer specificeren hoe alle gegevens worden opgeslagen en de verschillende systemen worden geïntegreerd. Door de integraties te beheersen, bestaat er één enkele bron van waarheid en wordt dubbele invoer van gegevens, wat tot fouten kan leiden, geminimaliseerd. Met één enkele bron van waarheid wordt nalevingsrapportage ook eenvoudiger, omdat de juiste informatie gemakkelijk kan worden verkregen.

De strategie voor het beheer van digitale activa moet zo worden gestructureerd dat het digitale landschap de echte wereld weerspiegelt. Dit betekent in wezen dat er voor elk fysiek document een digitale kopie moet zijn die is gekoppeld aan het digitale document van het activum. De strategie voor digital asset management specificeert ook hoe de organisatie zich zal voorbereiden op Industry 4.0 en het industriële internet of things (IIoT), of dit nu of in de toekomst wordt geïmplementeerd. Een goed ontworpen digitaal landschap zorgt ervoor dat alle relevante gegevens en informatie niet alleen beschikbaar zijn, maar ook volledig geïntegreerd zijn tussen de verschillende systemen die worden gebruikt in activabeheer.

Helaas wordt er vaak niet aan digitale assets gedacht bij het ontwikkelen en inzetten van een assetmanagementsysteem, wat leidt tot een ad-hoc benadering van de opslaggegevens of een worsteling om achteraf een goed systeem op zijn plaats te krijgen. Hieronder wordt uitgelegd hoe u een strategie voor digitaal activabeheer ontwikkelt om ervoor te zorgen dat uw organisatie op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Een strategie voor digitaal activabeheer creëren

Om een ​​strategie voor digitaal activabeheer te creëren, moeten organisaties investeren in hun interne systemen. Een digital asset management-strategie is meer dan alleen een softwarepakket of een naamgevingsconventie voor documenten. Het is een compleet bedrijfssysteem, inclusief bedrijfsprocessen, systemen, standaarden en meer.

Om een ​​strategie voor digital asset management te creëren, moet er cross-functionele samenwerking zijn die van hoog in de organisatie wordt ondersteund. Het betekent niet dat de onderhoudsafdeling hun huis niet op orde kan brengen zonder de rest van de organisatie. Om de volledige waarde van een strategie voor digitaal activabeheer te realiseren, moet deze echter organisatiebreed zijn.

De eerste stap bij het creëren van een strategie voor het beheer van digitale activa is het instellen van een stuurgroep, die alle functies moet omvatten, zoals onderhoud, engineering, financiën, informatietechnologie (IT), operaties, enz. Dit zal ervoor zorgen dat alle functies binnen de organisatie de doel achter de digital asset management-strategie en alle zorgen met de gegevens zullen worden aangepakt, zoals welk systeem als de waarheid wordt beschouwd.

Met de oprichting van de stuurgroep moet de visie van de digital asset management-strategie en de data worden gecreëerd. Dit zal worden gebruikt om het doel op hoog niveau voor de gegevens te bepalen en hoe deze zullen worden gebruikt. De visie moet niet alleen rekening houden met de huidige staat, maar ook met eventuele toekomstige doelen met betrekking tot het IIoT. Door rekening te houden met toekomstige IIoT-doelen, kunnen beslissingen worden genomen om de toestroom van gegevens op te vangen en dure herbewerkingen of nieuwe software-implementaties in de toekomst te voorkomen. De basis van een strategie voor digitaal activabeheer is gebaseerd op de IT-infrastructuur om uitmuntendheid in activabeheer te ondersteunen.

De stuurgroep moet ook een aantal harde beslissingen nemen. Deze omvatten het definiëren welke gegevens en informatie onder de reikwijdte van de strategie voor digitaal activabeheer vallen en welke gegevens niet worden opgenomen. Dit is van vitaal belang, aangezien het beheren en beheren van de gegevens kosten met zich meebrengt. Als de organisatie alles probeert te beheren, wordt het een enorme onderneming en levert het misschien niet zoveel waarde op.

Maar als de stuurgroep besluit zich te concentreren op de belangrijkste data en informatie, zijn er minder middelen nodig en neemt de waarde van de digital asset management-strategie toe. Onthoud dat de verzamelde en beheerde gegevens een doel en een bepaald gebruik moeten hebben. Het heeft geen zin om gegevens te verzamelen die geen nut hebben of zullen hebben.

Een andere barrière die de stuurgroep moet overwinnen, zijn de veiligheidsmachtigingen. Deze zijn essentieel, omdat ze bepalen wie de gegevens kan maken, bewerken en bekijken. Het maken en bewerken van de gegevens kan neerkomen op specifieke rollen binnen de organisatie of een gegevensbeheerteam in een grotere organisatie.

