Budgetten aanscherpen en beveiliging versterken:doelen voor assetmanagement in de gezondheidszorg

Industrieën en organisaties in het hele land voelen voortdurend de gevolgen van krimpende budgetten, strikte regelgeving en verhoogde druk om middelen beter te beheren. De zorgsector is daarop geen uitzondering. Dat was onlangs het geval toen werd ontdekt dat bijna $ 6 miljoen aan staatsziekenhuisapparatuur ontbrak in ziekenhuizen van de Louisiana State University (LSU), en meer dan $ 15 miljoen aan nieuw gekochte apparatuur niet goed werd bijgehouden voordat deze in gebruik werd genomen.
Naast slechte financiële verantwoording en verspilde tijd aan het zoeken naar verloren activa, kunnen slechte praktijken voor vermogensbeheer ook ernstigere gevolgen hebben. Wanneer miljoenen dollars aan ziekenhuisapparatuur zoekraken, worden niet alleen de budgetten beïnvloed, maar staat ook de kritieke zorg voor patiënten op het spel. Rolstoelen, röntgenapparaten, stethoscopen, spuiten, verbandmiddelen en duizenden andere benodigdheden en apparaten moeten direct beschikbaar zijn voor gebruik.
Uit een onderzoek van Nursing Times bleek dat meer dan een derde van de verpleegkundigen tijdens een gemiddelde ziekenhuisdienst. Dit resulteert niet alleen in verspillende uitgaven, maar het is ook een verlies van kostbare tijd die zou kunnen worden besteed aan patiëntenzorg.
Naast verspilling van middelen en mogelijke gevolgen voor de resultaten van patiënten, kan slecht vermogensbeheer ook leiden tot financiële of regelgevende problemen. Volgens auditors die de financiële rapportage van de LSU Health Care Services-divisie beoordelen:"Als gegevens niet worden gelabeld en ingevoerd in het activabeheersysteem van de staat, neemt het risico toe dat activa worden misbruikt of niet meer worden gelokaliseerd, de financiële overzichten onjuist worden weergegeven en kunnen leiden tot niet-naleving van de wet- en regelgeving van de staat.”
Voordelen van vermogensbeheer met vermogenstags
Naast het verminderen van het risico dat activa worden verduisterd en het helpen bij het naleven van de regelgeving, zijn er tal van voordelen aan het gebruik van activatags voor activabeheer. Van acquisitie tot verwijdering en alle stappen daartussenin, de locatie, reparatiegeschiedenis, hoeveelheid en waarde van een asset kunnen eenvoudig worden gevolgd met behulp van een assetmanagementsysteem met assettags of assetlabels.
Beter voorraadbeheer
Het hebben van voldoende en goed werkende middelen is van cruciaal belang voor de gezondheidszorg. Het is belangrijk om te weten dat de juiste apparatuur klaar is voor gebruik wanneer dat nodig is. Het hebben van te veel van de verkeerde apparatuur is echter kostbaar en neemt voorraadruimte in beslag voor andere noodzakelijke items. Ziekenhuizen en andere zorgorganisaties kunnen activabeheer gebruiken voor voorraadbeheerpraktijken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen met betrekking tot fysieke inventaris, zoals wanneer bepaalde artikelen moeten worden besteld of wanneer artikelen moeten worden vervangen.
Verbeterde efficiëntie
Een goed beheer van activa maximaliseert ook de efficiëntie voor zowel werknemers als hun apparatuur. Bedenk wat verpleegkundigen zouden kunnen doen met dat extra uur per dienst dat ze besteden aan het zoeken naar apparatuur. En als ze die apparatuur eenmaal hebben gevonden, alleen om te ontdekken dat de batterijen leeg zijn of het apparaat niet goed werkt, gaat er meer kostbare tijd verloren. Het bijhouden van activa met behulp van streepjescodes om automatisch activagegevens te verzamelen, is sneller, goedkoper en nauwkeuriger gebleken dan handmatige gegevensverzamelingsprocessen.
Verbeterd onderhoudsbeheer
Een manier om op efficiëntie bij het volgen van bedrijfsmiddelen voort te bouwen, is het juiste onderhoudsbeheer van apparatuur. Het heeft geen zin om apparatuur te lokaliseren als deze kapot is of niet op snelheid werkt. Ziekenhuizen en zorgsystemen kunnen activabeheer met streepjescodes gebruiken om activa correct te identificeren en werkorders voor die activa te initiëren door de streepjescodelabels op de apparatuur te scannen met behulp van handheld streepjescodescanners of zelfs mobiele apparaten waarop apps voor het scannen van streepjescodes zijn geïnstalleerd.
Barcodes kunnen ook worden gebruikt voor conditiebewaking en voorraadbeheer van reserveonderdelen. Het belangrijkste is dat assetmanagement voorspellend onderhoud kan omvatten. Op die manier kunnen ziekenhuizen de beoordeling van kritieke apparatuur plannen, waardoor de uitvaltijd van apparatuur wordt verminderd.
Gemakkelijk voldoen aan de nalevingsvereisten
Financiële rapportageregelgeving heeft gevolgen voor organisaties in elke branche. Naast deze eisen hebben ziekenhuizen en zorgorganisaties vaak te maken met strengere regels op het gebied van de privacy en zorg van patiënten. Voor organisaties die voldoen aan de nationale en federale regelgeving, is het sneller en gemakkelijker om nauwkeurige rapporten te genereren met de gegevens die automatisch worden verzameld uit activabeheerpraktijken met barcodelabels. Naast een beter vermogensbeheer helpt het organisaties financiële boetes te voorkomen als gevolg van niet-naleving van de regelgeving.
Betere patiëntenzorg
Bovenal is patiëntenzorg de belangrijkste functie van zorgorganisaties. Wanneer artsen, verpleegkundigen en andere zorgprofessionals op het juiste moment over de juiste hulpmiddelen beschikken en erop kunnen vertrouwen dat hulpmiddelen en apparaten in goede staat verkeren en correct zijn gekalibreerd, wordt de gezondheid van de patiënt geoptimaliseerd. Hoe minder tijd zorgpersoneel heeft om apparatuur te zoeken en te beoordelen, hoe meer tijd ze kunnen besteden aan patiënten.
Weten wat je hebt, waar het is en wat het waard is, is van cruciaal belang voor elke organisatie, maar vooral in de gezondheidszorg. Door gebruik te maken van geautomatiseerde praktijken voor activabeheer krijgen zorgorganisaties meer controle over activa, wat van invloed is op budgetten, efficiëntie en uiteindelijk patiëntenzorg.