Volledige Automatisering Bereiken: Het Automatiseringsoperatiemodel Schalen En Personaliseren (Deel 3)

Opmerking van de redacteur: dit is het derde artikel in een driedelige serie. Begin de serie door te lezen Voordelen van een Automatiseringsoperatiemodel (Deel 1).

In deel drie van deze serie (dit artikel), keren we naar het cruciale tipping point waar automatisering een drempel overschrijdt en snel uitbreidt om elke werknemer te raken. Het tipping point is automatisering op schaal maar gepersonaliseerd aan de individu.

Schalen bereiken betekent dat het automatisering Center of Excellence (CoE) automatisering bouwt die:

• Meerdere afdelingen overspannen
• Enterprise-applicaties overspannen
• Meerdere technologieën emploeyer zoals kunstmatige intelligentie (AI) en chatbots

Maar de echte doorbraak is het empoweren van elke werknemer om automatisering te gebruiken, te creëren en ervan te profiteren.

UiPath envisages het in staat stellen van elke klant om 'een robot voor iedereen' in hun organisatie te leveren. Een robot voor iedereen stelt alle werknemers in staat om slimmer te werken door software robots te gebruiken om hun alledaagse taken te assisteren.

Om het volledige potentieel van automatisering te bereiken, hebben organisaties drie dimensies nodig die in tandem werken:

1. Leiderschap dat automatiseringsdoelen creëert om uitvoering te drijven
2. Een CoE capabel van complexe automatisering te creëren die massive waarde drijft
3. Software robots op elke desktop als digitale assistenten die massale adoptie drijven

Het automatiseringsoperatiemodel is een gestructureerd plan om op elk van die gelijktijdig uit te voeren. Het creëert afstemming tussen leiderschap, CoE, en business units over de zes programma-elementen getoond in de figuur hieronder.

Bron: UiPath

Zonder een automatiseringsoperatiemodel kan het programma oplossen in een verwarrende lijst van projecten. De tactische, project-gebaseerde benadering van automatisering drijft onvermijdelijk naar "low-hanging fruit" use cases. Dat is een van de veelvoorkomende vallen die Robotic Process Automation (RPA) tegenhouden van schalen. Wat ik het meest vaak heb gezien in deze situaties is dat het automatiseringsprogramma bijna uitsluitend afhankelijk is van de voorkeur van een mid-level manager in plaats van gebonden aan bredere bedrijfsdoelen.

Programmadoelen En Uitvoeringsplan

Wanneer ik klanten die automatisering op schaal draaien vraag wat hen succesvol maakte, ontstaat een gemeenschappelijk patroon:

1. Eerst, begonnen ze met executive visioning en planning
2. Vervolgens, stemde elke business unit-leider af door zich te committeren tot bedrijfsresultaten
3. Ten slotte, creëerden werknemers binnen elke business unit ideeën om jaarlijkse doelen te voldoen

Bijvoorbeeld, ik nam onlangs deel aan een gesprek met de chief financial officer (CFO) bij een UiPath-klantorganisatie waar hij zijn team inspireerde om automatisering te adopteren gebaseerd op een overtuigende visie van de toekomst. Zijn visie was een die iedereen onmiddellijk kon begrijpen. Hij vroeg een paar minuten om een werknemersvergadering over automatisering te starten. In minder dan 15 minuten communiceerde de executive hoe automatisering de bedrijfsimpact zal hebben op:

• Financiële prestaties
• Competitieve positie
• Werknemers-upskilling

Hij legde ook uit hoe automatisering hen zal helpen afstemmen op technologie-trends om klantbeleving over de komende vijf jaar te verbeteren.

Na de vergadering, complimentte ik de CFO over zijn opening. Hoewel dankbaar, was hij snel om te wijzen dat het afstemmen van het team op het gebruik van automatisering meer vereist dan een visie.

