Versterk Cross-Functionele Samenwerking door Communities of Practice

Supply chain-leiders weten het belang van samenwerking beter dan de meesten.

Een goed geordende supply chain omvat coördinatie met stakeholders uit meerdere functies en geografische gebieden binnen en buiten het bedrijf. Zonder cross-functionele samenwerking zullen leiders worstelen om problemen in realtime op te lossen, metrics te tracken, en procesverbeteringen door de hele keten te implementeren.

Toch vinden veel leiders dat hun huidige tools en benaderingen niet voldoende open en duurzame samenwerking bevorderen. E-mails, vergaderingen en instant messaging zijn goed voor ad hoc behoeften, maar ze creëren geen structuur voor lopende teamwork en kennisdeling. Cross-functionele teams stimuleren dit type nauwe samenwerking, maar ze zijn niet erg open. Deze teams bestaan uit slechts een klein aantal experts en managers, van wie sommigen het team zien als een ongew toevoeging aan hun drukke schema's.

Supply chain-leiders hebben een samenwerkingspad nodig dat toegankelijk is, doelgericht, en een duidelijke impulso biedt voor werknemers om betrokken te blijven. De oplossing? Communities of practice.

Wat zijn Communities of Practice?

• een proces (bijv. sales and operations planning),
• een discipline of functioneel gebied (bijv. productie),
• een methodologie (bijv. Lean), of
• een cross-functioneel doel (bijv. innovatie).

Communities zijn betrokken bij een verscheidenheid aan activiteiten om hun leden te helpen kennis te delen en te collaboreren rond het onderwerp. Meesten gebruiken het bestaande intranet of enterprise collaboration platform van hun bedrijf om een virtuele hub te creëren. Deze hub biedt een ruimte voor leden om vragen te stellen en te beantwoorden, tips en bronnen te delen, experts en andere collaborators te vinden, en gezamenlijk problemen op te lossen. Meeste communities organiseren ook webinars, summits, en fysieke of virtuele bijeenkomsten om leden samen te brengen.

Communities of practice zijn voordelig voor werknemers in elke fase van hun carrière. Nieuwe werknemers kunnen community-bronnen gebruiken om sneller op snelheid te komen en belangrijke mensen in het bedrijf te ontmoeten. Ambitieuze mid-career werknemers kunnen hun expertise scherpen en community-leiderschapsrollen op zich nemen om erkenning te krijgen. Communities verlichten ook de last op langdurige experts. In plaats van steeds dezelfde vragen te beantwoorden, kunnen experts hun kennis in de community delen waar een breder fundament van werknemers het gemakkelijk kan vinden en gebruiken.

Hoe je je eigen Community of Practice start

Voordat je je eigen community lanceert, zoek eerst naar eventuele community of practice-bronnen die beschikbaar zijn in je organisatie. Als je een enterprise knowledge management (KM) programma of communities in een ander deel van het bedrijf hebt, kun je hun templates, begeleiding en tools gebruiken om je community-lancering te versnellen. Houd er rekening mee dat sommige organisaties KM-inspanningen alleen richten op technische of engineering-gebieden. Hoewel je community zich op een ander onderwerp kan richten, kun je nog steeds bronnen uit andere communities in het bedrijf gebruiken.

Als je organisatie nog geen KM of communities heeft, neem dan contact op met de IT-organisatie over het gebruik van bestaande tools om een community hub te creëren. Minimaal heb je de mogelijkheid nodig om documenten op te slaan of te delen en discussies te voeren (bijv. een discussieboard of chat-functie). IT kan je ook helpen toegangrechten te definiëren en richtlijnen op te stellen zodat leden kunnen samenwerken zonder beveiligingszorgen.

Nadat je je huiswerk gedaan hebt over beschikbare tools en bronnen, selecteer een onderwerp en definieer de doelgroep voor de community. De grootste kracht van een community zijn zijn leden, dus bouw de jouwe op de basis van bestaande netwerken en relaties waar mogelijk. Als sommige supply chain-stakeholders al formele of informele groepen hebben, integreer deze dan in de community. Bestaande netwerken kunnen je ook helpen werknemers te identificeren met de motivatie en sociale kapitaal om als advocates en leiders in de community op te treden.

