Magazijn-noodvoorziening meesteren: een uitgebreide gids

De pandemie heeft bedrijven in alle industrieën ontwricht, wat een werveling van noodregels, procedures en vereisten teweegbracht die herbeoordeeld en geïmplementeerd moesten worden. Voor veel bedrijfsleiders was het een wake-up call over de kwaliteit en het niveau van hun noodvoorziening. Een jaar later, en magazijnen in het bijzonder worstelen nog steeds met personeelstekorten, veiligheidsmaatregelen en andere storingen geassocieerd met een ramp die een sleutel in de normale magazijnoperaties kan werpen.

Dit gebeurt allemaal tegelijkertijd, op een moment dat ononderbroken magazijnmanagement essentieel is om supply chains functioneel te houden, zakelijke levensvatbaarheid te waarborgen en gemeenschappen te bedienen. Terwijl we nog niet uit de bosjes zijn, zien de dingen er positiever uit. En met het leven dat begint terug te keren naar een vorm van normaliteit, kunnen magazijnmanagementteams een paar eenvoudige stappen ondernemen bij het herbeoordelen en implementeren van nieuwe noodvoorzieningsprotocollen om toekomstige tegenslagen te voorkomen.

Wat is een ramp?

Niemand denkt graag over worst-case scenario's, maar zoals we het afgelopen jaar hebben gezien, is het cruciaal voor je levensonderhoud en de gezondheid en veiligheid van je werknemers. Wanneer je je neerzet om noodvoorzieningsplanning te doen, is het belangrijk om eerst te identificeren wat een ramp zou kunnen zijn. Dit hangt af van het type bedrijf waarin je werkt, en waar je magazijn ligt. OSHA stelt voor om noodscenario's te brainstormen.

Rampen zijn inherent onverwacht, dus het is belangrijk om creatief te zijn, en niet alleen algemene noodgevallen zoals magazijnbranden te voorzien, maar ook minder duidelijke bronnen van ramp. Het betrekken van het hele personeel kan het verschil zijn tussen een schrik en een crisis. Als je niet identificeert wat er kan gebeuren, ben je niet klaar wanneer het gebeurt.

Lig je in de buurt van een route waar gevaarlijke stoffen getransporteerd worden? Wat zou er gebeuren als er een toxische lekkage was? Lig je in een gebied waar orkanen plaatsvinden? Overstromingen? Aardbevingen?

Ben je voorbereid op potentiële magazijn-gerelateerde ongevallen? Wat zou je doen als er een elektrische brand of ongelukkelijke ontploffing was? Helaas leven we in een wereld waar je de mogelijkheid moet overwegen dat iemand je werkruimte binnendringt met geweldsdreiging.

Ongeacht hoe groot of klein je bedrijf is, is het belangrijk om de "Wat-als" scenario's aan te pakken. Zoals het Rode Kruis zegt: "Het ontwikkelen van een noodvoorzieningsplan is een van de meest belangrijke strategische beslissingen die je als kleine bedrijfseigenaar zult nemen."

Je personeel voorbereiden

Elke werkplek moet noodplannen hebben die afgestemd zijn op verschillende mogelijke rampen. Sommige situaties kunnen een veiligheidsbijeenkomst binnen het faciliteit vereisen, zoals een tornado, terwijl een magazijnbrand een evacuatie naar een veilige zone buiten zou dicteren.

Wanneer het gaat om rampen, is er geen kans op een adequate reactie als jij en je personeel niet goed getraind zijn. Verder riskeer slecht voorbereid personeel de kans om een ramp erger te maken. Ze kunnen onnodige schade aan eigendom veroorzaken, en de omliggende gemeenschap kan lijden van dit gebrek aan voorbereiding. Het is dus cruciaal dat je bij het plannen voor veiligheid in het magazijn, noodvoorziening incluudt.

Er moet altijd een duidelijke noodcommando-keten opgezet zijn voordat er problemen ontstaan. Elke afdeling moet zowel een aangewezen leider als een backup hebben die verantwoordelijk zal zijn voor het verzamelen van werknemers op de juiste plek. De bijeenkomstslocatie moet van tevoren bekend en overeengekomen zijn, en een personeelstelling moet genomen worden door elke afdelingshoofd wanneer de groep aankomt op de vooraf bepaalde locatie.