Hij herinnerde me eraan dat bedrijven met geweldige visies vaak verslagen worden door concurrenten in het snel veranderende bedrijfslandschap van vandaag. Hij benadrukte dat het operationeel maken van de visie betekent concrete financiële doelen per business unit te creëren met externe benchmarks van automatiseringspotentieel.

De CFO zei dat na het vaststellen van jaarlijkse automatiseringsdoelen per business unit, hij verwacht dat elke business unit-leider ze afbreekt per afdeling of functioneel gebied. Ze moeten de jaarlijkse budgetcyclus gebruiken om te plannen voor de resources die nodig zijn om deze doelen te halen.

Laten we een fictief voorbeeld overwegen. In ons voorbeeld is het enterprise-doel om $250 miljoen in operationele kosten binnen een jaar te kappen. Elke business unit is verplicht om bij te dragen aan dat doel en die eis cascadeert naar de afdelingen binnen elke business unit. In het voorbeeld getoond in het diagram hieronder, zal de eerste afdeling een $10 miljoen doel hebben om bij te dragen aan de operationele kostenbesparing (zie stap één in het diagram).

Klik op de afbeelding hierboven om een grotere versie van de afbeelding te bekijken.

Werknemers van die afdeling kunnen automatiseringsideeën indienen via UiPath Automation Hub om het afdelingsdoel te halen. UiPath Automation Hub faciliteert het verzamelen en managen van de automatiseringspijplijn van een organisatie (benadrukt door stap twee in het diagram). Dit is belangrijk voor change management: als werknemers geen zeg hebben in het creëren van de toekomst, kopen ze vaak niet van harte in de toekomstvisie.

Nu hier is de geheime saus: de CoE bouwt een "leveringsfabriek" binnen elke afdeling. De leveringsfabriek (getoond in stap drie van het diagram bovenaan) kan opschalen of afschalen gebaseerd op de organisatiedoelstellingen. De fabriek kan ook rekening houden met de urgentie van de organisatie om de getargete bedrijfsresultaten te halen. De fabriek kan bemand worden met:

• CoE-resources als gedeelde dienst aan de business unit
• Buitenconsultants ingehuurd op verzoek
• Voltijds ontwikkelaars direct aangesteld binnen de business unit
• Citizen developers die automatisering bouwen voor hun team (naast hun dagjob)

Ik noem het een fabriek omdat dat waar de waarde geproduceerd wordt, wat helpt het afdelingsbedrijfsresultaat te drijven. Voor de doeleinden van ons voorbeeld, laten we zeggen dat de leveringsfabriek helpt om $10 miljoen besparing voor het jaar te leveren. Door automatisering voornamelijk vanuit de business unit te leveren en te ondersteunen (zie stap vier in het diagram), kan de business unit hun eigen lot besturen en in hun eigen tempo bewegen met governance geleverd door de CoE.

Waardemeting

Financiële doelen zijn ingesteld voor elke business unit door leiderschap. Check.

De analytics die data van de software bots uitlezen, vloeien automatisch in executive dashboards om voortgang op het halen van de doelen te tonen. Check.

Werknemers binnen elke afdeling leveren waarde met automatisering om het afdelingsdoel te halen. Check.

In stap vijf van het diagram hierboven wordt een standaardset van operationele en financiële metrics gebruikt om gerealiseerde automatiseringswaarde te meten. Wanneer leiders de standaardmetrics kiezen, moeten ze beslissen of 'harde kostenbesparing' het hele verhaal vertelt. In ons voorbeeld is het verminderen van operationele kosten met $250 miljoen de harde kostenbesparing.

Executives waarderen harde kostenbesparingen omdat ze direct kwantificeerbaar zijn. Echter, ze begrijpen ook dat het meest substantiële deel van de waarde vaak moeilijker te kwantificeren is (zoals kostenvermijding, werknemersloyaliteit, en risicoreductie). Die waarde ontgrendelen en kwantificeren is wat het automatiseringsprogramma tillt tot een sleutelpijler van digitale transformatie.

