Zakelijke Waarde Ontgrendelen: 5 Bewezen Manieren om Process Mining Inzichten te Benefiteren

Jos Mangnus is consultant bij UiPath.

Opmerking van de redactie: Als u nieuw bent bij het concept van process mining, raden we u aan te beginnen met het lezen van ons introductieve artikel Process Mining Value: What it Means for Your Business.

De afgelopen paar weken hebben we de unieke waarden besproken die process mining aan bedrijven brengt. Het biedt wetenschappelijke inzichten, maakt non-biased analyse mogelijk en stelt data-gedreven strategische besluitvorming in staat. Process mining helpt u optimaliseringskansen te ontdekken en operationele efficiëntie te verbeteren. Het identificeert automatiseringsideeën met de snelste ROI.

Process mining kickstart grote verandering in een bedrijf door het bedrijf meer procesbewust te maken en voordeel te halen uit bestaande bedrijfsdata.

In onze eerdere process mining artikelen hebben we u doorgeleid bij het aan de slag gaan met een process mining tool zoals UiPath Process Mining. U heeft misschien UiPath Process Mining geïmplementeerd voor uw kernprocessen, kort gekeken naar de procesgraaf, en gericht op het krijgen van uw eerste aannames. De procesgraaf schetst de prestaties van uw team, procesknelpunten, onvoltooide stappen van een proces, vertraagde projecten, en alles wat u weerhoudt van het maximaliseren van productiviteit. U kunt op deze data vertrouwen als een single source of truth – de daadwerkelijke weerspiegeling van werk in uw afdeling.

De logische vraag is: "Wat nu? Hoe haal ik zakelijke waarde uit deze inzichten?"

Om waarde te creëren, moet u de kennis die u heeft als proces-eigenaar verbinden met de procesinzichten verkregen uit UiPath Process Mining. Op die manier kunt u bepalen welke exacte veranderingen u kunt maken om transformatie in uw organisatie te drijven.

Dit is het moment waarop uw expertise een echt verschil kan maken.

Hoe een verschil te maken met procesanalytics?

Alle zakelijke processen richten zich op specifieke doelen en lopen onder specifieke omstandigheden, zoals timing, betrokken mensen, afspraken, etc. Aangezien veel processen vergelijkbare doelen delen (zowel lagere risico's als hogere efficiëntie en dergelijke), kunnen wij bij UiPath vergelijkbare probleempatronen herkennen over die processen heen.

Door te weten welke veelvoorkomende problemen uw proces kan hebben, en het verhaal rondom dat proces in gedachten te houden, kunt u uw bevindingen specificeren en een concreet actieplan opstellen.

Hieronder vindt u vijf dingen die we vaak tegenkomen in process mining projecten, ongeacht het proces type. Gebruik deze lijst als een cheat sheet om uw bedrijfsspecifieke procesanalyse te verbeteren en actionable inzichten te verzekeren.

1. Procescontext

Elk proces heeft een context – een set van externe en interne factoren die dat proces beïnvloeden en definiëren. In een voorbeeld van een factureringsproces omvat de context zaken als:

• Teams betrokken bij procesuitvoering
• De leverancier die de factuur verstuurde
• Tijd van het jaar wanneer de factuur ontvangen werd

Wanneer u uw process mining project voorbereidt voor analyse, onthoud om die context vast te leggen. U kunt de contextinformatie ook weergeven in UiPath Process Mining dashboards:

Bijvoorbeeld, een factuur verwerkt tijdens de wintervakanties kan vertraagd zijn door een hoge werkdruk (specifiek voor dat seizoen). Het begrijpen wat achter de vertraging zit, stelt u in staat om meer realistische data-interpretaties te maken.

In het algemeen wilt u alle variabelen vastleggen die het proces kunnen beïnvloeden. In een ander voorbeeld gebruikten sommige leveranciers van een organisatie een standaard factureringsapplicatie. Met een factureringsapplicatie bedoelen we elke software die het betalingsproces voor een organisatie versnelt.

