Zakelijke automatisering meesteren: 5 bewezen operationele best practices

Een rapport van The Economist Intelligence Unit ondervroeg 502 executives uit diverse industrieën om een beter begrip te krijgen van de huidige en toekomstige staat van automatisering bij bedrijven wereldwijd. Het rapport toont aan dat 90,8% van de bedrijven al automatisering gebruikt en dat 50,6% het uitgebreid gebruikt.

Of je al op pad was naar schalen, of je je gewoon aanpast aan nieuwe plannen, we hebben vijf operationele best practices op een rij gezet om te overwegen bij het bepalen hoe je het potentieel van automatisering door alle operationele niveaus heen optimaal kunt realiseren.

Automatisering best practice #1: Een governance-structuur ontwikkelen

Hoegere je een governance-proces opzet, hoe beter. Je automatiseringsgovernancemodel dicteert hoe je verantwoordelijkheden structureert voor het evalueren en rangschikken van automatiseringskansen. De effectiefste modellen bieden richtlijnen en templates voor het robot-deploymentproces, inclusief het coördineren van change management en accountability.

Volgens The Economist Intelligence Unit noemde 33,1% van de bedrijven data privacy- en beveiligingszorgen als top-uitdagingen voor hun automatiseringsdeployments.

Vroegtijdige opzet van een governance-model helpt ervoor te zorgen dat je best practices voor data privacy en beveiliging volgt. Het geeft je ook de tijd om te itereren en je Robotic Process Automation (RPA)-richtlijnen te perfectioneren en deployment-hiccups te vermijden.

Voor de beste resultaten moeten je business-kant en IT-teams echter vanaf het begin communiceren. Zonder een fundament van transparante, regelmatige communicatie tussen de twee, kan technologie-integratie en tool-beheer tot monster-taken worden. Een cross-functionele communicatie-inspanning moet ook het cybersecurity-team omvatten, die zal zorgen dat toegang tot geïsoleerde databases met gevoelige informatie correct afgehandeld wordt.

Governance gebouwd op samenwerking tussen business en IT is de sleutel tot soepel RPA-implementatie. De twee kanten van het bedrijf moeten samenwerken binnen het framework van je governance-model om bedrijfsbeleid te volgen, duplicatie te vermijden, gebruikerscontroles op te zetten en beveiligingscompliance-kwesties te tracken.

Benut tools zoals UiPath Automation Hub om een centrale locatie te vestigen waar zowel business- als IT-teamlidmaatschappen kunnen samenwerken aan je automatiseringsstrategie.

Automatisering best practice #2: Een robotisch Center of Excellence vestigen

De sleutel tot schalen zonder offer ligt in je robotisch Center of Excellence (CoE). Je bent waarschijnlijk bekend met het concept van de CoE van andere zakelijke initiatieven.

In het automation-first bedrijf, fungeert de CoE als een geformaliseerde centrale eenheid die robot-ontwikkeling en -deployment beheert. Het bestaat uit een cross-functioneel team gewijd aan het schalen van automatisering terwijl je governance-processen worden gehandhaafd. Dit team zorgt voor hoogwaardige automatiseringsstandaarden naarmate robots in aantal en bereik groeien door je bedrijf heen.

Om soepel door medewerkers gedreven schalen te ondersteunen, moet je CoE automatisering standaardiseren, bewustzijn spreiden en best practices bieden. Met UiPath Automation Hub kan je CoE automatiseringskansen door je hele bedrijf centraal beheren, visualiseren, deployen en meten.

Dit multi-disciplinaire CoE-team – wat IT-leiders, C-suite, marketing en afdelingvertegenwoordigers zal omvatten – zal rijpen naarmate je schaalt.

Of je bedrijf nu net begint met je automatiseringsreis of goed op weg is naar het schalen van je strategie, het is kritiek om de unieke en belangrijke rol te begrijpen die een CoE speelt in de digitale transformatierreis.

Naarmate hun automatiseringsstrategie rijpt, zal de CoE beginnen met de training van citizen developers – technisch aangelegde medewerkers die kunnen assisteren in de ontwikkeling en deployment van software-robots. Naarmate hun kennis rijpt, zullen deze citizen developers nieuwe zakelijke applicaties voor business users creëren en RPA-adoptie uitbreiden onder de doelen van de CoE.

De robotische CoE is het hart van je digitale transformatie. En Automation Hub is het besturingssysteem (OS) voor de CoE – waarvandaan business users, IT-leiders en RPA-evangelisten je automatiseringsstrategie naar schaal zullen drijven.

Automatisering best practice #3: Medewerkers-gedreven automatisering empoweren

Ongeveer 3% - 7% van je procesautomatisering wordt direct gedreven door je CoE, terwijl medewerkers de rest van de workflows nomineren die robots zullen overnemen.

Citizen developers empoweren met RPA-training laat bedrijven de vaardigheidensets van technische medewerkers en een schat aan crowdsourced ideeën benutten. Medewerkers kunnen automatiseringen voorstellen via Automation Hub en helpen de automatiseringspijplijn van het bedrijf vullen.