Ik heb executives automatiseringswaardemeting presenteren als:

• Kostenvermijding: Wanneer een bedrijf omzet groeit met een volledig geschaalde automatiseringscapaciteit, kan de personeelsgroei op een langzamere tempo uitgebreid worden.
• Werknemersloyaliteit: Wanneer werknemers hun repetitieve, regel-gebaseerde werk afschudden met RPA, maken ze hun tijd vrij voor meer betekenisvol werk. Software robots zijn als elke andere morale-verhogende activiteit zoals werknemerswellness-programma's of gratis kinderopvang. Allemaal bekend om de kosten van werknemersomzet en werving te verlagen.
• Risicoreductie: RPA stelt auditors in staat om op een veel hoger niveau te opereren en verbetert auditkwaliteit. Het automatiseren van taken die geen auditor-oordeel vereisen, verbetert auditkwaliteit omdat het de auditor toestaat om zich op uitzonderingen te richten om risico's te verminderen. Software bots loggen data voor elke actie die ze ondernemen in een bedrijfsproces, dus auditors houden van de transparantie.

De bovenstaande "zachte-kosten" besparingen omvatten niet andere waardedrijvers zoals positieve impacten op omzet en klantbeleving die vaak primaire drijfveren voor automatisering kunnen zijn. Uit mijn ervaring zullen executives deze zacht-kostenverbeteringen en omzet-waardedrijvers conservatief willen kwantificeren en ze zij-aan-zij communiceren met de directe operationele kostenbesparingen.

Extra Business Unit-Uitbreiding

In stap zes van het diagram, worden de inzichten in waarde gebruikt door de executive sponsor om de automatiseringssuccessen met andere afdelingsleiders te delen. Typisch zullen die afdelingen hun eigen automatiseringsprogramma's willen opzetten. Wanneer de CoE een nieuwe business unit in staat stelt, is het automatiseringsoperatiemodel het interactiemodel tussen de business unit en de CoE dat fungeert als een akkoord over hoe te opereren en hun eigen leveringsfabriek te bouwen.

Herhaal voor elk opvolgende afdeling of functioneel gebied. Dit creëert dat tipping point (waarover ik in het begin van dit artikel sprak) waar automatisering snel over de organisatie uitbreidt.

Gerelateerde lezing: Hoe RPA Te Evangeliseren Binnen Uw Organisatie

Organisatiestructuur

In mijn blog Empowering Every Employee To Be An Automation Hero, introduceerde ik het idee dat een massive verschuiving in invloed op het punt staat te staan. In die verschuiving zullen werknemers dicht bij de bedrijfsprocessen geempowerd worden om progressief een meer centrale rol in het automatiseringsprogramma te nemen door:

• Automatiseringsideeën indienen
• De taak of stappen in een proces documenteren
• Operationele efficiëntie leveren door automatisering dagelijks te gebruiken met software robots op hun desktop gemaakt door professionele ontwikkelaars
• Eenvoudige taakautomatisering creëren voor zichzelf of anderen in hun team (citizen developer)

In feite, hebben sommige innovatieve klanten dit proces volledig gegamificeerd met de CoE die awards en erkenning geeft aan niet-technische bijdragers voor top-ideeën en automatisering.

De organisatiestructuur verandert met de rijpgraad van het programma van gecentraliseerd naar "gefedereerd." Dit betekent dat naarmate werknemers binnen business units progressief meer capaciteit krijgen, het gecentraliseerde CoE-team hun charter verandert om oplossingskwaliteit, governance, en controles te ondersteunen in plaats van uitsluitend ontwikkeling.

Bijvoorbeeld, ik heb een klant die een aparte IT CoE en finance business unit CoE heeft. Ze begonnen met een gecentraliseerde CoE maar veranderden de organisatiestructuur over tijd naar een meer gefedereerd model omdat de financiële afdeling meer rijp en capabel werd. De finance business unit zag de waarde in het controleren van hun eigen lot en prioriteerde financiering om hun eigen personeel aan te stellen.

