Automatisering drijft werktransformatie: 5 bewezen succesverhalen

Robert Frati, chief sales and success officer bij Slack, geeft vijf voorbeelden van hoe automatisering werk ten goede transformeert

Werk zou moeten gaan over de creatieve, collaboratieve, soms rommelige maar vaak plezierige taken die deel uitmaken van onze baan. Te vaak besteden we onze dagen aan een eindeloze lijst handmatige en saaie taken. Dit vertraagt ons, en het besteden van onze energie aan deze laag-waarde activiteiten kan leiden tot fouten wanneer we wel bij de taken komen die echt ertoe doen.

Nieuwe automatisering en integraties betekenen dat het niet zo hoeft te zijn. We kunnen slimmer werken. Processen kunnen gladder en nauwkeuriger worden, terwijl mensen de tijd terugkrijgen om te werken aan wat ze het beste kunnen en wat ze liefhebben. IT-teams zijn zich ervan bewust en leiden de charge in automatisering, die ingesteld is om de grootste focus voor tech-uitgaven in 2022 te worden.

Naarmate we naar het jaar ahead kijken en verder, is het tijd om het potentieel van werkautomatisering te omarmen. Hier zijn een paar voorbeelden, uit verschillende afdelingen bij enkele van 's werelds meest innovatieve organisaties, die inspiratie kunnen bieden voor gladere processen en betere gewoontes op het werk.

Klanten veilig houden in het openbaar vervoer tijdens de pandemie

Weinig organisaties bieden openbaar vervoer op de schaal van de Metropolitan Transit Authority (MTA) New York City Transit (NYCT), de grootste openbaar vervoerorganisatie in Noord-Amerika, die dagelijks 5,5 miljoen mensen door haar netwerk loost.

Toen COVID-19 raakte, veranderden de vervoerbehoeftes van de stad snel, en de organisatie moest zich snel aanpassen. NYCT reageerde door werkprocessen te heroriënteren op reizigersveiligheid.

Door kanaalgebaseerde messaging in 2017 te introduceren, kon de organisatie haar 50.000 werknemers rond deze missie op snelheid coördineren. En door een custom workflow direct in het kanaalgebaseerde messagingplatform te bouwen, automatiseerden ze rapportage over dagelijkse prioriteiten. Zelfs als dingen snel veranderden, zorden deze automatisering ervoor dat iedereen zicht had op de topprioriteiten elke dag en de ruimte om zich te richten op hun individuele taken om de stad veilig in beweging te houden.

Toegang tot zorgdiensten stroomlijnen

Oscar Health, het direct-tot-consument gezondheidsverzekeringsbedrijf, biedt een toegewijde Concierge-team van klantenservicemedewerkers, of Care Guides, voor elke 8.000-10.000 leden. Deze gidsen worden ondersteund door teams van klinische experts, casemanagers, verpleegkundigen en maatschappelijk werkers op gelokaliseerd niveau. Zoals Sebastian Burzacchi, vice-president service operations, uitlegt: "We zijn gericht op het creëren van de makkelijkste, simpelste, beste service-interacties mogelijk."

Het Concierge-team heeft verzoeken om expert-ondersteuning gestandaardiseerd. Een geautomatiseerde workflow vraagt Care Guides om een getemplatiseerde formulier in te vullen met sleuteldata zoals het betrokken beleid en de locatie van de persoon die zorg ontvangt. Niet alleen heeft dit heen-en-weer communicatie tussen verschillende teamleden bespaard, maar het heeft ook toegang tot informatie gestroomlijnd, wat supervisors helpt om snel issues op te lossen.

Nieuwe teamleden onboarden en overstappen naar remote-first overnachten

Het in Londen genoteerde wereldwijde beleggingsbedrijf Man Group dient klanten sinds 1783. Die legacy heeft het bedrijf echter niet tegengehouden om verandering, agiliteit en automatisering te omarmen.

Als reactie op de COVID-19-pandemie, verhuisde Man Group haar 1.400-sterke workforce over 19 kantoren naar remote werk. Tijdens deze snelle overgang ging Man Group all-in op kanaalgebaseerde messaging, wat ze wisten de sleutel zou zijn om teams veilig te laten verbinden, coördineren en samenwerken op afstand. Tegelijkertijd stroomlijnde het automatisch toevoegen van teamleden aan belangrijke standaardcommunicatiekanalen die cruciële bedrijfsbrede aankondigingen tijdens de overgang, zodat niemand buiten de loop was.

Naarmate remote werk voortduurde, investeerde het bedrijf ook in het bouwen van custom geautomatiseerde workflows voor routinematige processen. Of het nu onboarding van nieuwe gebruikers in het bedrijf was of het afhandelen van veelvoorkomende IT-verzoeken, automatisering speelde een belangrijke rol in het maken van Man Group's shift naar thuiswerken een succes, en zal, naast kanaalgebaseerde messaging, teamgenoten bij Man Group helpen samenwerken lang na het einde van de pandemie.

Teams snel de tools geven die ze nodig hebben

Hearst Magazines, de uitgever achter iconische titels van Esquire tot Marie Claire, is een reus in de magazijnewereld, met teams en publicaties over de hele wereld. Hun DevOps-team zat echter met een vervelend probleem. Telkens wanneer een van Hearst's werknemers toegang vraagde tot een nieuw tool, bijvoorbeeld GitHub of Jira, moesten ze door oneindige vragen heen: Gebruikersnaam? E-mail? Toegangsniveau vereist?

Dit was een workflow die om automatisering roept. Vandaag worden verzoeken gedaan en goedgekeurd volledig binnen een kanaalgebaseerde messaging-app. Wanneer een workflow wordt gestart voor toegang tot een nieuw tool, wordt een formulier direct geserveerd en antwoorden worden direct aan een DevOps-teamlid geleverd via de messaging-app, en goedkeuringen, nog steeds binnen diezelfde app, kunnen in één klik worden beheerd.

Op het eerste gezicht klinkt dit misschien simpel, maar deze ene workflow bespaarde het DevOps-team 52 uur in een jaar — vitale tijd die nu kan worden gestoken in het vetting van nieuwe tools en het vinden van andere manieren om operaties te stroomlijnen.

Code sneller naar klanten leveren

Vodafone's web engineering-team, dat meer dan honderd directe releases naar productie per maand kan afhandelen, geeft een laatste voorbeeld van automatiseringspotentieel in de DevOps-wereld.

Bij het omgaan met zijn hoge volume releases, automatiseert Vodafone's team routinematige taken om een greep te krijgen op de voorkeursimplementatiedata van ontwikkelaars en releaseverzoeken. Een formulier wordt gebruikt om info over een release te verzamelen, wat vervolgens automatisch in een publiek kanaal wordt gedeeld, wat zowel release- als ontwikkelteams een direct vogelvluchtoverzicht geeft van wat er gebeurt en wanneer. Deze transparante oversight stroomlijnt ieders vermogen om te plannen, wat uiteindelijk betekent dat code sneller van een individu naar productie, en tenslotte de eindklant, beweegt.

De volgende keer dat je jezelf vindt aan een herhalende, handmatige taak werkend, denkend dat je tijd beter besteed kan worden, heb je waarschijnlijk gelijk. Van het maken van de admin die bij onboarding van nieuwe teamgenoten hoort naadloos, tot het houden van iedereen uitgelijnd rond dagelijkse prioriteiten zonder onnodige vergaderingen, is het tijd dat jouw bedrijf ontdekt hoe automatisering werk eenvoudiger, plezieriger en productiever kan maken voor iedereen.