Essentiële Asset Onderhoudsstrategieën voor Hogere Onderwijsinstellingen

In de afgelopen jaren is de noodzaak voor effectief asset onderhoudsbeheer voor hoger onderwijs steeds duidelijker geworden. In het afgelopen jaar hebben colleges en universiteiten over de hele wereld zich moeten aanpassen aan de COVID-19 pandemie en nieuwe manieren vinden om hun lessen, personeel en activa te beheren. De grote overgang naar online leren en remote klassen heeft geleid tot verhoogde kosten en significante planningstijd voor veel instellingen. Met een voorspelde groei van de undergraduate studenteninschrijving in de VS tot 17 miljoen studenten in 2029, is het cruciaal voor scholen om ervoor te zorgen dat ze de beste systemen en apparatuur hebben om de vraag te hanteren.

Om kwalitatief onderwijs te leveren, verkrijgen de meeste scholen constant nieuwe activa om hen te helpen een meer uitgebreide en verbonden leerervaring te bieden. Een groot deel van elk campus- of schoolfaciliteitsprogramma is asset onderhoudsbeheer. Enkele van de voordelen van een georganiseerd systeem zijn verbeterde langetermijnplanning, verminderde apparatuur- en onderhoudskosten en verbeterde zichtbaarheid. In dit artikel verkennen we vijf best practices die u moet overwegen voor uw asset onderhoudsbeheerprogramma.

1. Creëer een Vereenvoudigd Asset Uitleningsproces

Zowel instructeurs als studenten hebben toegang nodig tot diverse schoolmaterialen inclusief boeken, computers, A/V-apparatuur en voorraden. Het opzetten van een eenvoudig en effectief uitleningsproces is de beste manier om uitgeleende activa correct en efficiënt te traceren. Begrijpen waar uw activa zijn en wie ze heeft, maakt het veel eenvoudiger om onderhoudswerk te coördineren en vermindert de kans op verloren of gestolen activa. Een uitleningsproces is ook een verminderde last voor docenten bij het afronden van studentenorientatiewerk bij het begin van nieuwe lessen. Het plaatsen van een toegewijde faciliteit streepjescodetag op elk activum kan uw proces verder stroomlijnen en het gemakkelijker maken om items in en uit het systeem te loggen.

2. Vernachtert Preventief Asset Onderhoud Niet

Zelfs met een goed gestructureerd onderhoudsprogramma voor uw instelling, is er nog steeds een duidelijke behoefte aan goede planning. Apparatuurstoringen en onverwachte reparaties kunnen zowel tijd als geld kosten, wat een extra last creëert voor personeel en budgetten. Het gebruik van een toegewijde EAM of vergelijkbaar systeem zal niet alleen toestaan uw kosten te traceren, maar ook een fijn formaat bieden voor het plannen en traceren van uw onderhoudsactiviteiten.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat preventief onderhoud net zo belangrijk is als andere vormen van apparatuuronderhoud. Een formeel assetbeheerprogramma moet regelmatige rapportage omvatten, zodat personeel en management recente gegevens kunnen beoordelen en bepalen of verbeteringen nodig zijn. Deze beoordelingen kunnen ook helpen ervoor te zorgen dat essentiële activa en apparatuur beschikbaar zijn voor toekomstige evenementen en speciale projecten.

3. Definieer Duidelijke Assetbeheer Verantwoordelijkheden

Het gemiddelde school- of collegecampus zal veel verschillende typen activa te beheren hebben. Deze kunnen meubels, audio-visuele systemen, communicatieapparatuur zoals telefoons, computerapparatuur zoals laptops, printers en faxmachines, en gebouw- en faciliteitsactiva zoals verlichting en HVAC-apparatuur omvatten. Om werk te coördineren tussen uw personeel, IT-team en onderhoudspersoneel, overweeg om duidelijke verantwoordelijkheden te definiëren voor elke rol of afdeling. Elk activum heeft unieke onderhoudsbehoeftes gebaseerd op zijn type, leeftijd en gebruiksniveau. Door deze verantwoordelijkheden te definiëren en werk toe te wijzen via een elektronisch systeem, is het mogelijk voor zelfs een klein team om een groot aantal activa te ondersteunen.

4. Let Op Digitale Activa

Een groot deel van het educatieve materiaal vandaag de dag wordt digitaal geleverd, inclusief virtuele lessen, opdrachten en schema's. Veel studenten zullen ook toegang nodig hebben tot diverse softwareplatforms die door de instelling zelf worden beheerd. Het is belangrijk om softwarelicentie-informatie in uw assetbeheersysteem te traceren.

Deze digitale activa kunnen vaak over het hoofd worden gezien, maar er zijn potentiële kostenbesparingen die gemist kunnen worden. Bijvoorbeeld, het coördineren van licentievernieuwingen samen als een grotere hoeveelheid kan kwalificeren voor een extra volumekorting. Digitale asset tracking kan ook IT-personeel helpen nieuwe software-updates te beheren over de vele personeels- en studentencomputers die aan het netwerk zijn gekoppeld.

5. Pas Contingentieplanning Best Practices Toe

Onderhoud kan een grote prioriteit worden na een gebeurtenis die schoolactiviteiten verstoren. Dit geldt niet alleen voor natuurrampen zoals overstromingen of stroomuitvallen, maar ook voor volledig onverwachte omstandigheden zoals de COVID-19 pandemie. Uw onderhoudsplan moet potentiële gevaren overwegen en geschikte reacties omvatten. Het is nuttig om een georganiseerd contingentieplanningteam te creëren dat diverse scenario's kan beoordelen.

Overgangen zijn al moeilijk genoeg tijdens een normaal schooljaar, maar kunnen nog uitdagender worden wanneer er grote storingen zijn. Dit gebeurde net vorig jaar toen veel onderwijsinstellingen gedwongen waren om praktisch overnachten naar een remote schoolomgeving over te gaan. Instellingen die al een georganiseerd asset onderhoudsbeheerplan hadden, hadden het voordeel dat ze hun werkactiviteiten op een meer georganiseerde manier konden coördineren.

Tegenwoordig moeten scholen een verscheidenheid aan verschillende digitale, fysieke en institutionele activa beheren. Het volgen van de best practices voor asset onderhoudsbeheer voor hoger onderwijs in dit artikel kan helpen apparatuurstoringen en benodigde vervangingen voor verloren items te voorkomen. Een effectief onderhoudsbeheerprogramma moet georganiseerd, transparant en capabel zijn om zowel geplande als ongeplande activiteiten te hanteren. Met goede planning, inclusief het gebruik van duurzame faciliteit asset management tags en assetbeheer- en onderhoudsoftwareoplossingen, kan een school een deel van de administratieve last op hun docenten en ander personeel verminderen, zodat ze zich kunnen richten op hun studenten en kwalitatief onderwijs kunnen leveren.