Elke werknemer moet getraind en getest worden op wat de noodplannen zijn voor het evacueren van het gebouw. Magazijnmanagers moeten meerdere kopieën van deze plannen zichtbaar in het faciliteit houden, en personeel moet frequent worden herinnerd waar ze heen moeten en wat ze moeten doen. Werknemers mogen nooit terug toegelaten worden in een geëvacueerd gebouw of uit een aangewezen veilige zone totdat ze gecleared zijn door noodgezagsdragen. Administrators moeten een duidelijk plan hebben voor het contacteren van die ambtenaren bij het eerste teken van een dreiging of ramp.

Belangrijkst van alles, noodvoorziening is geen "set-it-and-forget-it" type plan. Maak een punt van het herbezoeken van de procedures, met name als je werkt in een magazijn met hoge turnover in werknemers of seizoenspersoneel. Het is belangrijk om te herbezoeken, te herbeoordelen en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat te doen en waar te zijn in verschillende noodsituaties.

Je werkomgeving verandert constant. Verschillende tijden van het jaar zullen gevarieerde typen potentiële noodgevallen presenteren. Beoordeel je noodplan frequent en maak wijzigingen waar nodig. Verschillende werknemers moeten in een taskforce zitten die gefocust is op noodvoorziening. De mogelijkheden van wat er mis kan gaan zijn eindeloos. Om je hele personeel nood-voorbereid te houden, voeg noodbewustzijn toe in de reguliere rotatie in je veiligheidsmomenten. Het kan iets zo simpels zijn als vragen dat elke werknemer identificeert waar hun dichtstbijzijnde brandblusser is. Dit helpt om het personeel nood-bewust te houden.

Om de extra mijl te gaan, voer regelmatig noodoefeningen uit, en iedereen moet deze oefeningen behandelen als het echte ding. En, zoals het echte ding, is het belangrijk dat je je personeel periodiek verrast met deze oefeningen. Hoe realistischer ze zijn, hoe beter. Waar je omstandigheden niet kunt simuleren – zoals de rook en hitte van een brand – herinner mensen aan wat de scène eruit zou kunnen zien. Bij een brand, bijvoorbeeld, kan zichtbaarheid slecht zijn en het kan moeilijk zijn om te ademen. Werk enkele onverwachte omstandigheden in je oefeningen, en laat je team uitvinden hoe ze ermee omgaan.

Oefeningen zijn ook een goed moment om alertsysteem te testen zoals alarm en PA-systemen. Werknemers moeten weten hoe je alertsysteem klinkt. Het is ook belangrijk dat alle werknemers het hele gebouw kennen. Periodiek loop de ruimte af met je personeel en wijz veiligheidsfuncties doorheen. Waar zijn de nooduitgangen? De brandblussers? De geautomatiseerde externe defibrillator (AED) kits?

Het magazijn voorbereiden

Dat brengt ons tot het belangrijke punt om ervoor te zorgen dat de fysieke magazijnruimte ook voorbereid is. Werknemers in veiligheid brengen tijdens een noodgeval is de topprioriteit, maar er zijn andere overwegingen voor het bedrijf. Belangrijke documenten en informatie moeten bewaard worden in een brandvaste kluis of andere veilige container die elk type ramp kan weerstaan, van overstromingen tot aardbevingen. De Occupational Safety and Health Administration stelt dat alle werknemers een noodcontactformulier moeten invullen dat op een digitaal bestand bewaard moet worden en van elke locatie toegankelijk is voor het geval iemand na een evacuatie ongerespecteerd blijft.

Als magazijnoperaties handmatig moeten worden afgesloten tijdens een evacuatie, is het belangrijk om van tevoren te weten wie op het personeel de benodigde taken zal uitvoeren. Het is moeilijker om deze beslissingen op het moment te nemen, dus het is van vitaal belang dat procedures van tevoren zijn uitgewerkt. Meestal richten gesprekken over veiligheid in het magazijn zich op veelvoorkomende werkplekveiligheidskwesties zoals het voorkomen van struikelen en vallen of het correct gebruik van tools. Maar wat als ramp slaat?