De CoE in IT is er om controles en compliance voor finance te bieden, maar dient de andere business units buiten finance die niet hetzelfde niveau van bemanning hebben op een meer hands-on manier.

Oplossingskwaliteit

Niet elk automatiseringsidee dat bij de CoE ingediend wordt, zal substantieel genoeg zijn om geprioriteerd te worden voor implementatie. Elk idee dat ingediend is en niet geautomatiseerd, is een onopgeloste pijnpunt.

Door de business units in te stellen zoals hierboven beschreven, kunt u deze pijnpunten elimineren. Echter, in alle gevallen zal de CoE betrokken zijn bij kwaliteitscontrole en assurance. De CoE is verantwoordelijk voor het leveren van standaarden, templates, en methodologieën aan de rest van de organisatie.

Het waarborgen van oplossingskwaliteit kan een gebied van wrijving zijn tussen de CoE en de individuele ontwikkelaars in de business units die innoveren om bedrijfsresultaten te drijven. Een succesvolle benadering die ik heb gezien is dat de CoE engageert door te werken met HR of Learning-afdelingen om training te leveren als individuele leerplannen met specifieke certificeringsniveaus.

CoE's zullen een bibliotheek van herbruikbare componenten willen creëren gedeeld via UiPath Automation Hub. Deze bieden standaardmanieren om herhaalbare taken te bereiken zoals inloggen in een applicatie met juiste beveiligingscontroles. Ontwikkelaars binnen de business units kunnen beginnen door deze herbruikbare componenten gecertificeerd door de CoE te consumeren om automatisering met een hoge graad van kwaliteit te bouwen.

Governance En Controles

Hoewel deze benadering van automatiseringsoperatiemodel grote autonomie aan elke business unit geeft, moet de CoE een governance- en controlefunctie leveren. Bijvoorbeeld, een pad naar productie voor oplossingen zal fasepoorten omvatten om codekwaliteit en naleving van alle beleidsregels en standaarden te waarborgen.

Hier zijn een paar voorbeelden van hoe CoE-controles helpen een interactiemodel tussen afdelingen te creëren om snel te schalen:

• Directe zichtbaarheid van alle automatiseringsprojecten om dubbel werk of werken in silos te voorkomen
• Identificeren van high-value automatisering gecreëerd door individuele business units voor sharing
• Kwaliteitscontroles van door citizen developers ontwikkelde automatisering bedoeld voor consumptie door anderen

Zoals deze driedelige serie gedemonstreerd heeft, draaien de meest ambitieuze bedrijven om het automatiseringsoperatiemodel om te zetten in een echt framework voor digitaal business. Terwijl de bredere kansen voor automatisering universeel kunnen zijn, kunnen de actual strategieën en operationele behoeften in één business unit, afdeling, of regio heel anders zijn van een andere.

Op schaal wordt automatisering niet langer alleen gedreven door RPA-professionals in de CoE. U heeft met succes schaal bereikt wanneer elke werknemer van deze innovaties kan profiteren met hun eigen digitale assistent. De digitale assistent is een attended robot die fungeert als een mechanisme voor digitale transformatie op elke desktop.

Als u klaar bent om het automatiseringsoperatiemodel echt te maken in uw organisatie, raad ik aan een week te nemen om het programma te jumpstarten.

Start onze driedaagse, instructor-geleide Automation Operating Model Foundations cursus. Het geeft u de tools om uw automatiseringsinvestering te optimaliseren en een gedetailleerd begrip van beschrijvingen en definities van componenten, interacties, en kernprocessen. De cursus wordt gevolgd door een tweedaagse jumpstart workshop om de deelnemers in staat te stellen hun nieuwe vaardigheden toe te passen op de unieke behoeften van hun organisatie in realtime. En ons Automation Consulting-team biedt assistentie in de voorgeschreven workshop-omgeving. Neem contact met ons op om meer te weten over deze cursussen.