Activatracking in Scholen Beheersen: 3 Sleutelstrategieën voor Automatisering, Planning en IT-samenwerking

Scholen van alle soorten moeten hun activa accuraat tracken om te voldoen aan de Governmental Accounting Standards Board (GASB) standaarden en de Financial Accounting Standards Board (FASB) standaarden, naast verantwoordelijk te zijn tegenover hun stakeholders. Naarmate scholen zwaarder gaan steunen op financiering en legaten van buitenaf, moeten ze hun activa op een verantwoorde manier beheren en tracken om uitgaven te rechtvaardigen tegenover die stakeholders. Maar scholen hebben zoveel activa die verspreid zijn over campus, faciliteiten, klassenlokalen, en thuis van administrateurs, leraren en studenten dat het bijna onmogelijk kan zijn om activa accuraat te tracken. Er zijn een paar manieren waarop scholen hun activatrackingpraktijken kunnen verbeteren, inclusief

1. Stroomlijn en automatiseer activatracking
2. Werk met IT-teams om laptops en mobiele apparaten te tracken
3. Creëer een activabeheerplan

1. Stroomlijn en Automatiseer Activatracking

Als scholen iets kunnen leren van de computerinventaris-debacle van de Los Angeles Unified School District in 2014, toen bijna $200.000 aan apparaten gestolen of vermist waren, dan is het dat het adopteren van activatracking best practices cruciaal is om fouten en een kostelijke verlies van apparatuur te voorkomen.

Schooldistricten en andere onderwijsinstellingen die activatracking best practices adopteren en hun processen stroomlijnen en automatiseren, slagen met vliegende kleuren voor audits en tracken hun activa veel gemakkelijker dan diegenen die vertrouwen op handmatige activatracking. Leraren en administrateurs waarderen ook de hoeveelheid tijd die bespaard wordt bij het in- en uitchecken van activa wanneer het proces naadloos verloopt met een activatracking oplossing die barcodes en assettags gebruikt voor accurate scanning.

Als jouw schooldistrict of onderwijsinstelling vertrouwt op Excel of een ander handmatig proces voor het tracken van activa, kosten je medewerkers uren die besteed worden aan het bijwerken van individuele activarecords over hun levensduur. Handmatige systemen zijn ook veel meer geneigd tot verwarring en fouten die kunnen resulteren in verloren, beschadigde of gestolen apparatuur voordat iemand realiseert dat er een probleem is. En handmatige processen houden mensen niet zo verantwoordelijk als geautomatiseerde processen.

In feite hebben grote schooldistricten en hogere onderwijsinstellingen een ongelofelijk moeilijke tijd hun activa te tracken, net als de LA Unified School District. Colleges en universiteiten rapporteren vaak verliezen in de tienduizenden tot miljoenen dollars, en die verliezen kunnen geminimaliseerd en vrijwel geëlimineerd worden wanneer instellingen activatracking systemen adopteren. Effectieve asset management technologie oplossingen gebruiken barcode scanners om de kans op menselijke fouten te reduceren en real-time, accurate records in een database te bewaren.

2. Werk met IT-teams om Laptops en Mobiele Apparaten te Tracken

Wanneer scholen een een-op-een technologie-initiatief starten dat het uitlenen van een laptop, tablet of iPad aan studenten omvat, lopen ze het risico om veel geld te verliezen wanneer activa verloren gaan of beschadigd raken. IT-professionals in onderwijsinstellingen realiseren zich dat de initiatieven uitgebreide planning vereisen en nemen de lead in het implementeren van activatracking systemen vóór het uitdelen van apparaten aan studenten. Het beheren van de apparaten kan een fulltime job worden voor IT-teams wanneer hun onderwijsinstellingen niet investeren in een activatracking systeem.

Diegene die activatracking systemen implementeren waarderen de tijd- en kostenbesparing die ze realiseren door activatracking processen te automatiseren en op elk moment te weten wie apparaten in- en uitcheckt, of ze beschadigd zijn, welke ouders verzekering hebben aangeschaft, en welke verloren zijn. Veel van deze systemen gebruiken barcode scanners gekoppeld aan studenten- en medewerkers-ID's en apparateserienummers zodat er geen vraag kan zijn over wie een apparaat heeft uitgeleend. Sommige IT-professionals in onderwijsinstellingen kiezen ervoor om te investeren in geavanceerde activatracking technologieën die rapportagefuncties omvatten en hun hele team de mogelijkheid geven om apparaatinformatie in real-time te tracken en te bekijken.

3. Creëer een activabeheerplan

De meeste scholen hebben een IT-team dat hun apparaten kan tracken, maar zelfs diegenen die dat niet hebben, begrijpen de waarde van het creëren van een activabeheerplan voor al hun activa. Publieke schooldistricten vereisen met name een effectief activabeheerprogramma omdat activa meestal gekocht worden met belastinggeld of subsidiegeld. En veel publieke scholen hebben beperkte fondsen en moeten activalevenscycli maximaliseren als gevolg. De beste manier om ervoor te zorgen dat activa correct getrackt worden is om een activabeheerplan te creëren.

Specifiek nemen activabeheerplannen voor onderwijsinstellingen alle activa in rekening, van HVAC-systemen, tot gebouwen, tot hardware. Omdat veel scholen niet het geld hebben om nieuwe activa aan te schaffen om oudere te vervangen, vertrouwen ze op een activabeheerplan om te bepalen welke te repareren en wanneer. Activabeheerplannen omvatten ook preventief onderhoud om activa zo lang mogelijk in goede staat te houden. Het beste scenario is om een activabeheerplan te huwen met een activatracking systeem om één compleet record te hebben van alle activa, hun onderhoudsschema, en hun trackinginformatie.

Scholen moeten hun activa correct tracken om te voldoen aan GASB en FASB standaarden en verantwoordelijk te zijn tegenover hun stakeholders. Om activatrackingpraktijken te verbeteren en het bottom line te behouden, moeten onderwijsinstellingen activatracking stroomlijnen en automatiseren, samenwerken met hun IT-teams om laptops en mobiele apparaten te tracken, en een activabeheerplan creëren.
Afbeeldingen via Pixabay door rawpixel en Flickr door UMichLibrary