De globale velden kunnen worden beheerd door het team voor gegevensbeheer, terwijl de lokale velden kunnen worden bewerkt door specifieke functies op siteniveau. Dit staat bekend als een governanceproces. Het zorgt ervoor dat de bestaande data en alle nieuwe data voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de digital asset management strategie en de verschillende standaarden.

De strategie voor digitaal activabeheer verwijst naar andere documenten die de organisatie zal gebruiken om digitale activa te beheren. Deze omvatten doorgaans een norm voor digitale activa, een norm voor de naamgeving van technische documenten, een norm voor projectoverdracht en verschillende andere normen. De strategie voor digitaal activabeheer zal ook het documentbeheersysteem specificeren dat alle documenten zal opslaan en in de verschillende systemen zal integreren, samen met wie verantwoordelijk is voor het beheer van de IT-systemen, het controleren van die wijzigingen en het in staat stellen van de stuurgroep om input te hebben bij de beslissing gemaakt.

Ten slotte is de strategie voor het beheer van digitale activa een belangrijke factor om organisaties in staat te stellen mobiele oplossingen te implementeren, aangezien alle informatie is georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk is. Zonder datastructuur zullen mobiele oplossingen niet de verwachte voordelen opleveren. Als er eenmaal een strategie voor het beheer van digitale activa is ingevoerd, kan een organisatie er zeker van zijn dat alle relevante informatie direct beschikbaar is, wat het onderhouds- en activaplanningsproces veel eenvoudiger maakt.

Digital Asset Standard

De standaard voor digitale activa is de plek waar u alle informatie kunt vinden over welke gegevens nodig zijn, in welk formaat en in welke velden deze worden opgeslagen. De norm voor digitale activa speelt een sleutelrol bij het definiëren van de specifieke kenmerken van de vereiste gegevens. Het zal definities van gegevenskwaliteit en richtlijnen bevatten die specificeren hoe gegevens zullen worden gemeten en gecontroleerd. Veelvoorkomende statistieken voor gegevenskwaliteit zijn onder meer:

De vereiste datakwaliteitsdoelen kunnen verschillen per datatype (activa, materialen of faalgegevens), wat meestal gebaseerd is op het risico dat er geen specifieke datapunten zijn.

Afhankelijk van de organisatie kan de digitale activastandaard een volledige datadictionary bevatten of verwijzen naar verschillende andere standaarden, zoals de masterdatastandaard voor activa, de materiaalstamgegevensstandaard, de onderhouds- en storingsgegevensstandaard of de proces- en bedrijfsgegevensstandaard.

De standaard voor stamgegevens van activa geeft aan hoe activahiërarchieën worden opgebouwd en hoe activa worden benoemd en geclassificeerd. De standaard definieert ook de activagrenzen en welke datapunten vereist zijn voor elk activum. Typisch zijn de gegevenspunten classificatie, attributen en operationeel.

Classificatie is de mogelijkheid om apparatuur te scheiden in logische groepen. Binnen classificatie kunt u de klasse van apparatuur (bijv. klep) en het type (bijv. poort) definiëren.

Kenmerken zijn de specifieke ontwerpkenmerken van de apparatuur. Dit kan het materiaal zijn waaruit het is gemaakt, prestatiespecificaties, fabrikant, modelnummer, serienummer, enz.

Operationele gegevens omvatten de specifieke kenmerken van de apparatuur op basis van waar deze is geïnstalleerd en hoe deze wordt gebruikt. Binnen operationele gegevens vindt u kritiekheid en locatie.

De materiaalstamgegevensstandaard bevat de informatie over hoe onderdelen worden benoemd en geclassificeerd en welke andere gegevenspunten nodig zijn, zoals attributen, doorlooptijden en prijzen.

De norm voor onderhouds- en storingsgegevens bevat de eisen hoe onderhoudsactiviteiten zoals storingen, corrigerende en proactieve taken worden vastgelegd en vastgelegd. Gegevenspunten kunnen het totale aantal manuren, geplande uitvaltijd, ongeplande uitvaltijd, storingscodes, enz. omvatten.

De proces- en bedrijfsgegevensstandaard beschrijft de vereisten voor alle proces- en bedrijfsgegevens zoals stromen, drukken, snelheden en alle conditiebewakingsgegevens. De norm geeft aan hoe de verschillende systemen worden geïntegreerd en gekoppeld aan de assets. Ze kunnen ervoor kiezen om bestaande gegevensvelden in het CMMS te gebruiken, zoals metingen en tellers voor de conditiebewakingsgegevens.