Communities zijn altijd succesvoller wanneer ze een helder plan hebben dat afgestemd is op tastbare zakelijke doelen. Creëer een community of practice-plan of charter dat definieert:

• community-doelen,
• hoe community-doelen zakelijke doelen ondersteunen,
• de benaderingen en activiteiten die de community zal gebruiken om haar doelen te bereiken, en
• de mensen die de community zullen leiden en sponsor.

Overweeg om de community te piloteren met een kleine groep betrokken werknemers voordat je hem breder lanceert. Dit helpt het community-plan te verfijnen, potentiële problemen met de community hub op te sporen, en een kern groep "super users" te vestigen die bewustzijn kunnen spreiden en anderen kunnen helpen.

Zodra je eventuele knelpunten via de pilot hebt opgelost, is het tijd om de community breder te lanceren. Vraag indien mogelijk je marketing- of designteam om hulp bij het creëren van een logo of "merk" voor je community. Creëer messaging-campagnes die de voordelen uitleggen die werknemers uit de community halen, en de verschillende manieren waarop ze kunnen deelnemen. Lanceer de community met een virtuele of fysieke kickoff-event waar bekende organisatieleiders hun steun uiten.

Case in Point: Communities bij Syngenta

Agrochemisch bedrijf Syngenta gebruikt communities om samenwerking in zijn productie- en supply (P&S) functie te faciliteren, die 9.500 werknemers omvat. Syngenta noemt zijn communities of practice "netwerken." Ze bieden werknemers kansen om verbinding te maken met experts, tips en ideeën te delen, en toegang te krijgen tot de Supply Chain Academy van de organisatie voor interne en externe best practices. Elk netwerk moet een duidelijk zakelijk doel hebben, zoals het helpen van leden om problemen op te lossen, best practices te identificeren, te innoveren of kennis te beheren.

Syngenta's P&S-netwerken zijn cross-functioneel en dekken 10 operationele gebieden in de end-to-end supply chain, waaronder inkoop, sales and operations planning, compliance en risicobeheer, supply chain-ontwerp, en meer. Elk netwerk omvat ook meerdere sub-netwerken die gespecialiseerd zijn in specelijkere onderwerpen gerelateerd aan de brede disciplinaire richting van het netwerk. De netwerken en sub-netwerken collaboreren vaak en delen relevante best practices met elkaar.

Elk netwerk heeft een eigen aangepaste SharePoint-site met een wiki, ledenprofielen, documentdelingstools, en discussieboards. Deze sites zijn open voor alle Syngenta-werknemers en gelinkt zodat werknemers kunnen navigeren naar relevante sub-onderwerpen en mensen vanuit elk netwerk. De sites zijn ook geïntegreerd met het enterprise social networking-tool Yammer, dat leden gebruiken voor snelle en informele samenwerking.

Netwerkleiders houden hun sites actief door publicaties te posten en discussies te initiëren. De netwerken organiseren ook regelmatig leer- en netwerkactiviteiten, zoals lunch-and-learns en webinars, om betrokken te houden. Netwerken sturen e-nieuwsbrieven uit om leden te informeren over komende evenementen en belangrijke discussies in hun onderwerpgebied.

Volgens Brian Steenson, knowledge manager bij Syngenta, zijn de P&S-netwerken van het bedrijf actief en levendig. Met behulp van consistente communicatie en sterk branding zijn alle werknemers in de functie goed op de hoogte van de netwerken en hun voordelen. Werknemers weten dat ze tijd kunnen besparen door zich tot de netwerken te wenden wanneer ze een vraag of probleem hebben, en dat ze hun carrière kunnen laten groeien door netwerken en deelname aan discussies. P&S-leiders zien dat de netwerken de functie helpen innovatiecapaciteiten te vergroten en talent te behouden.

De Les: Start Klein, Start Nu

Zoals Syngenta's voorbeeld toont, helpt een bloeiend netwerk van communities werknemers om hun expertise te laten groeien, met anderen te verbinden, en productiever te zijn. Het is echter belangrijk te weten dat je niet meerdere communities nodig hebt om voordelen te behalen. Het is slim om te beginnen met een enkele, gefocuste pilootgroep in een gebied dat écht samenwerking nodig heeft. Daarna kun je op je succes voortbouwen om een community-programma te laten groeien dat werknemers helpt bronnen te delen en relaties te versterken door de hele supply chain.

Lauren Trees is principal research lead, knowledge management, en Mercy Harper is een writer analyst voor APQC.