3 essentiële tips voor het volgen van bedrijfsmiddelen voor scholen en onderwijzers:automatiseren, plannen en samenwerken met IT

Alle soorten scholen moeten hun activa nauwkeurig volgen om te voldoen aan de normen van de Governmental Accounting Standards Board (GASB) en de normen van de Financial Accounting Standards Board (FASB), naast het afleggen van verantwoording aan hun belanghebbenden. Aangezien scholen meer afhankelijk zijn van financiering en schenkingen van externe bronnen, moeten ze hun middelen op een verantwoorde manier beheren en volgen om uitgaven aan die belanghebbenden te rechtvaardigen. Maar scholen hebben zoveel activa die verspreid zijn over campussen, faciliteiten, klaslokalen en beheerders-, leraren- en studentenhuizen dat het bijna onmogelijk is om activa nauwkeurig te volgen. Er zijn een paar manieren waarop scholen hun praktijken voor het volgen van activa kunnen verbeteren, waaronder

1. Stroomlijn en automatiseer het bijhouden van activa
2. Werk samen met IT-teams om laptops en mobiele apparaten te volgen
3. Maak een vermogensbeheerplan

1. Stroomlijn en automatiseer het bijhouden van activa

Als scholen iets willen leren van het computervoorraaddebacle van het Los Angeles Unified School District in 2014, toen bijna $ 200.000 aan apparaten was gestolen of ontbrak, is het wel dat het toepassen van best practices voor het volgen van activa van cruciaal belang is om fouten en kostbaar verlies van apparatuur te voorkomen .
Schooldistricten en andere onderwijsinstellingen die best practices voor het volgen van activa toepassen en stroomlijnen en automatiseren van hun processen slagen voor audits met vlag en wimpel en volgen hun activa veel gemakkelijker dan degenen die afhankelijk zijn van tracking activa handmatig. Docenten en beheerders waarderen ook de hoeveelheid tijd die wordt bespaard bij het in- en uitchecken van activa wanneer het proces naadloos verloopt met een oplossing voor het volgen van activa die gebruikmaakt van streepjescodes en activatags voor nauwkeurig scannen.
Als uw schooldistrict of onderwijsinstelling vertrouwt op Excel of een ander handmatig proces voor het volgen van activa, u kost werknemers uren die besteed zijn aan het bijwerken van de records van individuele activa gedurende hun levensduur. Handmatige systemen veroorzaken ook veel meer verwarring en fouten die kunnen leiden tot verloren, beschadigde of gestolen apparatuur voordat iemand zich realiseert dat er een probleem is. En handmatige processen houden mensen niet zo verantwoordelijk als geautomatiseerde processen.
In feite hebben grote schooldistricten en instellingen voor hoger onderwijs het ongelooflijk moeilijk om hun activa te volgen, net zoals het LA Unified School District. Hogescholen en universiteiten rapporteren vaak verliezen in de tienduizenden tot miljoenen dollars, en die verliezen kunnen worden geminimaliseerd en vrijwel geëlimineerd wanneer instellingen systemen voor het volgen van activa invoeren. Effectieve technologieoplossingen voor activabeheer maken gebruik van barcodescanners om de kans op menselijke fouten te verkleinen en om realtime, nauwkeurige gegevens in een database bij te houden.

2. Werk samen met IT-teams om laptops en mobiele apparaten te volgen

Wanneer scholen een één-op-één technologie-initiatief starten waarbij een laptop, tablet of iPad aan studenten wordt uitgeleend, lopen ze het risico veel geld te verliezen als activa verloren gaan of beschadigd raken. IT-professionals in onderwijsinstellingen beseffen dat de initiatieven een uitgebreide planning vereisen en leiden de leiding bij het implementeren van systemen voor het volgen van activa voordat apparaten aan studenten worden uitgedeeld. Het beheren van de apparaten kan een fulltime baan worden voor IT-teams wanneer hun onderwijsinstellingen niet investeren in een systeem voor het volgen van activa.
Degenen die systemen voor het volgen van activa implementeren, waarderen de tijd- en kostenbesparingen die ze realiseren door processen voor het volgen van activa te automatiseren en op elk moment weten wie apparaten in- en uitlogt, of ze beschadigd zijn, welke ouders een verzekering hebben afgesloten en welke verloren zijn gegaan. Veel van deze systemen gebruiken barcodescanners die zijn gekoppeld aan student- en werknemers-ID's en apparaatserienummers, dus er kan geen twijfel bestaan ​​over wie een apparaat heeft afgemeld. Sommige IT-professionals in onderwijsinstellingen investeren liever in geavanceerde technologieën voor het volgen van activa die rapportagefuncties bevatten en hun hele team de mogelijkheid bieden om apparaatinformatie in realtime te volgen en te bekijken.

3. Maak een vermogensbeheerplan

De meeste scholen hebben een IT-team dat hun apparaten kan volgen, maar zelfs scholen die de waarde van het maken van een activabeheerplan voor al hun activa niet begrijpen. Vooral openbare schooldistricten hebben een effectief programma voor vermogensbeheer nodig, omdat activa in de meeste gevallen worden gekocht met belastinggeld of subsidies. En veel openbare scholen hebben beperkte middelen en moeten daardoor de levensduur van activa maximaliseren. De beste manier om ervoor te zorgen dat activa goed worden gevolgd, is door een plan voor activabeheer op te stellen.
In het bijzonder houden assetmanagementplannen voor onderwijsinstellingen rekening met alle assets, van HVAC-systemen tot gebouwen en hardware . Omdat veel scholen niet het geld hebben om nieuwe activa aan te schaffen om oudere te vervangen, vertrouwen ze op een activabeheerplan om te bepalen welke te repareren en wanneer. Assetmanagementplannen omvatten ook preventief onderhoud om assets zo lang mogelijk in goede staat te houden. Het beste scenario is om een ​​activabeheerplan te koppelen aan een activavolgsysteem om één compleet overzicht te hebben van alle activa, hun onderhoudsschema en hun trackinginformatie.
Scholen moeten hun activa goed volgen om te voldoen aan GASB en FASB-normen en om verantwoording af te leggen aan hun belanghebbenden. Om de praktijken voor het volgen van activa te verbeteren en het resultaat vast te houden, moeten onderwijsinstellingen het volgen van activa stroomlijnen en automatiseren, samenwerken met hun IT-teams om laptops en mobiele apparaten te volgen en een plan voor activabeheer opstellen.
Afbeeldingen via Pixabay door rawpixel en Flickr door UMichLibrary