Beheersing van importcompliance: Vier essentiële principes voor soepel VS-toetreding

Importeurs dragen de last van het naleven van alle VS wetten en regelgeving wanneer hun goederen het land binnenkomen. Het niet uitoefenen van redelijke zorg in deze inspanning kan resulteren in lange vertragingen in de vrijgave van goederen, en het oplegen van zware boetes.

Het doorgeven van de informatie die nodig is voor volledige compliance aan een personeel dat niet fluït is in technologie, kan extreem uitdagend zijn. Als resultaat is het belangrijk om concepten te vereenvoudigen en een paar basisprincipes te volgen.

De praktijk kan worden ingeperkt tot vier hoofdpunten van compliance:

Wat is het?

De Harmonized Tariff Schedule of the U.S. (HTS) classificeert en definieert internationaal verhandelde goederen. Om een product te importeren, moet het item een HTS-code toegewezen krijgen die overeenkomt met het importland. De eerste zes cijfers van de HTS-code, gebaseerd op het Harmonized Commodity Description and Coding System ontwikkeld door de World Customs Organization, identificeren alle items in de internationale handel, en zijn hetzelfde voor alle landen die het gebruiken. De laatste twee tot vier cijfers zijn landsspecifiek. In de VS leveren de laatste vier cijfers het tariefpercentage en de statistische rapportagesuffix voor de balans van de handel voor geïmporteerde goederen. Deze codes bepalen niet alleen het tariefpercentage van het verhandelde product, ze houden ook een record van internationale handelstatistieken die in bijna 200 landen worden gebruikt.

Wat is de waarde?

Waarde is doorgaans de prijs die betaalbaar is wanneer de transactie bijna gesloten is. Er zijn andere waardeoverwegingen, zoals transferprijsingskwesties wanneer de partijen gerelateerd zijn, de levering van goederen (zoals grondstoffen en vormpjes) aan de leverancier tegen verlaagde of geen kosten, en wijzigingen in de waarde achteraf.

Waar komt het vandaan?

Land van herkomst is meer dan waar de zending vandaan kwam. Elk item wordt vergezeld door specifieke regels om de juiste aanwijzing te bepalen, wat gedicteerd wordt door de HTS. Eenmaal vastgesteld, kan de herkomst toenames of afnames in tarief veroorzaken. Bijvoorbeeld, sommige items uit China vereisen aanvullend tarief, terwijl hetzelfde item uit een minder ontwikkeld land in aanmerking kan komen voor verlaagd tarief onder het Generalized System of Preferences (GSP) programma.

Wat is de hoeveelheid?

De meest voor de hand liggende van de punten, hoeveelheid heeft niettemin belangrijke elementen die overwogen moeten worden. Het HTS-nummer dicteert welke maateenheid wordt gerapporteerd bij het doen van een importangifte.

De combinatie van deze vier punten benadrukt het belang van compliance. De bottom line gaat over geld:

• HTS + Herkomst = Tariefpercentage
• Tariefpercentage + Waarde + Hoeveelheid = Inkomsten voor de Overheid

Kortom, wanneer U.S. Customs and Border Protection de importcompliance van een bedrijf auditeert, zoekt het ervoor te zorgen dat het betaald is wat het verschuldigd was. Vroeger een onderdeel van het U.S. Department of Treasury, auditeert CBP bedrijven in essentie voor dezelfde reden als de Internal Revenue Service.

Elk van deze compliancepunten levert zijn eigen complexiteitsniveau op. Herkomst kan kwalificeren voor vrijhandelsakkoorden omvatten, en zelfs beperkte partij-screening van leveranciers. Bepaalde HTS-bepalingen kunnen verklaringen aan overheidsinstanties vereisen die relevante producten reguleren, of een licentie voor items als staal, vis en wildproducten. Waarde kan beïnvloed worden door basisbeslissingen als verzenden CIF (kosten, verzekering en vracht) of FOB (vracht aan boord), tot gecompliceerde berekeningen als first sale.

Registraties moeten worden bewaard om te documenteren dat elk van de compliancepunten correct is en beschikbaar voor review. Voorbeelden van de typen dingen die registraties moeten documenteren zijn:

• Wat is het? Redelijke zorg moet worden betaald om ervoor te zorgen dat de juiste HTS-code wordt gebruikt. Dit betekent niet er een selecteren op basis van het laagste tariefpercentage.
• Wat is de waarde? Betalingen aan de leverancier moeten in staat zijn om verbonden te worden met de importangifte. Assists worden vaak buiten de importtransactie betaald, maar moeten een manier vinden om verbonden te worden.
• Waar komt het vandaan? Alleen omdat de zending uit een bepaald land komt, maakt dat land niet de herkomst voor importcompliance-doeleinden.
• Wat is de hoeveelheid? Meeste importangiftes zijn gebaseerd op verzenddocumenten, zoals facturen en paklijsten. Maar matchen ze wat het magazijn ontving? Als het meer ontving dan wat aangifte werd gedaan, zit er waarde in de extra items, wat de tariefberekening beïnvloedt.

Elk record dat mee gaat met de compliancepunten moet in staat zijn om gematched te worden met de importangifte. In veel bedrijven zijn deze records gesegregeerd binnen hun oorsprongsgebied. Bijvoorbeeld, boekhouding heeft leveranciersbetalingen; engineering heeft productspecificaties die de HTS beïnvloeden, en productie heeft informele informatie over waar de verwerking plaatsvindt, wat de herkomst bepaalt. De compliance-officier is verantwoordelijk voor het verbinden van alle stippen over veel departementen heen, vaak met korte termijn.

De kosten van compliance mislukken kan de vorm aannemen van onverwachte tarieven en boetes. Met zoveel op het spel, zouden compliance-professionals niet moeten vertrouwen op beperkte tools zoals spreadsheets en papieren documenten. Om hun compliance-inspanningen te controleren, moeten ze investeren in een betrouwbare globale trade management (GTM) applicatie. Door de omvang van hun operaties te begrijpen, kunnen bedrijven hun technologie-eisen definiëren, real-time zichtbaarheid van productbewegingen krijgen, en sterktes en zwaktes in hun compliance- en logistiekprocessen identificeren.

Bovendien, GTM-applicaties staan management by exception toe, wat betekent dat het systeem automatisch alle documentatie die vereist is voor compliant handel, op zich kan genereren. Bij het kiezen van een GTM-provider, overweeg altijd de functionaliteit die u nodig zult hebben voor uw geënviseerde toekomstige footprint.

Eric Dalby is director of FTZ and GTM implementations bij QuestaWeb, Inc., een leverancier van multinationale handelssoftware.