Hoe het elimineren van papier in werkplaatsen efficiëntie en duurzaamheid boost

Dematerialisatie, nul papier, digitalisering van processen, digitalisering van documenten… Dit zijn alle uitdrukkingen die we in de huidige industriële wereld vinden en die een steeds intensere evolutie beschrijven. Tussen de zoektocht naar maximale efficiëntie, de zoektocht naar besparingen, de vereenvoudiging van taken en milieukwesties, is de eliminatie van papier in werkplaatsen een aanpak met meerdere voordelen.

Minder verspilde tijd, meer productiviteit

Migreren naar een papierloze organisatie en operationeel model is duidelijk bedoeld om de efficiëntie te verhogen. Dit impliceert het reduceren van verspilde tijd, bijvoorbeeld in het zoeken en archiveren van documenten. Er zijn software-oplossingen beschikbaar om technische documenten digitaal te creëren en te beheren en die operators zullen toestaan om de informatie die ze nodig hebben op hun werkplekken zo snel mogelijk en met een minimum aan hantering te hebben.
In de productiewerkplaats zijn digitale invoervormen gemakkelijk aanpasbaar aan alle aspecten van de missie: het te fabriceren deel, klantverzoeken, enz.

De tijd die werknemers niet besteden aan het zoeken van de benodigde data is de tijd die ze kunnen besteden aan het verbeteren van productiviteit en kwaliteit.

Dematerialisatie van documenten: organisationele meerwaarde

Met de steeds groter wordende hoeveelheid data (Big Data) om op te slaan, te analyseren en te communiceren, zou op papier blijven een aberratie zijn voor de bedrijven van vandaag. Bovendien vereisen recente reglementen dat een bepaalde hoeveelheid informatie bewaard wordt voor juridische, boekhoudende en traceerbaarheidsdoeleinden. Digitalisatie maakt het makkelijker om deze grote volumes documenten op te slaan en te verwerken, met name via online platforms (Cloud).

Dit maakt het makkelijker voor werknemers om toegang te krijgen tot informatie en ervoor te zorgen dat ze de nieuwste versie van het document hebben, wat het risico op fouten vermindert. De digitalisering van media en processen maakt het ook mogelijk om te weten wie toegang had tot documenten en traceerbaarheid te hebben.

Besparingen: reductie in beheerskosten

Digitale technologie maakt het ook mogelijk om de kosten aanzienlijk te reduceren die verbonden zijn aan de aanschaf van papier en kantoorbenodigdheden, wat geen zin meer maakt in een tijdperk waar laptops, tablets, smartphones en andere mobiele apparaten omnipresent zijn. Dit zijn directe besparingen, maar andere indirecte vormen worden ook gerealiseerd, zoals het besparen van fysieke ruimte, het reduceren van opslag- en archiveringskosten voor industriële documentatie. Het routeren, dupliceren, printen en archiveren van documenten verbruikt veel geld als ze op papier zijn.

Tegelijkertijd heeft het consumeren van minder papier een sterke ecologische dimensie, aangezien dit materiaal van bomen wordt gecreëerd; deze aanpak helpt om gehele bossen te behouden, wat ook helpt om de afbeelding van het bedrijf te verbeteren zowel bij zijn klanten als zijn partners. Tegenwoordig wordt meer belang gehecht aan het beleid dat door industrieën wordt gevoerd om hun verbruik van energie uit niet-hernieuwbare bronnen en hun broeikasgasuitstoot te controleren, onder andere maatregelen om het milieu te beschermen.

Picomto is de toonaangevende Europese software voor digitale werkinstructies voor industriële bedrijven. Aarzel niet om contact met ons op te nemen om meer te weten.