Het UiPath-team toonde de verschillen in een processtroom voor en na het gebruik van zo'n applicatie. Het voordeel van de factureringsapp werd onmiddellijk duidelijk.

Het ontdekken van dit met UiPath Process Mining bespaarde veel tijd en middelen aan herwerk.

Het implementeren van de factureringsapp over verschillende leveranciers toestond de organisatie om complete digitale informatie over de factuur te krijgen. Dit resulteerde in snellere tijd-tot-betaling, minder handmatig werk en een meer gestroomlijnde procure-to-pay proces.

2. Processtroomafspraken

Elke proces-eigenaar (een directeur of executive) heeft een idee van hoe hun proces moet vloeien. Een proces-eigenaar kan dit idee uiteenzetten in een expliciete richtlijn, bevattende een lijst van "do's en don'ts" voor een team om uit te voeren. Het kan ook een overzicht zijn van afdelingen toegewezen aan bepaalde stappen binnen een proces. Al dit is om een perfect scenario van een proces te beschrijven – in process mining heet het perfecte scenario "het referentiemodel."

Het referentiemodel is de krachtige basis voor conformance checking – een van de belangrijkste stappen van procesanalyse. Conformance checking laat een business analyst naar het daadwerkelijke proces (het resultaat van process mining) kijken en het vergelijken met het referentiemodel. Op die manier kunt u zien waar uw team niet zoals verwacht presteert en actie ondernemen om dichter bij uw ideale proces (het referentiemodel) te komen.

Dus, soms hoeven de bevindingen uit process mining niet complex te zijn om zakelijke waarde te geven. Het is genoeg te weten wie een bepaalde processtap uitvoerde, hoe ze de stap uitvoerden, en de daadwerkelijke prestaties te evalueren vergeleken met verwachtingen.

3. Tijdafspraken

Na de processtroom is timing een van de meest besproken onderwerpen tijdens process mining projecten.

Elke proces-eigenaar wil het meest efficiënte proces draaien, zonder knippen. Maar wat is een efficiënt proces en hoe kunt u een efficiënt proces in een procesgraaf identificeren?

Efficiëntie is de kwaliteit van het geleverde werk in relatie tot de inspanning (tijd of middelen). Een proces dat werk niet op tijd levert, is inefficiënt.

Om effectief te analyseren welke delen van uw proces meer tijd in beslag nemen dan ze zouden moeten, hebt u een schatting nodig van hoe lang elke stap van een proces duurt. Vervolgens kunt u de tijd die het duurt om elke stap te voltooien vergelijken met de project timing verwachtingen. UiPath Process Mining maakt het gemakkelijk om die vergelijkingen te maken, knelpunten te detecteren, te ontdekken waar u tekorten aan middelen hebt, externe afhankelijkheden te identificeren die het proces vertragen, en meer.

Als u dieper wilt duiken, bekijk de termen van service-level agreements (SLAs). Terwijl we recent met een UiPath Process Mining klant werkten, toonde de procesgraaf dat voor een accounts payable proces het team facturen op tijd betaalde en deadlines haalde. Terugkijkend naar de gerelateerde SLA, bleek dat als het team de facturen twee dagen eerder leverde, onze klant een 20% korting zou ontvangen en dus een grote betaling aan leveranciers zou besparen.

Zulke gevallen zijn niet zeldzaam – te laat of te vroeg betalen kan negatieve effecten op uw kasflow hebben.

Een ander veelvoorkomend voorbeeld zijn SLAs voor ticketing systemen. Ticketing systemen vergemakkelijken klantenservice. Dergelijke systemen stellen support teams in staat om met klanten op één plek te communiceren, de klantgeschiedenis te volgen, KPI's op kwaliteit van support service, reactietijd, en anderen.

Bijna elke helpdesk heeft SLAs rond support taken zoals eerste reactietijd en oplostijd.