Elk van deze standaarden beschrijft het gegevenspunt, het veld waar het is vastgelegd, of de gegevens verplicht of optioneel zijn, evenals eventuele specifieke opmaakvereisten, zoals voor datums (DD-MM-YYYY of MM-DD-YYYY) .

Engineering Document Standard

De norm voor technische documenten is niet zozeer gericht op specifieke gegevenspunten als op de norm voor digitale activa, maar eerder op identificatie en organisatie van de documenten, handleidingen, tekeningen, afbeeldingen, enz. Het doel van deze norm is om de richtlijnen te definiëren voor het maken en onderhouden van de onderhouds- en engineeringdocumentbibliotheek. Dit document biedt zoveel mogelijk een gestandaardiseerd systeem gezien de complexe en gevarieerde aard van de engineering- en onderhoudsdocumentatie.

Traditioneel zal dit document de methode uitleggen voor de naamgeving van documenten. Het is gebaseerd op verschillende criteria, zoals het type document, de naam van het document, het activum waaraan het is gerelateerd en een unieke identificatiecode.

De naamgeving van technische documenten kan bijvoorbeeld zijn:type – artikeldocumentbeschrijving – activumnummer – kwantificator. Dit zorgt ervoor dat alle documentatie snel kan worden gevonden op basis van de verscheidenheid aan informatie. Het type document is vooraf gedefinieerd uit een lijst zoals de volgende:

Wanneer het documenttype wordt gecombineerd met de rest van de naamgevingsstandaard, hebben organisaties alle documenten zoals:

• MTC – Onderhoudshandleiding voor centrifuges – 865732 – 01
• PTG – Schade aan schacht – 865732-01
• PTG – Schade aan schacht – 865732-02

Bovendien zal de norm voor technische documenten specificeren waar de documenten zullen worden bewaard, hetzij elektronisch of op papier. Zo kunnen elektronische engineeringdocumenten binnen het CMMS worden gekoppeld aan de juiste apparatuur, functionele locaties of materialen via het goedgekeurde documentbeheersysteem.

Technische hardcopy-documenten kunnen worden bewaard in een bibliotheek op locatie die ervoor zorgt dat alle documenten die uit de bibliotheek worden verwijderd, worden in- en uitgelogd. De bibliotheek kan ook een eigenaar worden toegewezen en een organisatiesysteem laten opzetten om snelle toegang tot de documenten te vergemakkelijken. Alle documenten die in de bibliotheek worden bewaard, kunnen zelfs worden opgenomen in een documentenregister.

Met een standaard voor technische documenten kan de organisatie er zeker van zijn dat haar documenten en handleidingen kunnen worden gevonden wanneer ze nodig zijn.

Documentbeheersysteem

Het documentbeheersysteem is een belangrijk onderdeel van de strategie voor digitaal activabeheer. Deze digitale bibliotheek is het platform dat alle documenten zal hosten en zal integreren met de verschillende systemen zoals het CMMS, CAD-systemen, enz.

Het documentbeheersysteem is van cruciaal belang, omdat het alle documenten en digitale activa op een georganiseerde manier kan opslaan. Het systeem biedt ook mogelijkheden om documenten te volgen, te beheren en op te slaan, en om papier te verminderen. De meeste systemen zijn in staat om de verschillende versies bij te houden die door verschillende gebruikers zijn gemaakt en gewijzigd (geschiedenis bijhouden), terwijl ze ook een methode bieden voor wijzigingsbeheer en bewerkingsbeperkingen.

Hoewel veel ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) een ingebouwd documentbeheersysteem hebben, missen ze over het algemeen enkele van de belangrijkste functionaliteiten die organisaties nodig hebben. Als zodanig zijn er talloze opties beschikbaar, waarbij enkele van de meest voorkomende systemen OpenText, EQMS en eFileCabinet zijn.

Het belangrijkste element waarnaar moet worden gezocht in een documentbeheersysteem is de mogelijkheid om te integreren met het brede scala aan systemen die worden gebruikt in een activabeheersysteem, samen met wijzigingsbeheer, ondersteuning voor mobiele applicaties en ondersteuning voor het bewaren van documenten.

Hoewel dit een IT-systeem is, moet het worden gekozen met de functieoverschrijdende stuurgroep, aangezien elke functie unieke behoeften heeft waarmee rekening moet worden gehouden, anders loopt de organisatie het risico dat bepaalde functies het niet gebruiken.