Dan, met begeleiding van je CoE, kunnen ontwikkelaars de voorgestelde processen automatiseren die door medewerkers gevlagd zijn.

Bijvoorbeeld, caseworkers bij gezondheidszorgbedrijven moeten data ophalen uit honderden verschillende documenten om aan elk case te werken. Een CoE zou geen zichtbaarheid kunnen hebben in de complexiteit van dit proces, maar met medewerkers-gedreven automatisering kunnen caseworkers het proces vlaggen voor potentiële automatisering, en dan robots die door de CoE geleverd worden gebruiken om documenten te scannen en de informatie die ze elke dag nodig hebben op te halen.

Feedback en ideeën van onderen opnemen zorgt ervoor dat je bedrijf een cultuur ondersteunt die automatisering omarmt.

Het automation-first tijdperk is nog niet klaar met evolueren. De bedrijven die het leiden zullen een cultuur systematiseren geworteld in digitale transformatie best practices.

Automatisering best practice #4: De juiste processen identificeren om te automatiseren

Automatisering heeft veel use cases en oneindig potentieel. Dit kan het moeilijk maken voor bedrijven om in te zoomen en de kansen voor de meeste groei te prioritiseren. Succesvol schalen van automatisering hangt af van je vermogen om een robuuste pijplijn te bouwen die automatiseringsideeen laat stromen, en een CoE die ervoor zorgt dat die kansen overeenkomen met bredere doelen.

Je CoE zal automatiseringskansen prioriteren op basis van algemene zakelijke doelen op drie manieren:

1. Taken rangschikken op tijd besteed en frequentie van voorkomen voor de hoogste return on investment (ROI) impact.

2. Business analisten trainen om te zoeken naar hoog herhalende, goed gedocumenteerde, en computer-gebaseerde processen.

3. Potentiële knelpunten en procesgaten vlaggen die gestroomlijnd kunnen worden met automatisering.

De bovenstaande driedelige benadering voor het identificeren van automatiseringspotentieel kan een proces-heatmap informeren, die je kan helpen potentiële RPA-use cases te ontdekken en rollout te prioriteren.

Deze heatmap toont het automatiseringspotentieel binnen een consumer banking organisatie.

Slimme CoE's gaan verder dan de traditionele heatmap en benutten Automation Hub. Automation Hub benut een kwantitatieve analyse van ROI en prioriteert automatiseringskansen allemaal op één plek:

Automatisering best practice #5: Het automatiseringsecocosysteem benutten

Het automation-first tijdperk presenteert een enorme reeks veranderingen over bedrijven, regio's en economieën. Gelukkig heeft deze groei een rijkdom aan technologie-experts gecreëerd die je kunnen helpen.

Met het beste end-to-end enterprise automatiseringsplatform en gemeten strategie-ontwikkeling, kun je de automatiseringsreis van je bedrijf solo navigeren. Maar je hoeft niet alleen. Experts bestaan in het automatiseringsecocosysteem om je te helpen je succes te versnellen, een strategie te bouwen gebaseerd op hun industrie-expertise, en eventuele issues die je tegenkomt op te lossen.

UiPath biedt een uitgebreid ecosysteem van partners die je team kunnen trainen en technologische oplossingen bieden. Je medewerkers zouden pijnpunten binnen je organisatie en processen moeten identificeren, die je automatiseringspartners je dan kunnen helpen succesvol automatiseren.

Dit kan een mix vereisen van volledig geautomatiseerde processen en workflows die zowel menselijke kennis als robot-arbeid combineren. Deze experts zullen je helpen identificeren welke combinatie geschikt is voor je use case.

Gerelateerde lezing: Top 5 Dingen om te Overwegen bij het Selecteren van een Automatiseringspartner

Daarnaast geven automatiseringsexperts je deskundige kennis om je te helpen de volledige suite van automatiseringstechnologieën te schalen die je nodig hebt om te innoveren, inclusief machine learning (ML), kunstmatige intelligentie (AI) en optische karaktherkenning (OCR).

Bij het selecteren van een expert, zorg ervoor dat je je korte- en lange-termijndoelen met hen communiceert, zodat je een expert vindt die met je meegroeit om je te helpen problemen te definiëren en te overwinnen langs je automatiseringsreis.

Top-down en bottom-up modellen benutten voor automatiseringssucces

Bedrijven die bloeien in het automation-first tijdperk zullen zowel een bottom-up als top-down benadering van operaties hebben. Verschillende mensen zullen verschillende expertise, benaderingen en vaardigheden hebben, maar met het juiste operationele model kunnen ze werken naar een gedeelde visie.

Claim je gratis exemplaar van "Welcome to the Automation First Era: Your guide to a thriving enterprise in an automated world" om te ontdekken hoe je een automation-first enterprise kunt creëren.

Of, als je nu opgang bent en hulp wilt om te starten met automatisering neem contact met ons op. We helpen je graag.