Wanneer u de oorzaak van het niet halen van SLAs identificeert, kunt u de service versnellen (bijvoorbeeld door het werk van het team te herontwerpen of de chat te automatiseren). Automatisering zal uw team helpen meer issues op te lossen en zich te richten op problemen die meer aandacht en menselijke logica vereisen. Samen kunnen deze metingen uw klanttevredenheidsgraad significant verbeteren.

4. Gebruikersgebaseerde informatie

De meest curieuze bevindingen in process mining komen uit het kijken naar hoe mensen samenwerken. Vooral wanneer er meerdere teams, afdelingen, faciliteiten of landen betrokken zijn bij één proces. U heeft dit waarschijnlijk ook al meegemaakt – soms neigen teams ertoe om verantwoordelijkheid van de ene naar de ander te schuiven.

Het schuiven van verantwoordelijkheid vermindert niet alleen werknemersgeluk maar veroorzaakt ook vertragingen in procesuitvoering, wat kan resulteren in verminderde productiviteit, financiële verliezen en verminderde klanttevredenheid.

UiPath Process Mining kan u een transparant overzicht geven van hoe iedereen betrokken bij het gehele proces samenwerkt. U kunt zien of de prestaties aan uw verwachtingen voldoen en processtappen identificeren die door verschillende teams lopen. Als er te veel heen-en-weer is, zult u het zien in het User Interactions tabblad in het UiPath Process Mining tool.

Sommige activiteiten zoals factuurbetaling zijn recht door zee, terwijl factuurgoedkeuring veel interactie met andere teams vereist (zie de afbeelding hieronder). Overcommunicatie kan het eindresultaat vertragen.

Interacties voor de factuurbetaling:

Interacties voor de factuurgoedkeuring:

Door dergelijke procesafwijkingen te signaleren, kunt u meer informatie geven aan de teams over werkverdeling en de proces teamstructuur.

5. Uw voortgang monitoren

Veel organisaties starten met process mining vanwege de procesbegrip en analytics capaciteiten.

Toch is het ontdekken van een proces niet genoeg, de verkregen inzichten moeten ondersteund worden door strategische acties. U wilt misschien uw proces automatiseren om fouten te verminderen, afronding te versnellen en werknemersgeluk te verhogen door ze vrij te maken van saai taken. Of u kunt het proces optimaliseren door middelen toe te voegen, het personeel verder te trainen, of een andere tactiek of strategie te hanteren.

Na het veranderen van uw proces op welke manier dan ook, gebruik UiPath Process Mining om te volgen hoe deze veranderingen uw procesprestaties beïnvloeden.

• Is er verbetering geweest?
• Bent u dichter bij uw referentiemodel?
• Voldoet uw team aan de key performance indicators (KPI's) of is er behoefte aan extra acties?

Door veranderingen en hun invloed op uw proces te volgen, kunt u de return on investment (ROI) voor uw process mining project bepalen. Na een succesvolle procesanalyse is het volgende item op uw lijst om procesverbetering te plannen en procesprestaties te meten.

Wat is een efficiënt proces voor u – is het verbetering in snelheid of in kwaliteit?

• Kan automatisering u helpen het proces te versnellen?
• Hoeveel software robots zou één proces nodig hebben?
• Welke KPI's helpen u operationele efficiëntie te meten?
• Welke evaluatiemethode kiest u voor regelmatige check-ups?

Door al die vragen te beantwoorden en de end-to-end procesoptimalisatiestrategie af te stemmen met UiPath, komt u dichter bij een continue verbetercyclus en zelfonderhoud. Neem controle over uw processen, heroverweeg de toewijzing van uw middelen en boost zakelijke groei.

Onthoud, het ontdekken van een proces is slechts het begin van uw reis naar succesvol business process management. Het echte verschil komt met de veranderingen die u implementeert en de acties die u onderneemt om risico's te voorkomen, productiviteit te verbeteren, klantverwachtingen te halen en te overtreffen, en uw groeistrategie verder te optimaliseren.

Zoals we bij UiPath zeggen: "Uw organisatie is klaar voor process mining wanneer het klaar is voor grote veranderingen."

Happy mining!