Projectoverdracht Standaard

Deze standaard is een van de meest essentiële onderdelen in de voortdurende ondersteuning van de strategie voor digitaal activabeheer. De norm voor projectoverdracht geeft aan welke informatie als onderdeel van het project wordt verzameld, opgeschoond en geüpload naar de verschillende systemen. Dit zorgt ervoor dat het project pas kan worden afgesloten als de gegevens en informatie correct zijn vastgelegd en geverifieerd. Deze norm vereist mogelijk zelfs dat de leverancier of aannemer verantwoordelijk is voor het gegevenswerk en niet voor het project wordt betaald totdat de gegevens zijn geaccepteerd.

De norm voor projectoverdracht zal de informatie en documenten vermelden die moeten worden verzameld, geverifieerd, geüpload en goedgekeurd naar de verschillende systemen. Het zal ook een middel bieden om operaties, onderhoud, financiën, gezondheid en veiligheid en elke andere vereiste functie te laten ondertekenen voor de acceptatie van volledige gegevens en informatie.

Het is niet de taak van een planner om al deze gegevens te verzamelen als een project eenmaal is afgerond. De gegevens moeten tijdens het project worden verzameld, opgeschoond en geüpload naar de verschillende systemen voordat het project wordt overgedragen aan de exploitatie en het onderhoud.

De strategie voor digitaal activabeheer implementeren

Als een organisatie eenmaal een strategie voor digitaal activabeheer heeft, samen met de ondersteunende documenten, standaarden en systemen, hoe gaat ze deze dan implementeren? Afgezien van alle gebruikelijke activiteiten op het gebied van verandermanagement, zijn er enkele belangrijke dingen waarmee de organisatie rekening moet houden.

Het eerste item dat moet worden overwogen, is een inhoudsaudit. Deze audit evalueert de huidige staat van gegevens ten opzichte van de gedocumenteerde norm en bepaalt alle gegevens en informatie die ontbreken of waarvan wordt vermoed dat ze niet correct of volledig zijn. Dit stelt de organisatie in staat om een ​​realistisch tijdsbestek en benodigde middelen op te bouwen om de kloof te dichten.

Bij het opstellen van het projectplan om de ontbrekende gegevens te verzamelen, is het van vitaal belang dat de organisatie de kosten voor het verzamelen van de ontbrekende gegevens afweegt tegen de waarde die het zal opleveren. Er moet een businesscase zijn en inzicht in het risico van het niet hebben van die gegevens. Soms is het beter om de verouderde gegevens te laten zoals ze zijn en de normen van toepassing te laten zijn op gegevens die vanaf een bepaald moment vooruit gaan.

Daarnaast kan het zinvol zijn om de digital asset management strategie gefaseerd in te voeren. Start in een pilotgebied, verzamel de data, maak deze schoon en upload deze. Dit zal betere manieren identificeren om de gegevens te verzamelen en op te schonen, en, belangrijker nog, alle betrokkenen laten zien hoe waardevol het is om over de juiste gegevens en informatie te beschikken.

Toekomst van de Digital Asset Management-strategie

Zonder een strategie voor digital asset management lopen organisaties achter de feiten aan voor de adoptie van de nieuwste trends, zoals Industry 4.0, digitale transformatie, kunstmatige intelligentie en het IIoT. Hoewel dit op dit moment misschien geen groot probleem is, zal het de organisaties scheiden die gegevens kunnen gebruiken, de meest kosteneffectieve beslissingen kunnen nemen en kunnen gedijen, en die organisaties die de kans mislopen om gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Met de juiste gegevens en informatie vastgelegd, kunnen organisaties tools zoals levenscycluskosten, kapitaalplanning en op risico gebaseerde inspecties volledig benutten en benutten. Door over alle informatie te beschikken, kunnen organisaties kapitaalplannen echt evalueren en beslissingen over kapitaaluitstel en onderhoudsbeslissingen rechtvaardigen. Dit zorgt voor een nieuw niveau van duidelijkheid en vertrouwen tussen de organisatie en haar aandeelhouders, belanghebbenden en regelgevers.

Verdere verkenning van de Digital Asset Management-strategie

Voor die lezers die meer willen weten over de verschillende componenten van de strategie voor digitaal activabeheer, zijn er tal van referenties en bronnen beschikbaar. De strategie voor digitaal activabeheer en de ondersteunende documenten zijn ideaal gestructureerd op een manier die ervoor zorgt dat aan alle vereisten van ISO 55001 wordt voldaan. Om dit te doen, moet u kijken naar het Global Forum on Maintenance &Asset Management (GFMAM) Asset Management Landscape-document. Het biedt een overzicht en verschillende ondersteunende documenten die nodig zijn voor een enterprise digital asset management-strategie, terwijl het voldoet aan de ISO 55001-vereisten.

Referenties

SAP. (2016). Digitale transformatie van vermogensbeheer. SAP.

Dit artikel is eerder gepubliceerd in de Reliable Plant 2019 Conference Proceedings.