Er zijn verschillende voorzorgsmaatregelen die alle werkplekken moeten implementeren:

• Een evacuatieplan,
• Een lijst met noodcontacten,
• Een procedure om werknemers van een noodgeval op de hoogte te stellen,
• Een volledig ingerichte eerste-hulpkoffer,
• Up-to-date brandblussers,
• Een veilige buitenafstapplaats,
• Aangewezen werknemers om cruciale noodleiderschapsrollen te vervullen, en
• Een magazijnapparatuurlijst van wat afgesloten moet worden.

Naast de basis, moeten verschillende mensen in het personeel bijdragen aan het creëren van protocollen die van toepassing zijn op de specifieke rampmogelijkheden van jouw magazijn.

Een risicomanagementplan opstellen

Risicomanagement en mitigatieplanning moet een lopend proces zijn, met continue updates in reactie op veranderingen in technologie, bemanning, productassortiment en de markt. Natuurlijk presenteren specifieke noodgevallen vaak unieke risico's, zoals zeker het geval is met de COVID-19-uitbraak. Magazijnmanagement moet gebruikmaken van bestaande protocollen en procedures terwijl ze ook plannen herzien en bijwerken met alle verantwoordelijke partijen via een teleconferentieplatform. Onderwerpen om te overwegen omvatten:

• Storingen in de upstream supply chain. Vraag naar de productieplannen van je leveranciers – en hun leveranciers. Bespreek of je misschien bestaande orders moet annuleren, inkomende orderhoeveelheid moet verlagen, of een alternatieve leverancier moet vinden voor producten en diensten met het doel om een consistente stroom van kritieke voorraden te garanderen.
• Klantrelaties. Proactief contact opnemen met je klanten om hun zorgen aan te pakken. Open een communicatielijn voor hen om hun vragen beantwoord te krijgen.
• Inkomende en uitgaande logistiek. Hoe stabiel zijn je havens, brokers, vervoerders, enz.? Waar nodig, collaboreer met vervoerders om 24/7 ophalingen en leveringen te implementeren.
• Personeelstekorten. Als de vraag piekt of afwezigheden stijgen door ziekte of overheidsmaatregelen om thuis te blijven, zul je voldoende werknemers hebben om operaties uit te voeren? Overweeg cross-training van afdelingen om ze voor te bereiden om in nieuwe rollen te treden, indien nodig. Plan manieren om bestaande bemanningssterkte te handhaven en ontslagen te vermijden als de vraag afneemt, inclusief tactieken als het verminderen van individuele uren.
• Apparatuur en technologie-ondersteuning. Zorg ervoor dat de voorraden en onderdelen die je interne onderhoudsteam gebruikt, voldoende voorradig en bijgewerkt zijn. Neem contact op met systemen- en hardwareleveranciers en supportteams voor informatie over beschikbaarheid. Als je je technologie een tijdje niet hebt geüpgraded, is het misschien een goed moment, aangezien de modernste software de capaciteit heeft om niet alleen het werk efficiënter te doen, maar ook een communicatieplatform te bieden dat tijdens een noodgeval deployed kan worden.
• Hygiëne en gezondheidsveiligheid. Dit is top of mind geworden voor alle bedrijven. Pandemieën, uitbraken en endemieën met hoog besmettelijke ziektes vereisen speciale voorzorgsmaatregelen. Voor bedrijven die openblijven, zijn strikte hygiëne- en sanitatie best practices noodzakelijk, inclusief vereisten voor handwassen, het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, en andere hygiënepraktijken voor associates. Bevoorraad antiseptische doekjes, handgel, zeep, digitale thermometers en gerelateerde producten. Sta personeel toe om thuis te werken waar mogelijk, en implementeer sociale afstandsregels voor iedereen die binnen het magazijn werkt.

Het kan een investering vereisen om ervoor te zorgen dat je magazijns noodvoorziening up-to-date blijft op een reguliere basis, maar de vrede van geest die voortvloeit uit de resulterende veiligheid en bescherming van je bedrijf en team is onschatbaar.

Gabe Grifoni is chief executive officer en co-founder van Rufus Labs.